Bạn có biết rằng chỉ 20% nguyên nhân có thể tạo ra đến 80% kết quả trong một dự án, mục tiêu chung của tổ chức? Đây chính là nguyên tắc 80-20, hay còn gọi là biểu đồ Pareto, một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tìm ra những yếu tố cốt lõi nhất và tập trung giải quyết. Trong bài viết này, hãy cùng Sanze khám phá biểu đồ Pareto 80 20 là gì, phân tích ý nghĩa và cách vẽ biểu đồ Pareto một cách nhanh chóng, hiệu quả để nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa quy trình làm việc.
1. Biểu đồ Pareto 80-20 là gì? Cấu trúc?
Biểu đồ Pareto là một công cụ thống kê được sử dụng để phân tích dữ liệu sao cho trực quan, dễ hiểu. Nó được đặt theo tên của nhà kinh tế học Vilfredo Pareto, người đã sáng tạo và phát triển quy luật Pareto này vào đầu thế kỷ 20.
Biểu đồ Pareto dựa trên nguyên tắc 80-20, theo đó 80% hậu quả (kết quả) xuất phát từ 20% nguyên nhân, giúp các nhà quản lý xác định, ưu tiên và tập trung nguồn lực vào những vấn đề quan trọng nhất. Ví dụ đơn giản, trong một cửa hàng, 20% sản phẩm có thể mang lại 80% doanh thu.
Cấu trúc của biểu đồ Pareto thường bao gồm hai trục: trục hoành thể hiện các nguyên nhân hoặc yếu tố cần phân tích, trong khi trục tung thể hiện các giá trị về tần suất và số lượng của từng nguyên nhân. Các cột trong biểu đồ này được xếp chồng lên nhau, theo thứ tự giảm dần từ trái sang phải về chiều cao, tạo nên một hình dạng đặc trưng giống như một đường dốc. Nhờ đó, người xem dễ dàng nhận diện các xu hướng và mối quan hệ giữa các yếu tố chính tác động đến kết quả cuối cùng để đưa ra những quyết định sáng suốt.
2. Lợi ích của quy luật Pareto
Quy luật Pareto với sự trực quan hóa dữ liệu mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp và tổ chức như:
- Nâng cao hiệu suất: Bằng cách tập trung vào các nguyên nhân nòng cốt gây ra vấn đề và tìm ra hướng giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, giúp cải thiện rõ rệt trong hiệu suất tổng thể.
- Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực: Khi xác định được vấn đề chính rồi ta sẽ không lan man và lãng phí nguồn lực giải quyết những vấn đề nhỏ không mấy ảnh hưởng nữa. Ví dụ, một cửa hàng bán lẻ có thể sử dụng biểu đồ Pareto để xác định các sản phẩm bán chạy nhất và các sản phẩm tồn kho để dừng sản xuất những sản phẩm mang lại ít doanh thu.
- Giảm thiểu rủi ro: Thông qua việc xác định và dự báo của các rủi ro, doanh nghiệp có thể chủ động triển khai các biện pháp phòng ngừa, giảm thiểu tối đa tác động tiêu cực của rủi ro lên hoạt động kinh doanh.
- Đưa ra quyết định chính xác: Dựa trên cơ sở dữ liệu thực tế, khi các nhà quản lý hiểu rõ nguyên nhân chủ lực, họ có thể tập trung vào những quyết định chiến lược sáng suốt, có tác động lớn nhất để đạt kết quả cao.
3. Ý nghĩa của nguyên tắc 80-20 trong quản trị doanh nghiệp
Nguyên tắc 80-20 của biểu đồ này là một công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp, từ cấp lãnh đạo đến nhân viên trong việc phân tích và giải quyết vấn đề.
- Đối với nhà quản lý: Biểu đồ Pareto cung cấp một bức tranh toàn cảnh về các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Nhờ đó, nhà quản lý có thể xác định chính xác những vấn đề cần ưu tiên giải quyết, đưa ra các quyết định chiến lược hiệu quả hơn, tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực và cải tiến quy trình.
- Đối với nhân viên: Nguyên tắc 80-20 giúp nhân viên rõ ràng về các nhiệm vụ và công việc hàng ngày. Bằng cách trực quan hóa nhiệm vụ theo mức độ quan trọng, nhân viên có thể tập trung làm việc, nâng cao hiệu suất và giảm thiểu lãng phí thời gian.
