Trong thời đại số hiện nay, khi kiến thức chuyên môn và các kỹ năng cứng trở nên dễ dàng tiếp cận, học hỏi hơn thì kỹ năng mềm trở thành yếu tố quan trọng, chiếm đến 75% giúp cá nhân thành công và khác biệt. Không chỉ quyết định thành công trong sự nghiệp, kỹ năng mềm còn định hình chất lượng cuộc sống và các mối quan hệ. Vậy kỹ năng mềm là gì, vai trò của kỹ năng mềm và 15 kỹ năng mềm quan trọng nhất cần trau dồi để thành công? Hãy cùng Sanze.vn khám phá qua bài viết dưới đây.
1. Kỹ năng mềm là gì?
Kỹ năng mềm (soft skills) là những kỹ năng thực hành xã hội, không thể đo lường bằng các tiêu chí cụ thể như kỹ năng cứng nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc tương tác và làm việc hiệu quả với người khác. Chúng bao gồm các khả năng như giao tiếp, lắng nghe, làm việc nhóm, quản lý cảm xúc,… và có thể được phát triển thông qua trải nghiệm, học hỏi.
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, kỹ năng mềm thường được coi là yếu tố quyết định sự thành công bởi chúng giúp cá nhân thích ứng với thay đổi trong môi trường làm việc, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp – khách hàng – đối tác và cải thiện khả năng làm việc chung. Theo đó, các nhà tuyển dụng hiện nay không chỉ tìm kiếm ứng viên có kiến thức chuyên môn mà còn chú trọng đến kỹ năng mềm của họ có tốt hay không.
2. Thực trạng kỹ năng mềm của giới trẻ Việt Nam ngày nay
Thực tế cho thấy, kỹ năng mềm vẫn là điểm yếu của giới trẻ Việt Nam hiện nay. Dù có nền tảng học vấn và kiến thức vững vàng nhưng nhiều bạn trẻ giỏi chuyên môn lại thiếu hụt những kỹ năng mềm cần thiết trong môi trường làm việc cạnh tranh. Điều này dẫn đến tình trạng hàng loạt sinh viên tốt nghiệp không đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của nhà tuyển dụng, đặc biệt là khả năng giao tiếp linh hoạt với khách hàng hay thuyết trình trước đám đông.
Một phần nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là do chương trình giáo dục tại Việt Nam còn tồn đọng vấn đề giảng dạy tập trung vào điểm số, các kiến thức lý thuyết mà ít chú trọng vào thực hành đã phần nào hạn chế sự phát triển toàn diện của thế hệ trẻ. Ngoài ra, sự phát triển nhanh chóng của công nghệ cũng khiến cho nhiều bạn quá phụ thuộc vào các công cụ số để giao tiếp, ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng tương tác xã hội của họ, gây khó khăn trong việc xây dựng mối quan hệ cá nhân và nghề nghiệp.
3. Tầm quan trọng của kỹ năng mềm trong công việc và cuộc sống
Kỹ năng mềm đóng vai trò vô cùng quan trọng trong cả công việc và cuộc sống hàng ngày. Chúng không chỉ giúp cá nhân thành công trong sự nghiệp mà còn góp phần vào sự phát triển toàn diện của bản thân.
3.1. Vai trò của kỹ năng mềm trong công việc
Một nghiên cứu gần đây của Leadership IQ chỉ ra rằng tỷ lệ thất bại trong quá trình tuyển dụng do thiếu kỹ năng mềm cao hơn gần 9 lần (chiếm 89%) so với thiếu kỹ năng cứng. Điều này cho thấy HR ngày càng quan tâm đến tư duy, thái độ và cách thức làm việc của ứng viên ở môi trường doanh nghiệp cộng tác.
Đặc biệt trong kỷ nguyên số, khi công nghệ phát triển nhanh chóng và sự ra đời của trí tuệ nhân tạo (AI), kiến thức chuyên môn có thể nhanh chóng lỗi thời nếu không cập nhật, nâng cấp liên tục bản thân. Thì ngược lại, kỹ năng mềm vẫn giữ vững tầm quan trọng của mình trong công việc, đóng vai trò then chốt giúp cá nhân thăng tiến, thành công trong mọi lĩnh vực.
