Trong thế giới kinh doanh hiện đại, training là một hoạt động không thể thiếu để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự, giúp doanh nghiệp phát triển và duy trì tính cạnh tranh. Vậy training là gì và đâu là những cách đào tạo nhân viên hiệu quả nhất? Khám phá ngay 5 hình thức kèm 3 bước training nhân viên tối ưu cho doanh nghiệp với Sanze tại bài viết.
1. Training là gì? Phân biệt Training và Coaching
Training trong tiếng Việt có nghĩa là “đào tạo,” là quá trình hướng dẫn và phát triển kỹ năng, kiến thức cần thiết cho nhân viên nhằm cải thiện và nâng cao tối đa hiệu suất làm việc. Training thường tập trung vào các kỹ năng chuyên môn giúp nhân viên nắm vững cách thực hiện công việc sao cho hiệu quả, đảm nhận tốt vai trò của mình.
Training nhân viên không chỉ là hoạt động dành cho người mới nhanh chóng hòa nhập, thích ứng với vị trí, môi trường và văn hóa doanh nghiệp mà còn là cơ hội để đội ngũ nhân sự hiện tại nâng cao năng lực, cập nhật và nắm bắt những kiến thức, kỹ năng, xu hướng mới nhất trong ngành để đóng góp tích cực vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Training và Coaching là hai khái niệm thường dễ nhầm lẫn nhưng khác biệt về mục đích và cách thức thực hiện. Trong khi training hướng tới việc truyền đạt các kiến thức, kỹ năng cụ thể, coaching là quá trình hướng dẫn, đồng hành giúp nhân viên tự phát triển và đạt được mục tiêu cá nhân.
2. Lợi ích của hoạt động training là gì?
2.1. Đối với doanh nghiệp
- Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên: Nhờ việc nâng cao năng lực của nhân viên qua các buổi training là gì, doanh nghiệp có thể tăng năng suất, giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian hoàn thành công việc ở nhân viên, giúp tổ chức đạt mục tiêu, triển khai dự án thành công.
- Thu hút và giữ chân nhân tài: Một doanh nghiệp đầu tư vào training sẽ tạo ấn tượng tốt với ứng viên, xây dựng uy tín về môi trường làm việc chuyên nghiệp và chú trọng phát triển nhân sự.
- Giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo lại: Training giúp giữ chân nhân viên lâu dài, giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc, qua đó giảm thiểu chi phí liên quan đến tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.
- Tăng cường sự gắn kết: Training tạo cơ hội cho nhân viên làm việc nhóm, giao lưu và chia sẻ kinh nghiệm, giúp tăng cường sự gắn kết và tinh thần đồng đội, tạo nên văn hóa doanh nghiệp tích cực.
- Xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng cao: Training giúp doanh nghiệp xây dựng một đội ngũ nhân sự có kiến thức chuyên môn sâu rộng, kỹ năng làm việc linh hoạt, hiệu quả cùng tinh thần cống hiến hết mình.
2.2. Đối với nhân viên
- Nâng cao năng lực cạnh tranh: Training giúp nhân viên trang bị những kiến thức và kỹ năng cần thiết để thích nghi với những thay đổi nhanh chóng của thị trường, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh cá nhân.
- Tự tin đón nhận thử thách mới: Khi được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng chuyên môn, nhân viên sẽ tự tin hơn trong công việc, sẵn sàng đón nhận những thử thách mới.
- Phát triển nghề nghiệp: Thông qua training, nhân viên có thể khám phá những tiềm năng mới của bản thân và mở rộng cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.
3. 5 hình thức training nhân viên hiệu quả nhất 2024
Đối với nhân sự mới, doanh nghiệp cần cung cấp những tài liệu hướng dẫn cơ bản vừa đủ để tránh khiến họ bị ngột ngạt và áp lực trước quá nhiều thông tin cùng lúc. Kết hợp với các tài liệu hướng dẫn, để đào tạo nhân viên hiểu nhanh và thực hành được ngay sau khi chỉ dạy thì doanh nghiệp cũng phải lựa chọn người training và hình thức training nhân viên phù hợp với khả năng tiếp thu của từng người. Cùng Sanze tìm hiểu 5 hình thức training phổ biến, hiệu quả nhất 2024 ở bên dưới.
