Tổng hợp 8 bước xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp không chỉ là tài liệu nội bộ mà còn là cốt lõi định hình văn hóa doanh nghiệp, giúp tổ chức duy trì sự chuyên nghiệp, minh bạch và gắn kết giữa các thành viên. Cùng Sanze tìm hiểu khái niệm bộ quy tắc ứng xử là gì, vai trò, nguyên tắc và hướng dẫn chi tiết 8 bước xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp hiệu quả kèm ví dụ thực tế tại bài viết.

1. Bộ quy tắc ứng xử là gì?

Bộ quy tắc ứng xử (COC – Codes of Conduct) là tập hợp các nguyên tắc, tiêu chí chuẩn mực về hành vi mà doanh nghiệp kỳ vọng ở nhân viên của mình tuân theo. Đây là văn bản chính thức quy định cách thức mà mọi thành viên trong tổ chức cần tôn trọng, hành xử trong môi trường công việc và khi đại diện cho công ty.

Khác với nội quy thông thường, bộ quy tắc ứng xử chú trọng vào khía cạnh đạo đức và văn hóa, được xây dựng dựa trên các giá trị cốt lõi và sứ mệnh của tổ chức. Đồng thời nó cũng phải đảm bảo tính thực thi cao, có thể áp dụng trong thực tế, đủ linh hoạt để thích ứng với những thay đổi của trong tư duy, suy nghĩ của thế hệ trẻ Gen Z đang chính thức gia nhập thị trường lao động.

2. Vai trò của bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

• Định hình văn hóa doanh nghiệp: Được ví như một la bàn, kim chỉ nam chỉ dẫn cho cả tổ chức hướng đi đúng đắn dẫn đến thành công, hiện hình hóa giá trị cốt lõi mà công ty theo đuổi.
• Rèn sự kỷ luật ở tổ chức: Dù là nhân viên, quản lý hay lãnh đạo đều chịu ràng buộc của những quy tắc ứng xử chung đã đề ra ban đầu, giúp tất cả làm việc có trách nhiệm và kỷ luật hơn.
• Tăng cường hiệu suất chung: Khi mọi người hiểu rõ và thống nhất cùng nhau tuân thủ bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp, công việc sẽ được thực hiện một cách hiệu quả và trơn tru hơn.
• Giảm thiểu rủi ro: Giúp các thành viên đồng bộ trong cách suy nghĩ, từ đó giảm thiểu các xung đột, hiểu lầm và các vấn đề pháp lý như tham nhũng, hối lộ có thể xảy ra, hỗ trợ bảo vệ doanh nghiệp trước các khủng hoảng.
• Giữ chân nhân tài: Với một bộ quy tắc ứng xử công bằng, doanh nghiệp dễ dàng thu hút và giữ chân các nhân tài ghét sự lạm quyền, thiên vị.
• Tăng giá trị uy tín công ty: Qua các chuẩn mực được công khai minh bạch, nó đóng vai trò như một liều thuốc an thần cho khách hàng, đối tác khi lựa chọn doanh nghiệp. Quy tắc ứng xử thể hiện sự cam kết của tổ chức về tính chuyên nghiệp và đạo đức kinh doanh, giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực, nâng cao giá trị và danh tiếng cho công ty.

3. 5 nguyên tắc khi xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

3.1. Đảm bảo những nội dung cơ bản cần có

Doanh nghiệp cần đảm bảo bao quát đầy đủ các nội dung thiết yếu như sau:

• Những giá trị cốt lõi, chiến lược phát triển, tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp.
• Quy định về đạo đức nghề nghiệp, nguyên tắc kinh doanh.
• Quy định về cách ứng xử với công việc, đồng nghiệp, khách hàng, cấp trên/cấp dưới,…
• Các hành vi nên làm (truyền thông, chia sẻ tốt đẹp về công ty) và không được làm trong khuôn khổ chung (tiết lộ thông tin khách hàng, nhận hối lộ,…).
• Quy trình kỷ luật, xử lý cá nhân vi phạm và cơ chế báo cáo khi phát hiện hành vi không phù hợp.
• Các hình thức khen thưởng, tuyên dương nhân sự thực hiện tốt.

