Hiện nay, nhiều người thường bị cuốn vào cuồng quay công việc bận rộn, khó khăn trong việc cân bằng thời gian cho nghỉ ngơi và chăm sóc bản thân. Nếu không phân bổ và quản lý công việc hiệu quả, con người dễ rơi vào tình trạng căng thẳng và áp lực, dẫn tới kiệt sức. Vậy làm thế nào để quản lý công việc hợp lý? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của Sanze để khám phá những phương pháp hữu ích mà bạn nên áp dụng nhé!
1. Quản lý công việc hợp lý mang lại lợi ích gì?
- Hiểu rõ công việc hơn: Quá trình quản lý và sắp xếp công việc sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin một cách chính xác. Bạn sẽ nắm rõ được mình cần làm gì tiếp theo theo và trình tự, thời gian cụ thể như thế nào? Khi đó bạn sẽ giảm bớt được những lo lắng không đáng có và xử lý những sự cố phát sinh một cách dễ dàng hơn.
- Làm việc hiệu quả hơn: Quản lý công việc hợp lý sẽ giúp loại bỏ những việc làm gây lãng phí thời gian. Bạn cần tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và mức độ ưu tiên cao.
- Tiết kiệm chi phí: Quản lý công việc cách hiệu quả cho phép bạn phân bổ ngân sách của mình hợp lý cho từng nhiệm vụ và loại công việc, tránh tình trạng thiếu trước hụt sau. Đảm bảo rằng tiến độ công việc được duy trì một cách hiệu quả mà vẫn tiết kiệm chi phí.
2. 10 cách quản lý công việc hiệu quả
Quản lý công việc giúp bạn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, nâng cao chất lượng công việc. Bằng cách áp dụng các phương pháp quản lý hợp lý, bạn có thể tối ưu hóa thời gian, tăng cường năng suất và giảm bớt căng thẳng. Dưới đây là 10 cách giúp bạn quản lý công việc một cách hiệu quả hơn.
2.1. Liệt kê danh sách công việc cần làm
Lập danh sách các công việc cần làm bằng to do list là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng trong phương pháp quản lý công việc hiệu quả. Hãy bắt đầu bằng việc tổng hợp tất cả các công việc, nhiệm vụ mà bạn cần hoàn thành dù là lớn hay nhỏ. Bạn có thể tổng hợp thông tin đầu việc từ nhiều nguồn khác nhau như email, các chỉ định công việc, cuộc họp hoặc các phần mềm quản lý công việc khác.
Sau khi đã hoàn thiện danh sách đầy đủ các đầu việc, bạn nên sắp xếp chúng theo Ma trận Eisenhower để phân chia mức độ ưu tiên thành 4 nhóm như sau:
- Ưu tiên hàng đầu: Đây là những công việc cần phải hoàn thành ngay trong ngày và đòi hỏi sự tập trung cao.
- Lên kế hoạch trước: Những công việc này tuy quan trọng nhưng chúng chưa cần phải xử lý ngay lập tức. Bạn cần lên kế hoạch và sắp xếp thời gian phù hợp để hoàn thiện chúng nhé.
- Giải quyết nhanh chóng: Đây là những nhiệm vụ bạn cần xử lý ngay tuy nhiên chúng sẽ không quá quan trọng, bạn nên dành ít thời gian để hoàn thành và không để ảnh hưởng đến thời gian làm việc khác.
- Cân nhắc loại bỏ: Những công việc này có thể được làm sau cùng hoặc thậm chí bỏ qua nếu thời gian không cho phép.
2.2. Lập thời gian biểu
Sau khi đã có một danh sách To-do List hoàn chỉnh, bước tiếp theo để quản lý công việc hiệu quả là cần xây dựng một thời gian biểu phù hợp.