Kỹ năng giao tiếp tốt giúp bạn truyền đạt ý tưởng rõ ràng, thuyết phục được mọi người còn kỹ năng làm việc nhóm giúp bạn hòa nhập, phối hợp với đồng nghiệp nhịp nhàng. Ngoài ra, một nhân viên biết cách quản lý thời gian hiệu quả sẽ có khả năng hoàn thành công việc chất lượng và đúng hạn, từ đó tạo dựng được uy tín trong mắt cấp trên và đồng nghiệp.
Cuối cùng, sở hữu một đội ngũ nhân sự có bộ kỹ năng mềm tốt còn giúp cải thiện văn hóa doanh nghiệp, tạo môi trường làm việc tích cực, năng động và sáng tạo giúp nâng cao hiệu suất chung của tổ chức.
3.2. Vai trò của kỹ năng mềm trong cuộc sống
Kỹ năng mềm không chỉ có giá trị trong công việc mà còn ảnh hưởng lớn đến cuộc sống cá nhân của bạn. Chúng giúp bạn xây dựng và duy trì các mối quan hệ xã hội, từ bạn bè đến gia đình. Kỹ năng mềm cũng đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển bản thân, cho bạn cái nhìn rõ hơn về chính mình để tự tin, đặt mục tiêu phù hợp nhằm đạt thành công dễ dàng, nhanh chóng hơn trong cuộc sống.
4. Top 15 kỹ năng mềm quan trọng nhất để thành công
4.1. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng giải quyết vấn đề là kỹ năng mềm được HR và doanh nghiệp săn đón nhiều nhất (hơn 80% – theo bản khảo sát của CareerBuilder) vì với họ môi trường kinh doanh hiện giờ cạnh tranh và biến động hơn xưa nhiều lần. Nếu ứng viên không thể giải quyết các tình huống phức tạp trong công việc, những trở ngại khó lường trước trong quá trình làm dự án cho khách hàng thì khó mà gắn bó với nghề và công ty được.
Chưa kể trong cuộc sống bạn cũng phải đối mặt với các khó khăn từ rắc rối nhỏ hàng ngày đến thách thức lớn. Có kỹ năng giải quyết vấn đề, bạn sẽ luôn giữ được bình tĩnh để phân tích gốc rễ vấn đề, đánh giá tác động một cách khách quan và có thể đưa ra quyết định sáng suốt nhất giúp vượt qua các “cơn sóng”, vững bước đến mục tiêu thành công.
4.2. Kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng thứ hai được các tổ chức đề cao (chiếm 75,1%), nó là khả năng hợp tác và làm việc hiệu quả với người khác để đạt được mục tiêu chung. Câu nói “Muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì đi cùng nhau.” đã khẳng định tầm quan trọng của làm việc nhóm.
Kỹ năng này rất cần thiết trong môi trường làm việc hiện đại, nơi mà sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong nhóm là yếu tố quyết định đến thành công của dự án. Làm việc nhóm cũng giúp chúng ta học hỏi thêm nhiều điều hay từ những người khác, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và phát triển các kỹ năng mềm khác như giải quyết xung đột, giao tiếp,…
4.3. Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp dù không còn là kỹ năng mềm được ưu tiên hàng đầu do hình thức làm việc từ xa ngày càng phổ biến nhưng vẫn vững vàng nằm trong top 3 kỹ năng mà HR quan tâm nhất ở ứng viên (gần 60%). Nó là khả năng truyền đạt thông tin, diễn giải ý tưởng của mình một cách rõ ràng, dễ hiểu, bao gồm cả ngôn ngữ nói, ngôn ngữ viết và ngôn ngữ cơ thể.
Kỹ năng giao tiếp tốt hay cao hơn là nghệ thuật giao tiếp ứng xử giúp bạn tạo ấn tượng tích cực với người khác, là “chiếc vé thông hành” giúp nhân sự mới nhanh chóng thân thiết với đồng nghiệp và là bí quyết thúc đẩy mong muốn mua hàng ở khách hàng.
4.4. Kỹ năng lắng nghe, quan sát
Để phát triển kỹ năng giao tiếp, sở hữu kỹ năng lắng nghe và quan sát chắc chắn là điều bắt buộc. Kỹ năng lắng nghe thể hiện sự tôn trọng của bạn về quan điểm và cảm xúc của người khác, tạo sự kết nối thoải mái, là điểm cộng rất lớn trong tâm trí khách hàng, đối tác. Kỹ năng quan sát thì giúp bạn nhận biết và hiểu được các tín hiệu phi ngôn ngữ từ người đối diện để kịp thời đổi hướng/đào sâu cuộc trò chuyện tùy theo họ đang thích thú hay không.