3.2. Dựa trên sứ mệnh và giá trị cốt lõi

Một bộ quy tắc ứng xử hiệu quả trong doanh nghiệp phải phản ánh chính xác sứ mệnh, tầm nhìn và những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp để đảm bảo tính nhất quán trong văn hóa công ty và giúp nhân viên mới dễ đồng cảm, hiểu nhanh hơn ý nghĩa sâu xa sau mỗi được quy định.

3.3. Đảm bảo tính chặt chẽ

Tính chặt chẽ trong quy tắc ứng xử thể hiện qua việc các điều khoản, luật lệ chung được trình bày một cách logic, rõ ràng, súc tính, tránh diễn đạt mơ hồ gây hiểu nhầm và không chồng chéo nhiều quy định chung một ý nghĩa. Để đảm bảo tính chặt chẽ trong bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp, ban lãnh đạo có thể sắp xếp, phân nhóm khoa học để mọi thành viên của tổ chức dễ dàng tra cứu, vận dụng ngay vào thực tiễn.

3.4. Đảm bảo tính dễ hiểu

Các quy tắc ứng xử cần được viết bằng ngôn ngữ gần gũi, đơn giản, dễ hiểu và mang tính tích cực, tránh sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên môn hoặc cực đoan tạo cảm xúc ức chế (dùng từ “cấm”, “yêu cầu” quá nhiều). Doanh nghiệp có thể đưa một vài giải thích, ví dụ và tình huống minh họa nhằm làm rõ hơn ý nghĩa của các quy định.

3.5. Toàn bộ ban lãnh đạo cùng nhau xây dựng

Sự tham gia tích cực của ban lãnh đạo trong quá trình xây dựng, đóng góp những insight trong lĩnh vực, phòng ban mình phụ trách là yếu tố quyết định tính hiệu quả của bộ quy tắc ứng xử vừa đúng mục tiêu vừa phù hợp với thực tế. Ngoài ra khi ban lãnh đạo đồng thuận, cam kết tuân thủ, làm gương mạnh mẽ sẽ thúc đẩy nhân viên thực hiện theo.

4. 8 bước xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

• Bước 1: Lấy nền tảng là sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, kết hợp với các mục tiêu kinh doanh, quy định pháp luật liên quan để xây dựng bộ quy tắc phù hợp.
• Bước 2: Nghiên cứu và tham khảo từ các doanh nghiệp hàng đầu trong ngành hoặc các nghiên cứu về văn hóa doanh nghiệp hiệu quả để học hỏi những kinh nghiệm hay.
• Bước 3: Xem xét lại các chính sách hiện hành, các tình huống khó xử đã xảy ra trước đây để rút ra bài học và bổ sung vào bộ quy tắc ứng xử.
• Bước 4: Đạt được sự đồng thuận của các lãnh đạo doanh nghiệp về nội dung điều lệ của bộ quy tắc.
• Bước 5: Tổ chức các buổi workshop, thu thập ý kiến đóng góp trực tiếp từ toàn bộ nhân viên dưới dạng ẩn danh và hoàn thiện bản thảo cuối cùng.
• Bước 6: Phân công người có thẩm quyền giám sát việc thực hiện bộ quy tắc, giải quyết khiếu nại và đưa ra các biện pháp kỷ luật khi cần thiết.
• Bước 7: Triển khai bộ quy tắc trên toàn doanh nghiệp một cách bài bản, tổ chức các buổi đào tạo, training nhân viên chi tiết để mọi người hiểu rõ và thực hiện.
• Bước 8: Theo dõi, đánh giá hiệu quả của bộ quy tắc một cách thường xuyên thông qua các khảo sát, ghi nhận phản hồi từ hòm thư góp ý để điều chỉnh cho sát với thực tế.