Mỗi nhiệm vụ nên được sắp xếp và gắn với một deadline công việc cụ thể gồm thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc dự kiến sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi, ghi nhớ công việc, thực hiện chúng một cách hiệu quả hơn. Đồng thời việc duy trì lập thời gian biểu sẽ tạo nên một thói quen tốt để kỷ luật, nhắc nhở bản thân phải tuân thủ theo kế hoạch đặt ra.
2.3. Tránh trì hoãn
Một trong những rào cản lớn nhất trên con đường chinh phục mục tiêu đó là sự trì hoãn. Nguyên nhân chính dẫn đến sự trì hoãn thường xuất phát từ 2 yếu tố: Công việc quá phức tạp hoặc quá đơn giản.
- Công việc quá phức tạp: Khi đối mặt với những nhiệm vụ phức tạp, bạn có thể cảm thấy áp lực và không biết nên bắt đầu từ đâu, bản thân cần làm gì. Từ đó, hàng trăm lý do xuất hiện chỉ nhằm mục đích có thể trì hoãn tiến độ công việc.
- Công việc quá đơn giản: Ngược lại, đối với những công việc dễ, bạn sẽ chủ quan và nghĩ rằng mình có thể hoàn thành chúng bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, chính sự chủ quan này lại dẫn đến sự trì hoãn và cuối cùng bạn phải đối mặt với áp lực khi deadline đến gần.
Để quản lý công việc hiệu quả, thử áp dụng các chiến lược sau:
- Xác định nguyên nhân: Nên ngồi lại và dành thời gian phân tích lý do thực sự khiến bạn trì hoãn. Bạn có đang sợ thất bại? Thiếu tự tin? Cảm thấy quá tải? Công việc quá dễ không để tâm? Hay đơn giản là không còn hứng thú với công việc? Hiểu rõ nguyên nhân sẽ giúp bạn sẽ nhanh chóng tìm ra giải pháp phù hợp.
- Đối mặt với nỗi sợ: Đừng sợ hãi, luôn nhắc nhở bản thân rằng sai lầm là một phần quan trọng trong quá trình học hỏi và phát triển. Nếu bạn thiếu tự tin, bạn thử chia công việc thành các bước nhỏ dễ quản lý hơn để bắt đầu nhé!
- Hành động ngay: Đừng chờ đợi thời điểm hoàn hảo để bắt đầu, bạn có thể chọn một công việc, dù là nhỏ và bắt tay vào làm ngay. Nó sẽ tạo một cảm giác hứng khởi và giúp bạn cảm thấy mình đang tiến về phía trước.
2.4. Luôn có thời gian dự phòng
Đây là mẹo nhỏ nhưng cực kỳ hữu ích trong các cách quản lý công việc hiệu quả mà chắc chắn bạn không nên bỏ qua. Việc luôn có thời gian dự phòng là một chiến lược quan trọng không thể thiếu nhằm đảm bảo bạn có thể ứng phó với những tình huống bất ngờ và hoàn thiện công việc một cách hiệu quả.
Khi lập kế hoạch cho một công việc, đừng chỉ dựa vào thời gian lý tưởng mà bạn nghĩ mình cần. Bạn cần cân nhắc các yếu tố có thể ảnh hưởng đến tiến độ, chẳng hạn như độ phức tạp của công việc, nguồn lực cần thiết và khả năng xảy ra sự cố không dự đoán trước. Sau đó, cộng thêm một khoảng thời gian dự phòng vào kế hoạch ban đầu của bạn.
Đừng xếp lịch trình quá chặt chẽ, luôn dành ra những khoảng trống giữa các công việc để bạn có thể linh hoạt điều chỉnh khi cần thiết.
2.5. Không ôm đồm mọi việc
Đừng cố gắng ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc. Nếu lịch trình của bạn đã kín hãy học cách từ chối với những yêu cầu mới, trừ khi chúng thực sự cấp bách và quan trọng.