- Đối với tổ chức: Khi áp dụng nguyên tắc Pareto 80-20, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực. Thay vì phân tán nỗ lực cho nhiều yếu tố không quan trọng, doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào những vấn đề chính. Việc này không chỉ tận dụng tối đa nguồn lực mà còn tạo ra những kết quả đáng kể trong thời gian ngắn hơn.
4. Cách vẽ biểu đồ Pareto
4.1. Xác định vấn đề cần giải quyết
Để xây dựng một biểu đồ Pareto hiệu quả, bước đầu tiên là xác định rõ vấn đề cần phân tích và giải quyết. Vấn đề này sẽ trở thành tiêu đề chính của biểu đồ, hãy đặt câu hỏi rõ ràng về vấn đề bạn muốn phân tích như “Nguyên nhân nào dẫn đến sự chậm trễ trong giao hàng?”.
4.2. Thu thập và phân tích dữ liệu
Sau khi xác định vấn đề, bước tiếp theo là thu thập dữ liệu liên quan, liệt kê toàn bộ nguyên nhân gây ra vấn đề qua các báo cáo, phản hồi từ khách hàng, khảo sát nội bộ. Dữ liệu này nên được phân loại, sắp xếp và tổ chức khoa học (theo số lần nguyên nhân được phản ánh) để dễ dàng phân tích.
Giả dụ, một nhà máy sản xuất đang gặp phải tình trạng sản phẩm lỗi tăng cao, dẫn đến giảm doanh thu và mất uy tín. Để giải quyết vấn đề này, chúng ta có thể xây dựng một biểu đồ Pareto có tên là “Nguyên nhân gây ra sản phẩm lỗi” với các dữ liệu cần thu thập có thể bao gồm: lỗi do nguyên liệu, lỗi do máy móc, lỗi do nhân công, v.v.
4.3. Biểu diễn biểu đồ Pareto 80-20
Khi bạn đã có dữ liệu và sắp xếp xong xuôi theo thứ tự giảm dần từ cao xuống thấp bên trên, hãy bắt đầu vẽ biểu đồ Pareto. Khi vẽ cột cho từng nguyên nhân, bạn cần đảm bảo rằng chiều cao của mỗi cột phản ánh đúng mức độ ảnh hưởng (giá trị về số lượng hay tần suất). Cuối cùng, hãy thêm một đường biểu diễn tích lũy để thể hiện tỷ lệ phần trăm tổng thể. Cách tính tỷ lệ phần trăm tích lũy cho từng nguyên nhân bằng Tổng tích lũy trên trục Y / Tổng tất cả các giá trị x 100%.
4.4. Phân tích Pareto Chart
Sau khi hoàn tất, bước cuối cùng là phân tích biểu đồ Pareto. Nhìn vào biểu đồ, bạn sẽ thấy rõ những nguyên nhân nào nằm trong nhóm 20% (các cột cao vọt hẳn, số lượng cột cao vượt tuy ít nhưng quan trọng) cần được giải quyết ngay lập tức và lập kế hoạch hành động cụ thể để khắc phục các vấn đề đã xác định.
5. Lưu ý khi lập biểu đồ Pareto
Mặc dù Pareto 80-20 là một công cụ phân tích rất hữu ích, nhưng để sử dụng hiệu quả, bạn cần chú ý một số điểm sau:
- Biểu đồ Pareto phù hợp nhất với dữ liệu định lượng, có thể đo lường và so sánh được.
- Sử dụng định luật Pareto kết hợp biểu đồ nguyên nhân-hậu quả, biểu đồ kiểm soát để có cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề.
- Nguyên tắc 80-20 giúp xác định các vấn đề lớn nhất, nhưng không nhất thiết chỉ ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
- Tình hình thực tế luôn thay đổi, vì vậy nên cập nhật biểu đồ Pareto định kỳ để theo dõi sự thay đổi của các yếu tố ảnh hưởng.
Bài viết này hy vọng đã cung cấp cho quý doanh nghiệp những kiến thức hữu ích về biểu đồ Pareto và cách áp dụng công cụ này vào thực tiễn. Để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành doanh nghiệp, quý doanh nghiệp có thể tham khảo các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện như Sanze, tích hợp tất cả trong một từ quản lý dự án, lịch trình, quản lý dữ liệu,… Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn hoàn toàn miễn phí.