Hiện nay, phương pháp Pomodoro hay còn gọi là phương pháp “quả cà chua” đang được áp dụng rộng rãi trong công việc cũng như đời sống hàng ngày. Vậy Phương pháp Pomodoro là gì? Làm sao để áp dụng Pomodoro này một cách hiệu quả nhất? Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về phương pháp này nhé!
1. Phương pháp Pomodoro là gì?
Phương pháp Pomodoro có tên tiếng Anh đầy đủ là Pomodoro Technique, được phát triển bởi Francesco Cirillo, một CEO người Ý vào cuối những năm 1980. Phương pháp này khuyến khích người dùng làm việc tập trung cao độ trong các khoảng thời gian ngắn, thường là 25 phút xen kẽ với những khoảng nghỉ chừng 5 phút để não bộ được thư giãn. Mỗi chu kỳ làm việc 25 phút này được gọi là một Pomodoro.
2. Đối tượng phù hợp sử dụng phương pháp Pomodoro
Mục đích chính của phương pháp Pomodoro giúp quản lý thời gian hiệu quả và nâng cao năng suất làm việc nên phù hợp với khá nhiều đối tượng khác nhau. Dù bạn là một nhà quản lý bận rộn, một nhà thiết kế sáng tạo hay một nhà văn đầy cảm hứng với phương pháp này, bạn có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Bạn có thường xuyên gặp phải một trong những vấn đề dưới đây:
- Phân bổ thời gian làm việc không hợp lý, bạn thường xuyên làm việc quá lâu không nghỉ ngơi hoặc nghỉ giải lao quá lâu mà không quay lại được với công việc.
- Chỉ cần một trong những tác động nhỏ có thể làm bạn xao nhãng mất tập trung ví dụ như tiếng thông báo điện thoại, tiếng nói chuyện từ xa,…
- Khi phải đối mặt với nhiều dự án dang dở hoặc công việc kéo dài mà bạn không thể ước lượng chính xác thời gian hoàn thành chúng dẫn đến việc bị trì hoãn.
- Bạn có thường đánh giá quá cao khả năng hoàn thành công việc trong một ngày của bản thân nhưng bạn lại không thể đạt được mục tiêu ban đầu đã đề ra.
- Hay đang tìm kiếm một phương pháp áp dụng để đạt được mục tiêu một cách có hệ thống và hiệu quả hơn.
- Có sự quan tâm, tìm hiểu và thất sự muốn thử nghiệm phương pháp Pomodoro để cải thiện sự tập trung.
Nếu bạn đang gặp một trong những vấn đề trên thì hãy thử áp dụng ngay phương pháp Pomodoro nhé. Chỉ với vài bước áp dụng đơn giản có thể giúp bạn tận dụng tối đa mọi khoảng thời gian làm việc, đồng thời tạo cơ hội để tăng năng lượng với các khoảng nghỉ ngắn. Từ đó bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhàng hơn và tự tin hoàn thành mọi mục tiêu đã đề ra.
3. Lợi ích của phương pháp Pomodoro
- Tăng khả năng tập trung: Bạn không cần phải dành hàng giờ liên tục để làm việc, với Pomodoro bạn sẽ chia nhỏ thời gian làm việc theo các chu kỳ ngắn, cứ 25 phút làm việc kết hợp với 5 phút giải lao sẽ giúp bạn tập trung cao độ hơn đó. Các khoảng nghỉ ngắn giữa mỗi chu kỳ giúp đầu óc được thư giãn, phấn khởi cho những phiên làm việc tiếp theo.
- Giảm căng thẳng và mệt mỏi: Việc xen kẽ thời gian làm việc và nghỉ ngơi sẽ giúp bạn giảm căng thẳng do làm việc liên tục và tránh hiện tượng bị kiệt sức.
- Nâng cao hiệu suất làm việc: Khi tập trung 100% năng lượng làm việc trong từng phiên bạn sẽ giải quyết công việc nhanh chóng, cải thiện khả năng quản lý thời gian đồng thời loại bỏ sự trì hoãn.
- Theo dõi và cải thiện quản lý thời gian: Với Phương pháp Pomodoro bạn dễ dàng theo dõi được thời gian dành cho mỗi công việc để có những điều chỉnh và phân bổ thời gian hợp lý hơn cho các công việc sắp tới
- Tạo động lực làm việc: Khi hoàn thành mỗi phiên Pomodoro, bạn sẽ có cảm giác mình đạt được thành tựu nhất định tạo nên sự hứng khởi và động lực cho các phiên làm việc tiếp theo.