Khi cảm thấy “khối lượng” việc trở nên quá tải, bạn nên cân nhắc và nhờ sự hỗ trợ từ những người đồng nghiệp của mình. Việc cùng nhau san sẻ các nhiệm vụ sẽ giúp tạo nên sự gắn kết và tương tác tốt trong môi trường làm việc. Hoặc bạn có thể trao đổi với quản lý để điều chỉnh khối lượng công việc và deadline sao cho thỏa mãn nhu cầu cả hai bên.
2.6. Đảm bảo sức khỏe
Làm thế nào để quản lý công việc một cách hiệu quả? Một sức khỏe tốt là yếu tố then chốt có thể giúp bạn giải quyết mọi việc một cách hoàn hảo. Dù lịch trình có bận rộn đến mấy, luôn dành thời gian chăm sóc bản thân, nghỉ ngơi hợp lý và đảm bảo chế độ ăn uống đầy đủ. Bạn sẽ có một sức khỏe tốt, một nguồn năng lượng tích cực để tiếp tục hoạt động trong một ngày dài.
Ngoài ra, việc tập luyện tập các bài giãn cơ sau những giờ làm việc căng thẳng hay nghe một bản nhạc nhẹ nhàng cũng là một cách hay để giải tỏa áp lực. Đừng để công việc chiếm hầu hết toàn bộ thời gian của bạn, vì điều này vừa rất có hại cho sức khỏe, dễ mắc các bệnh lý mà còn cản trở bạn đạt được mục tiêu đã đặt ra.
2.7. Dọn dẹp khu làm việc thường xuyên
Bạn có tin một khuân viên làm việc lộn xộn có thể làm ảnh hưởng trực tiếp đến năng lượng và gây khó khăn trong việc hoàn thành nhiệm vụ. Việc có quá nhiều giấy tờ lộn xộn trên bàn, những vật dụng không cần thiết thật sự khiến bạn gặp khó khăn khi tìm kiếm đấy. Thay vào đó, hãy dành thời gian sắp xếp lại không gian một cách sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng đúng với trật tự.
Để duy trì sự ngăn nắp này, bạn nên dọn dẹp ngay sau khi kết thúc mỗi buổi làm việc. Các tài liệu quan trọng cần được phân loại và đặt ở vị trí dễ nhớ, phù hợp với từng công việc. Với các giấy tờ không còn cần thiết hoặc đã được lưu trữ trên máy tính, hãy loại bỏ chúng để không gian làm việc luôn sạch sẽ. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng giải pháp quản lý dữ liệu trên Cloud của Sanze giúp bạn tổ chức file theo folder, dễ dàng theo dõi và tiến hành triển khai công việc khoa học hơn.
2.8. Kỷ luật với bản thân
Kỷ luật bản thân là yếu tố quyết định để biến kế hoạch và mục tiêu thành hiện thực. Kỷ luật giúp bạn duy trì sự tập trung, tránh được sự xao nhãng (từ điện thoại, cuộc trao đổi của đồng nghiệp) và hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc
Để xây dựng kỷ luật, trước tiên bạn cần phải xác định rõ ràng mục tiêu SMART trong công việc. Mục tiêu càng rõ ràng, cụ thể và chi tiết, bạn càng sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ. Hãy chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các bước nhỏ hơn, dễ dàng quản lý hơn giúp bạn cảm thấy mình đang tiến bộ và tránh cảm giác bị choáng ngợp.
Tiếp theo, hãy lên kế hoạch chi tiết để thực hiện mục tiêu. Đừng quên thường xuyên đánh giá lại hiệu quả công việc, xem xét tiến độ hoàn thành mục tiêu của mình để có những điều chỉnh kịp thời.
Dưới đây là một số cách giúp bạn duy trì kỷ luật:
- Thiết lập lịch trình làm việc cố định và tuân thủ chúng một cách nghiêm ngặt.