3.1. Training qua họp định kỳ
Training qua họp định kỳ (Internal session) là một phương thức đào tạo nội bộ hiệu quả theo tuần/tháng, giúp cập nhật thông tin, chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức mới giữa các nhân sự trong doanh nghiệp, tạo cơ hội để mọi người thảo luận, trao đổi ý kiến cũng như học hỏi lẫn nhau một cách cởi mở. Hình thức training này không chỉ giúp tăng cường sự tương tác, gắn kết giữa các thành viên mà còn đảm bảo mọi người đều nắm bắt kịp thời những thay đổi hoặc yêu cầu mới trong quy trình, công việc.
Để buổi training nhân viên đạt hiệu quả cao, việc lựa chọn và xây dựng chủ đề đào tạo phù hợp, hấp dẫn là rất quan trọng. Chủ đề thường gặp ở những buổi họp được tổ chức định kỳ có thể bao gồm: kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề, làm việc nhóm, thông tin về sản phẩm mới hay chia sẻ kinh nghiệm từ các dự án thành công.
3.2. Đào tạo nhân viên trong quá trình làm việc
On-job training (OJT) là phương pháp đào tạo trực tiếp, cho phép nhân viên học hỏi và phát triển kỹ năng thông qua việc tham gia vào những dự án, tình huống thực tế. Trong quá trình làm việc, nhân viên thử việc sẽ học hỏi từ những người hướng dẫn có kinh nghiệm, quan sát cách họ thực hiện công việc, đặt câu hỏi và thực hành luôn dưới sự chỉ dẫn của mentor. Phương pháp này giúp nhân viên mới dễ dàng nắm bắt công việc và cải thiện kỹ năng nhanh chóng nhờ nhận được phản hồi chi tiết của quản lý.
3.3. Training chéo
Training chéo – Cross Training là gì? Đây là hình thức đào tạo linh hoạt, cho phép nhân viên có cơ hội làm quen với nhiều vị trí và nhiệm vụ khác nhau trong công ty. Ví dụ, một nhân viên kinh doanh sau khi tham gia training chéo về marketing có thể phụ phòng marketing trong việc seeding, quảng bá sản phẩm.
Điều này vừa giúp giảm tải khối lượng công việc cho phòng marketing, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ vừa giúp nhân viên kinh doanh có cái nhìn sâu sắc hơn về quá trình đưa sản phẩm tiếp cận đến đúng khách hàng có nhu cầu, tạo chuyển đổi khó khăn ra sao.
Như vậy, training chéo không chỉ mở rộng kiến thức, tăng cường kỹ năng đa nhiệm (multitask) chuẩn bị cho cơ hội thăng tiến trong tương lai mà còn giúp nhân viên hiểu rõ hơn về công việc của các bộ phận khác. Qua đó, thấu hiểu và sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau khi cần, doanh nghiệp cũng bớt phần lao đao trong các trường hợp bất khả kháng như nhân sự vắng mặt, nghỉ thai sản hay nghỉ việc.
3.4. Online training
Trong thời đại số, online training (hay đào tạo trực quyến) đã trở thành một giải pháp đào tạo linh hoạt và tiết kiệm chi phí (in tài liệu hướng dẫn, thuê địa điểm, chi phí đi lại,…) cho cả doanh nghiệp lẫn nhân viên. Đồng thời đáp ứng nhu cầu chủ động quản lý thời gian của nhân viên làm việc từ xa (remote work) ở các công ty, rất phù hợp với xu hướng và nhịp sống hiện đại ngày nay.
3.5. Đào tạo nhân viên qua hoạt động nội bộ
Hoạt động nội bộ là những chương trình đào tạo được tổ chức dưới hình thức các hoạt động nhóm như workshop, team-building, hỏi đáp-đố vui,… Hình thức training này chủ yếu giúp nhân sự mới hòa nhập, hiểu hơn về doanh nghiệp qua các chủ đề câu hỏi liên quan đến truyền thông nội bộ văn hóa, bộ quy tắc ứng xử doanh nghiệp,… đồng thời giúp tạo ra môi trường làm việc thoải mái.