4. 3 bí quyết giúp bạn áp dụng phương pháp Pomodoro hiệu quả
4.1. Mẹo xử lý gián đoạn khi thực hiện Pomodoro
- Lên lịch trình (Schedule): Hãy tạo thói quen lập danh sách các công việc cần làm và sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng. Bằng cách này, trước và sau mỗi phiên Pomodoro, bạn sẽ nắm rõ mình cần làm gì tránh bị giãn đoạn và bỏ sót công việc.
- Ưu tiên công việc quan trọng (Prioritize tasks): Trước khi bắt đầu phiên Pomodoro, hãy xác định những công việc có mức độ quan trọng nhất qua ma trận quản lý thời gian Eisenhower. Đảm bảo được thời gian thực hiện, tránh lãng phí vào những việc không quá quan trọng.
- Hãy sử dụng biểu tượng ‘Không làm phiền’ hoặc một tín hiệu nhỏ để thông báo cho những người xung quanh của bạn rằng, bạn đang trong quá trình làm việc tập trung cao độ theo phương pháp Pomodoro và yêu cầu họ không được làm phiền.
- Liên hệ sau (Call back): Trong quá trình làm việc tập trung cao độ, bạn thường tắt thông báo hoặc bật chế độ không làm phiền. Điều đó hoàn toàn tốt trong quá trình làm việc, tuy nhiên khi nhiệm vụ đã được hoàn thành bạn nên dành một khoảng thời gian cụ thể để kiểm tra cũng như phản hồi những thông tin bị bỏ lỡ tránh gây hiểu lầm không đáng có.
4.2. Tận dụng thời gian giải lao hợp lý
- Thư giãn và tiếp thêm năng lượng: Dành vài phút để đứng dậy, đi lại hoặc thực hiện các bài tập giãn cơ sẽ giúp cơ thể thư giãn giảm căng thẳng về cả thể chất và tinh thần, bạn sẽ cảm thấy sảng khoái hơn khi quay lại công việc đấy!
- Tránh xa màn hình: Nếu công việc của bạn đòi hỏi phải làm việc trước máy tính, hãy tận dụng quãng nghỉ của phương pháp Pomodoro để rời xa màn hình. Đôi mắt của bạn cũng cần được nghỉ ngơi, giảm mỏi mắt và tránh ảnh hưởng đến thị giác.
- Nạp lại năng lượng: Nếu cần, bạn có thể dùng một bữa ăn nhẹ lành mạnh hoặc uống một chút nước hay nghe 1 bài nhạc nhẹ nhàng để giữ cho cơ thể không bị đói và giữ năng lượng luôn ổn định.
Tận dụng thời gian nghỉ ngơi một cách hợp lý có thể giúp bạn duy trì cả sức khỏe tinh thần và thể chất nâng cao hiệu quả làm việc.
4.3. Kết hợp phương pháp Pomodoro với các mô hình quản lý khác Scrum, Kaizen
Kết hợp Pomodoro với mô hình Scrum: Pomodoro giúp phân chia công việc thành các khoảng thời gian ngắn, tương ứng với các sprint nhỏ trong mô hình Scrum. Trong mỗi phiên Pomodoro (25 phút), nhóm Scrum có thể tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ cụ thể trong backlog duy trì sự tập trung, đồng thời đảm bảo công việc tiến triển liên tục theo từng phần nhỏ, giống như cách Scrum triển khai công việc qua các sprint.
Kết hợp Pomodoro với mô hình Kaizen: Kaizen thường chú trọng vào cải tiến liên tục, việc kết hợp Pomodoro với Kaizen có thể đánh giá và điều chỉnh công việc sau mỗi phiên. Khi mỗi phiên Pomodoro kết thúc, bạn có thể dành thời gian để xem xét lại quy trình, tìm cách tối ưu hóa hoặc cải tiến chúng để tốt hơn.
5. 5 bước thực hiện Pomodoro
Mặc dù phương pháp này có một cuốn sách dày 130 trang để khám phá sâu hơn về phương pháp Pomodoro, bạn có thể bắt đầu áp dụng nó ngay hôm nay với chỉ 5 bước đơn giản sau đây:
- Bước 1: Hãy lập danh sách các công việc cần làm và ưu tiên chúng theo mức độ quan trọng
- Bước 2: Sử dụng đồng hồ đếm ngược để chia nhỏ công việc thành các khoảng thời gian 25 phút
- Bước 3: Tập trung làm 1 việc duy nhất cho đến khi đồng hồ rung lên.