- Tạo không gian làm việc thoải mái, tránh các yếu tố gây xao nhãng
- Áp dụng kỹ thuật Pomodoro: làm việc tập trung trong 25 phút, 5 phút sẽ là khoảng thời gian nghỉ ngơi. Lặp lại chu kỳ này vài lần sẽ giúp duy trì tập trung và giảm mệt mỏi.
2.9. Luôn chuẩn bị sổ tay ghi chú các công việc
Trong cuồng quay công việc bận rộn, việc ghi chú một cách có hệ thống vô cùng quan trọng. Một cuốn sổ tay ghi chép công việc sẽ hỗ trợ bạn theo dõi các nhiệm vụ, ý tưởng và thông tin cần thiết đảm bảo không có điều gì bị bỏ sót hay lãng quên.
Khi phát sinh ý tưởng mới trong công việc hoặc các buổi họp, bạn nên ghi chú lại ngay. Đồng thời, đừng quên ghi rõ ngày tháng cho từng mục để tiện theo dõi tiến độ và dễ dàng tìm kiếm sau này. Ngoài ra, bạn nên dành thời gian mỗi ngày để xem lại sổ tay, cập nhật tiến độ và lập kế hoạch cho ngày hôm sau.
2.10. Sắp xếp công việc đúng thời hạn
Đây cũng là một bước quan trọng trong quản lý công việc hiệu quả. Thời điểm buổi sáng là khi bộ não con người tập trung nhất, bạn hãy tận dụng thời gian này để giải quyết những công việc phức tạp, khó nhằn nhất trong ngày. Duy trì thói quen này giúp bạn kiểm soát và xử lý từng nhiệm vụ theo thứ tự và thời gian hợp lý, mang lại hiệu quả cao trong công việc.
3. Phần mềm quản lý công việc hiệu quả
Trong kỷ nguyên số, công nghệ không chỉ đơn thuần là công cụ giải trí mà còn là chìa khóa vàng trong việc quản lý thời gian và tối ưu hiệu suất làm việc. Từ việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ đến giảm thiểu các phiền nhiễu, các ứng dụng và phần mềm quản lý công việc thông minh có thể hỗ trợ bạn tối ưu hóa lịch trình và nhanh chóng đạt được mục tiêu.
Trong số đó, phần mềm Sanze mang đến một giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp kiểm soát thời gian và quản lý công việc hiệu quả. Sanze giải quyết triệt để các vấn đề liên quan đến thời gian, phát hiện vấn đề kịp thời và nâng cao năng suất làm việc:
- Giao diện thân thiện: Nền tảng Sanze được thiết kế thân thiện với người dùng, dễ dàng tùy chỉnh và mở rộng theo nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Giao diện dễ sử dụng và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ giúp mọi nhân viên dễ dàng thích nghi.
- Tích hợp nhiều tính năng: Ngoài quản lý công việc hiệu quả, Sanze còn hỗ trợ quản lý nhân sự, quản lý dự án, khách hàng, tài liệu, giúp bạn quản lý toàn bộ doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất.
- Chi phí hợp lý: Sanze cung cấp các gói giá rõ ràng, không có phí ẩn, giúp doanh nghiệp dễ dàng dự tính ngân sách và kiểm soát chi phí trong quá trình sử dụng.
- Bảo mật cao: Sanze chú trọng vào việc bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp với các chuẩn bảo mật hàng đầu, đảm bảo an toàn thông tin và quyền riêng tư cho khách hàng.
Trên đây là những chia sẻ của Sanze về cách quản lý công việc hiệu quả. Hy vọng quan bài viết bạn đã nắm được lợi ích, 10 cách quản lý công việc hiệu quả, phần mềm quản lý công việc hiệu quả Sanze. Mọi thắc mắc liên quan đến phương pháp Pomodoro nói riêng và kiến thức quản trị nói chung, bạn đừng ngại liên hệ cho Sanze để được tư vấn, hỗ trợ miễn phí.