5. 6 bộ quy tắc ứng xử phổ biến trong doanh nghiệp

5.1. Với công việc

• Ứng xử trong cách quản lý và thực thi công việc.
• Ứng xử trong việc sử dụng, sắp xếp và bảo quản tài sản chung.
• Ứng xử trong lưu trữ, bảo mật dữ liệu, thông tin theo ISO.
• Ứng xử khi có chuyến đi công tác.
• Ứng xử ở nơi làm việc, giữ gìn vệ sinh và cảnh quan môi trường.

5.2. Với tổ chức

• Cách chào hỏi, giới thiệu người khác, tự giới thiệu và thuyết trình.
• Cách thức bắt tay.
• Cách trao danh thiếp cá nhân.
• Quy định về phong cách nói chuyện, trao đổi.
• Quy định về trang phục đi làm.
• Các nghi thức trong buổi hội đàm, ký kết, sự kiện tổ chức nội bộ,…

5.3. Với khách hàng

• Chủ động tìm kiếm, dẫn dắt nói chuyện gần gũi với khách hàng để khéo léo giới thiệu sản phẩm.
• Luôn tận tình trong chăm sóc khách hàng, không để “đứt gánh giữa đường”, chốt được khách mua hàng xong là không còn quan tâm đến phản hồi từ họ nữa.
• Tạo sự hài lòng nơi khách hàng qua cách hàng xử từ ngôn ngữ nói đến biểu cảm chào đón, rót nước mời khách,…
• Rèn nghệ thuật lắng nghe, thấu hiểu tâm lý khách hàng.
• Dù khách hàng có khen ngợi hay phàn nàn thì đều cần có thái độ hòa nhã, chân thành kèm lời cảm ơn về sự đóng góp ý kiến từ họ.

5.4. Với đồng nghiệp

• Gặp nhau cần chào, hỏi han đúng mực.
• Tôn trọng, tin tưởng và hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau khi cần.
• Đóng góp, nêu quan điểm một cách thẳng thắn nếu có sự bất đồng trong suy nghĩ và biết lắng nghe, tiếp thu ý kiến xây dựng của đồng nghiệp.

5.5. Với cấp trên và cấp dưới

Thường các nhà quản lý cấp trung phải đảm nhận cả hai vai trò vừa là lãnh đạo vừa là nhân viên nên sẽ phức tạp hơn trong bộ quy tắc ứng xử:

• Có nghệ thuật lãnh đạo khôn khéo, biết lắng nghe, ghi nhận đề xuất, nhận xét của nhân viên.
• Chào hỏi lịch sự, nghiêm túc khi gặp cấp trên và đáp lại phù hợp với cấp dưới.
• Tôn trọng ý kiến, nghiêm túc thực hiện đúng hạn theo các chỉ đạo của cấp trên.
• Giữ mình trong sạch, công bằng, liêm chính và biết bảo vệ uy tín, danh dự của cấp trên, quyền lợi của cấp dưới.

5.6. Với chính phủ, nền kinh tế, quốc gia

• Quy tắc ứng xử với các bộ, ngành và cơ quan chức năng.
• Cách hành xử với cán bộ, công nhân viên của các bộ, ban ngành và cơ quan bên trên.
• Quy tắc ứng xử đối với nền kinh tế, quốc gia.

6. Case Study bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp của thương hiệu lớn

6.1. Bộ quy tắc ứng xử của Vinamilk

• Tôn trọng quyền và phẩm giá con người của mọi nhân viên.
• Cam kết cung cấp không gian, môi trường làm việc lành mạnh, an toàn.
• Đền bù và phúc lợi công bằng.
• Cơ hội phát triển cá nhân và chuyên nghiệp.
• Giao tiếp cởi mở và trung thực.
• Tin tưởng, hợp tác và làm việc nhóm.
• Tuân thủ tất cả các luật và quy định, thể chế pháp luật hiện hành.
• Kinh doanh có đạo đức.
• Tôn trọng khách hàng, nhà cung cấp và đối tác.
• Trách nhiệm môi trường và trách nhiệm xã hội.