- Bước 4: Sau đó, hãy tận hưởng 5 phút giải lao
- Bước 5: Cứ sau mỗi 4 Pomodoro, bạn nên dành ra 15-30 phút để thư giãn và nạp lại năng lượng.
6. Công cụ hỗ trợ quản lý thời gian Pomodoro
Việc áp dụng phương pháp Pomodoro giúp cải thiện khả năng tập trung và nâng cao hiệu quả làm việc. Dưới đây là một số công cụ nổi bật hỗ trợ bạn quản lý thời gian khoa học:
- Pomodone: Đây là công cụ phổ biến giúp triển khai Pomodoro, đồng thời liên kết hiệu quả với các công cụ quản lý công việc như Sanze, Trello, Asana,… Với Pomodone, người dùng có thể vừa kiểm soát thời gian làm việc vừa theo dõi tiến độ dự án một cách dễ dàng và liền mạch.
- Tomato Timer: Ứng dụng này được thiết kế với giao diện đơn giản dễ sử dụng, cho phép bắt đầu phiên làm việc 25 phút chỉ bằng một lần nhấp chuột. Sau khi hoàn tất, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím “Alt + S” để kích hoạt 5 phút nghỉ ngơi, giúp tái tạo năng lượng.
- Marinara Timer: Với công cụ này sẽ cho phép người dùng phân chia công việc thành các khoảng thời gian ngắn, dễ quản lý. Những phiên tập trung cao độ xem kẽ là các khoảng nghỉ ngắn, giúp bạn duy trì năng suất mà không bị kiệt sức.
- Pomodorable: Liên kết với các công cụ quản lý công việc khác giúp người dùng nắm bắt tiến độ một cách rõ ràng và hiệu quả.
- Tomighty: Nếu bạn cần công cụ đơn giản để tuân theo phương pháp Pomodoro thì Tomighty là lựa chọn phù hợp. Phần mềm này cho phép bạn tự điều chỉnh và thiết lập các phiên làm việc, hỗ trợ tập trung tối đa và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng kế hoạch.
Ngoài ra, phầm mềm quản lý toàn diện Sanze System cũng là một giải pháp hữu ích trong quản lý công việc và thời gian:
- Theo dõi và phân chia nhiệm vụ rõ ràng: Hỗ trợ theo dõi thời gian làm việc của từng nhân viên dễ dàng bám sát được tiến độ công việc mà họ đang triển khai.
- Quản lý dự án chuyên sâu: Từ việc lập kế hoạch, phân công đến theo dõi và quản lý tiến độ dự án, Sanze hỗ trợ toàn diện qua các công cụ trực quan hóa như Kanban Board, Gantt Chart,….
- Tích hợp nhiều tính năng: Tích hợp tất cả tính năng trong một phần mềm Sanze, ngoài quản lý dự án còn hỗ trợ quản lý nhân sự, quản lý tài liệu, bản tin nội bộ,… mang đến một trải nghiệm toàn diện cho người dùng.
- Phân tích và báo cáo hiệu suất: Bảng điều khiển Dashboard tự động báo cáo, giúp việc quản lý trở nên hiệu quả, minh bạch hơn, đánh giá năng suất và chất lượng công việc của từng cá nhân, đội nhóm hoặc dự án. Các chỉ số đánh giá có thể bao gồm mức độ hoàn thành, chất lượng và năng suất công việc.
- Chi phí hợp lý: Với ưu đãi trải nghiệm 30 ngày dùng thử miễn phí, giá cả hợp lý đây sẽ là một phần mềm vô cùng tiện ich cho mọi doanh nghiệp.
Kết hợp phương pháp Pomodoro với mô hình Scrum và Kaizen hay phần mềm quản lý dự án Sanze sẽ giúp bạn tối ưu hóa năng suất và hoàn thành mục tiêu nhanh chóng. Đảm bảo thời gian làm việc sẽ mang đến cho bạn kết quả đáng mong đợi.
Trên đây là những chia sẻ của Sanze về Phương pháp Pomodoro là gì. Hy vọng quan bài viết bạn đã nắm được khái niệm, đối tượng sử dụng và lợi ích của phương pháp này, 3 mẹo xử lý, 5 bước thực hiện và các công cụ quản lý Pomodoro. Mọi thắc mắc liên quan đến phương pháp Pomodoro nói riêng và kiến thức quản trị nói chung, bạn đừng ngại liên hệ cho Sanze để được tư vấn, hỗ trợ miễn phí.