4.5. Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian là nghệ thuật sắp xếp và tận dụng thời gian một cách khôn ngoan để đạt được tối đa hiệu quả trong công việc và cuộc sống. Thay vì để thời gian trôi qua một cách thụ động, quản lý thời gian giúp bạn chủ động kiểm soát công việc, tránh bị trễ deadline, giảm thiểu stress và có khoảng tận hưởng cuộc sống một cách trọn vẹn hơn.
Có nhiều phương pháp và công cụ hỗ trợ quản lý thời gian hiệu quả như: Phương pháp Pomodoro (lặp lại quá trình tập trung làm việc 25 phút – nghỉ thư giãn 5 phút), ma trận Eisenhower (sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc theo độ khẩn cấp – quan trọng) hay các công cụ quản lý thời gian qua đặt lịch trình, quản lý công việc theo deadline như Sanze.
4.6. Tư duy phản biện
Tư duy phản biện là khả năng phân tích và đánh giá thông tin một cách logic và khách quan ở nhiều góc độ khác nhau. Trong một xã hội thông tin phát triển như hiện nay, tư duy phản biện là một công cụ vô cùng cần thiết để cá nhân có thể phân biệt thông tin đúng sai, tránh bị thao túng, ảnh hưởng bởi những ý kiến thiếu chính xác của người khác và đưa ra những quyết định đúng đắn nhất.
4.7. Kỹ năng quản lý cảm xúc
Kỹ năng quản lý cảm xúc là khả năng tự nhận thức, kiểm soát và điều chỉnh cảm xức của bản thân, giúp bạn duy trì sự bình tĩnh trong những tình huống căng thẳng (chẳng hạn như gặp khách hàng khó tính) và có giải pháp hợp lý. Người có khả năng quản lý cảm xúc tốt sẽ xây dựng không gian tích cực quanh mình, thu hút người khác, đồng thời tránh những hành động thiếu suy nghĩ có thể gây ảnh hưởng đến bản thân và mọi người xung quanh.
4.8. Kỹ năng đón nhận phản hồi
Kỹ năng đón nhận phản hồi là khả năng giữ một tâm thế khách quan để sàng lọc, chấp nhận và học hỏi từ những ý kiến đóng góp của người khác bất kể tốt hay xấu. Điều này rất quan trọng trong việc cải thiện và phát triển bản thân. Bên cạnh việc tiếp thu, doanh nghiệp cũng cần tạo một môi trường chia sẻ cởi mở để mỗi cá nhân có thể chủ động chia sẻ những quan điểm, ý kiến mang tính đóng góp, xây dựng để cùng nhau tốt hơn.
4.9. Khả năng sáng tạo, đổi mới
Mọi tổ chức đều khao khát một đội ngũ nhân viên không ngừng sáng tạo và đổi mới trong cách làm việc, đưa ra những ý tưởng mới và độc đáo. Lặp lại mọi thứ theo quy trình quen thuộc dễ khiến chúng ta rơi vào lối mòn, giảm hiệu suất và khiến bạn lẫn doanh nghiệp mất dần các lợi thế cạnh tranh so với đối thủ luôn tích cực thay đổi.
4.10. Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo là nghệ thuật tác động, truyền cảm hứng và hướng dẫn người khác cùng hướng tới một mục tiêu chung, đòi hỏi một bộ kỹ năng đa dạng và toàn diện từ giải quyết vấn đề, quản lý thời gian đến lập kế hoạch, ra quyết định,… Do tính chất phức tạp mà kỹ năng này trong doanh nghiệp thường khi bạn lên cấp quản lý mới thành yêu cầu bắt buộc.
4.11. Khả năng xử lý xung đột, mâu thuẫn
Khả năng xử lý xung đột là việc giải quyết các tình huống xích mích, mâu thuẫn giữa các bộ phận/thành viên trong dự án, nó đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì một môi trường làm việc hài hòa và hiệu quả. Khi xảy ra xung đột, nhà quản trị hãy lắng nghe khách quan, tìm hiểu nguyên nhân và luôn đề ra giải pháp mang tính win-win, khiến tất cả các bên đều cảm thấy thỏa mãn, hài lòng, tránh mâu thuẫn lớn hơn gây mất đoàn kết, giảm hiệu suất chung.