6.2. Bộ quy tắc ứng xử của Vingroup

• Tôn trọng khách hàng, đối tác, đồng nghiệp và các giá trị con người.
• Cam kết trách nhiệm xã hội và bảo vệ môi trường.
• Đạo đức kinh doanh trung thực, minh bạch, cạnh tranh lành mạnh.
• Không dung thứ bất kỳ hành vi tham nhũng.
• Quy định rõ ràng về xử lý xung đột lợi ích.
• Bảo mật thông tin khách hàng và nhân viên.
• Xây dựng môi trường làm việc an toàn, công bằng.
• Tuân thủ mọi luật pháp, thể chế và các quy định liên quan.

6.3. Bộ quy tắc ứng xử của FPT

• Mang lại giá trị cao nhất và đồng hành trong quá trình khai phá tiềm năng khách hàng.
• Bồi đắp môi trường làm việc truyền cảm hứng và phát triển con người chuyên nghiệp: Thẳng thắn chia sẻ và tôn trọng cá nhân; Đào tạo, phát triển con người; Ghi nhận và đánh giá hiệu quả; Gắn kết và duy trì đội ngũ.
• Song hành, hợp tác chia sẻ tài nguyên và cơ hội phát triển với đối tác.
• Nghiêm túc thực hiện trách nhiệm cộng đồng, bảo vệ moi trường
• Bảo vệ tài sản, tuân thủ pháp luật và chống tham nhũng.

7. Sử dụng Sanze trong quá trình thực hiện bộ quy tắc ứng xử

Sanze là phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện, được các khách hàng Nhật kỹ tính tin dùng vì giao diện thân thiện và công ty đã đạt chứng chỉ ISO về bảo mật thông tin. Với hơn 15+ module tích hợp trong một phần mềm cùng chi phí tối ưu chỉ 85.000đ/user/tháng, Sanze chắc chắn là lựa chọn phù hợp nhất cho CEO tài ba vận hành doanh nghiệp sáng suốt, xây dựng và triển khai bộ quy tắc ứng xử hiệu quả.

• Giải pháp quản lý lịch trình: Tổ chức các cuộc họp, workshop có lịch trình, chọn người tham gia cụ thể, theo dõi thời gian biểu của các cá nhân/đội nhóm để điều chỉnh tránh trùng lịch, kịp thời và phù hợp.
• Giải pháp quản lý tài liệu: Tạo, sắp xếp file logic, theo thư mục cha, thư mục con. Doanh nghiệp có thể tạo thư mục “Tài liệu chung về công ty” => “Văn hóa doanh nghiệp” rồi tải tệp PDF bộ quy tắc ứng xử lên, phân quyền cho nhân viên có quyền xem/chỉnh sửa trong nội bộ tùy nhu cầu, đảm bảo an toàn bảo mật thông tin.
• Giải pháp bảng tin truyền thông nội bộ: Đăng thông báo về các quy tắc ứng xử tới toàn thể nhân sự, có thể tải file đính kèm ngay trong tin và nhiều tính năng tạo sự tương tác, giao tiếp nhanh chóng như thả cảm xúc, bình luận, chat,…

Sanze.vn đã tổng hợp tất cả các kiến thức liên quan đến bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp tại bài viết trên. Hy vọng với khái niệm, 5 nguyên tắc và 8 bước xây dựng chi tiết kèm case study thực tế được Sanze đề cập, chia sẻ đã giúp bạn có thêm góc nhìn mới trong việc điều hành và quản trị doanh nghiệp. Nếu bạn quan tâm đến cách sử dụng phần mềm Sanze trong triển khai, thực hiện bộ quy tắc ứng xử thì đừng ngại liên hệ cho chúng tôi để nhận tư vấn miễn phí.