4. 3 bước training nhân viên tối ưu cho doanh nghiệp
4.1. Xác định mục tiêu training
Để xây dựng một chương trình training thành công, việc xác định rõ ràng mục tiêu training là gì rất quan trọng và nó cần đến sự hợp tác chặt chẽ, thống nhất giữa bộ phận nhân sự, ban lãnh đạo và các chuyên gia trực tiếp thực hiện việc training nhân viên trong tổ chức. Doanh nghiệp sẽ phải trả lời các câu hỏi sau:
- Đối tượng mục tiêu của hoạt động training là ai? Số lượng cần đào tạo là bao nhiêu?
- Họ là những người đang nắm giữ vị trí nào, có kinh nghiệm gì và cần phát triển những kỹ năng nào?
- Mục tiêu cụ thể mà chúng ta muốn đạt được sau khi hoàn thành quy trình training là gì?
4.2. Lên chương trình đào tạo phù hợp
Bước thứ hai trong việc xây dựng quy trình training là lên kế hoạch chi tiết cho từng chương trình. Để đảm bảo hiệu quả của chương trình training, chúng ta cần xác định những vấn đề sau:
- Tên chương trình đào tạo?
- Mục tiêu muốn đạt được sau mỗi buổi chương trình đào tạo?
- Đối tượng tham gia của từng buổi training?
- Nội dung của các buổi training là gì?
- Sử dụng hình thức training nào trong 5 hình thức được Sanze tổng hợp bên trên?
- Lên lịch kèm địa điểm tổ chức cụ thể của từng buổi training
- Cần chuẩn bị tài liệu, thiết bị nào phục vụ buổi training?
- Sử dụng hình thức đánh giá nà để đo lường hiệu quả sau mỗi buổi training?
- Người training cho từng buổi đào tạo nhân viên là ai?
4.3. Triển khai chương trình và đánh giá hiệu quả
Triển khai chương trình đào tạo theo kế hoạch đã lên. Doanh nghiệp cần theo dõi quá trình này để đảm bảo nội dung và hình thức training phù hợp với nhu cầu thực tế của nhân viên. Sau khi kết thúc, doanh nghiệp nên đánh giá kết quả đạt được qua hiệu suất của nhân viên có được cải thiện không hay cho nhân viên điền phiếu khảo sát, làm bài test để điều chỉnh chất lượng các chương trình training tiếp theo.
5. Phần mềm Sanze hỗ trợ quá trình training nhân viên nhàn hạ
Phần mềm Sanze là phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện, cung cấp các giải pháp giúp doanh nghiệp thực hiện quá trình training nhân viên nhàn hạ hơn, quản lý nội dung và tiến độ đào tạo như bảng tin truyền thông nội bộ, quản lý lịch trình, quản lý tài liệu,…
- Bảng tin truyền thông nội bộ: Đăng nội dung chia sẻ kiến thức theo phòng ban hoặc cho tất cả nhân sự, nhân viên có thể thả cảm xúc, gửi bình luận phản hồi, tương tác,…
- Quản lý lịch trình: Cho phép đặt lịch họp đào tạo, chọn thiết bị, phòng họp nhanh chóng, theo dõi lịch của từng cá nhân/nhóm để set thời gian training phù hợp, tránh trùng lịch, gây ảnh hưởng đến công việc của người khác.
- Quản lý tài liệu: Sắp xếp, lưu trữ và quản lý tài liệu training theo thư mục cha – thư mục con một cách khoa học giúp nâng cao hiệu quả đào tạo.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ training là gì, các lợi ích của hoạt động training nhân viên và 5 hình thức đào tạo hiệu quả nhất để doanh nghiệp áp dụng trong quá trình phát triển nguồn nhân lực. Nếu bạn quan tâm đến phần mềm Sanze và các kiến thức quản trị doanh nghiệp khác thì đừng ngại liên hệ cho chúng tôi để nhận tư vấn miễn phí.