4.12. Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng xác định mục tiêu và xây dựng các bước chi tiết cần thiết để đạt được chúng. Kỹ năng này giúp bạn tổ chức công việc một cách hiệu quả, đảm bảo bạn đang đi đúng hướng, tránh lãng phí thời gian và sức lực vào những việc không cần thiết. Đồng thời khi có kế hoạch làm “kim chỉ nam”, bạn sẽ rèn luyện được sự kỷ luật của bản thân, thích ứng linh hoạt trước thay đổi và tình huống bất ngờ.
4.13. Kỹ năng hoạch định và tổ chức
Hoạch định và tổ chức là khả năng sắp xếp, quản lý các hoạt động và nguồn lực một cách tối ưu nhất. Một người có kỹ năng hoạch định và tổ chức tốt sẽ biết cách lên kế hoạch chi tiết cho một dự án, phân công nhiệm vụ hợp lý cho từng thành viên và theo dõi, quản lý tiến độ dự án để đảm bảo dự án đạt mục tiêu, đúng thời hạn. Kỹ năng này không chỉ đóng góp vào sự thành công, thăng tiến nghề nghiệp của cá nhân mà còn góp phần tiết kiệm chi phí cho tổ chức.
4.14. Kỹ năng ra quyết định
Kỹ năng ra quyết định là khả năng phân tích thông tin dự trên dữ liệu nhằm đưa ra quyết định chính xác. Kỹ năng này rất quan trọng đối với một nhà quản lý. Một quyết định quyết đoán, thông minh sẽ giúp giải quyết được các vấn đề cần sự xử lý gấp rút như khủng hoảng truyền thông.
4.15. Kỹ năng đàm phán, thuyết phục
Kỹ năng đàm phán và thuyết phục là khả năng làm cho người khác đồng thuận với ý kiến và đề xuất của bạn, là chìa khóa giúp cá nhân và tổ chức đạt được thỏa thuận như ý với các bên liên quan. Trong môi trường làm việc, một người có kỹ năng đàm phán tốt sẽ có lợi thế trong việc thương thảo, thuyết phục đối tác và khách hàng lựa chọn sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
5. Cách doanh nghiệp rèn luyện và phát triển kỹ năng mềm cho nhân sự
Để nâng cao kỹ năng mềm cho nhân viên, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau như:
- Triển khai chương trình training nhân viên về kỹ năng mềm: Thay vì cung cấp quá nhiều thông tin, kỹ năng một lúc chỉ trong một/hai buổi đào tạo, doanh nghiệp nên tập trung phát triển các kỹ năng mềm theo từng đợt, cải thiện được kỹ năng này rồi mới sang kỹ năng khác vì kỹ năng mềm không thể có trong một sớm một chiều.
- Khuyến khích nhân viên tham gia các hội thảo và sự kiện networking: Những hoạt động này không chỉ giúp nhân viên phát triển kỹ năng mềm mà còn tạo cơ hội để họ mở rộng mối quan hệ và học hỏi kinh ngiệm từ các chuyên gia.
- Tổ chức các hoạt động team building: Rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm và xử lý xung đột trong môi trường không chính thức nhưng vẫn mang lại giá trị lớn cho sự phát triển cá nhân của từng thành viên.
- Sử dụng phần mềm hỗ trợ phát triển kỹ năng mềm Sanze: Với hơn 15+ module tích hợp trong một phần mềm gồm quản lý dự án – công việc, quản lý lịch trình, quản lý phê duyệt, quản lý tài liệu, mạng truyền thông nội bộ,… mà chỉ có giá 85.000đ/user/tháng vô cùng phù hợp cho các doanh nghiệp SMEs. Tất cả các giải pháp nêu trên thể hiện rõ khi sử dụng Sanze, toàn bộ đội ngũ nhân sự sẽ nâng cao được các kỹ năng mềm như quản lý thời gian, làm việc nhóm, lập kế hoạch, hoạch định và tổ chức,… đồng thời, cùng một lúc.
Bài viết trên đây của Sanze.vn đã cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về khái nệm kỹ năng mềm là gì, tầm quan trọng của năng mềm trong công việc và cuộc sống. Với 15 kỹ năng mềm quan trọng nhất được chia sẻ, hy vọng bạn đã tìm thấy những góc nhìn mới và gợi ý hữu ích cho hành trình phát triển bản thân. Nếu bạn quan tâm các kiến thức quản trị doanh nghiệp hay phần mềm Sanze thì đừng ngại liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn hoàn toàn miễn phí.