Trong bối cảnh công nghệ phát triển vượt bậc, làm việc từ xa đã trở thành một xu hướng phổ biến, đặc biệt sau những biến động do đại dịch Covid 19. Tuy nhiên, việc quản lý hiệu quả đội ngũ nhân sự trong môi trường remote work vẫn là thách thức lớn với nhiều doanh nghiệp. Bài viết này sẽ chia sẻ 5 cách quản lý nhân viên làm việc từ xa X2 năng suất kèm công cụ hỗ trợ Sanze có hướng dẫn demo chi tiết.
1. Làm việc từ xa là gì?
Làm việc từ xa, tiếng Anh là Remote Work hay Work from Anywhere (WFA), là mô hình làm việc cho phép nhân viên thực hiện công việc ở bất cứ đâu miễn là có Internet, không cần phải cứng nhắc lên văn phòng truyền thống hàng ngày. Dưới sự hỗ trợ của công nghệ, người lao động có thể hoàn thành nhiệm vụ và tương tác với đồng nghiệp thông qua các nền tảng số rất dễ dàng.
Đặc biệt hình thức này đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như mở rộng quy mô tuyển dụng, thu hút những nhân tài từ khắp nơi trên thế giới, cắt giảm các chi phí vận hành liên quan đến nhân sự ngoài lương bổng như chi phí thuê văn phòng, phụ cấp đi lại,… Và hơn hết, làm việc từ xa đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất và giảm tỷ lệ nghỉ việc, tăng độ hài lòng ở thế hệ lao động Gen Z.
2. Xu hướng làm việc từ xa tại Việt Nam
Theo khảo sát mới nhất của Talentnet, có đến 54% doanh nghiệp Việt Nam đã và đang áp dụng mô hình làm việc linh hoạt, trong đó remote work chiếm tỷ lệ cao nhất. Đặc biệt ở ngành công nghệ thông tin, dịch vụ và truyền thông thì xu hướng này ngày càng phát triển mạnh mẽ.
Nếu trong năm 2022, tỷ lệ mong muốn làm việc từ xa hoàn toàn hoặc gần như từ xa trên toàn thế giới mới chiếm khoảng 91% thì đến hết năm 2023, tỷ lệ này gần như chạm nóc. So với thị trường quốc tế, Việt Nam dù đang dần bắt kịp xu hướng chuyển dịch tất yếu này nhưng nhiều công ty vẫn e ngại, chưa dám thách thức triển khai mô hình WFA rộng rãi.
Với những số liệu bên trên, ta có thể khẳng định rằng xu hướng làm việc từ xa tại Việt Nam nói riêng và thế giới nói chung đang dần trở thành “chuẩn mực mới” trong môi trường làm việc hiện đại. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc số hóa quy trình quản lý và đầu tư vào các công cụ online hỗ trợ triển khai mô hình WFA chuyên nghiệp.
3. Thách thức thường gặp khi quản lý nhân viên làm việc từ xa
- Giao tiếp và phối hợp nhóm: Việc không gặp mặt và trao đổi trực tiếp có thể dẫn đến hiểu nhầm trong công việc, thiếu tương tác để thống nhất ý tưởng gây giảm hiệu quả phối hợp giữa các thành viên, ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra của công việc, dự án.
- Theo dõi năng suất và đánh giá hiệu quả công việc: Khi không thể quan sát trực tiếp, giao tiếp chỉ qua mail, chat thường đi kèm với độ trễ trong phản hồi khiến việc nắm bắt tiến độ và chất lượng công việc của nhân viên trở nên phức tạp hơn.
- Các yếu tố làm mất tập trung: Tiếng ồn từ môi trường xung quanh, các công việc gia đình hay việc khó tách biệt giữa không gian làm việc và không gian sống có thể gây nhiễu, khiến nhiều người khó tập trung và giảm hiệu suất làm việc.
- Vấn đề bảo mật thông tin và dữ liệu: Khi nhân viên truy cập vào hệ thống công ty từ nhiều địa điểm và thiết bị khác nhau, nguy cơ rò rỉ thông tin và tấn công mạng tăng cao.
4. 5 cách quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả, X2 năng suất
4.1. Nắm chắc 6 nguyên tắc vận hành doanh nghiệp WFA
Để vận hành doanh nghiệp theo mô hình làm việc từ xa hiệu quả, tổ chức cần thiết lập và tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sau:
- Assume Remote (Giả định tất cả đang làm việc từ xa): Nguyên tắc này yêu cầu mọi hoạt động tương tác và chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp đều phải được thực hiện trên môi trường online, dù kể cả khi có thành viên đang làm việc tại văn phòng. Điều này đảm bảo tính công bằng và đồng bộ trong việc tiếp cận thông tin giữa các thành viên, tránh tình trạng thiếu hụt thông tin cho nhân viên remote.
- Integrity (Tính cam kết): Nhân viên remote cần cam kết với mục tiêu chung, có trách nhiệm hoàn thành đúng deadline công việc được giao với yêu cầu chất lượng cao.
- Anti-distraction (Chống xao nhãng): Thiết lập môi trường làm việc chuyên nghiệp, yên tĩnh tại nhà, loại bỏ các yếu tố khiến bạn phân tâm như tiếng ồn, thiết bị điện tử, công việc gia đình,…
- Asynchronous Communication (Giao tiếp không đồng bộ): Doanh nghiệp sẽ phải chấp nhận việc phản hồi có thể bị chậm trễ trong một khoảng thời gian nhất định khi áp dụng mô hình làm việc từ xa vì bất cứ ai cũng cần khoảng thời gian tập trung tuyệt đối, không bị gián đoạn từ tin nhắn để hoàn thành công việc.
- Honesty (Trung thực và minh bạch): Nhân viên cần trung thực trong báo cáo thời gian và hiệu suất làm việc cũng như chủ động thông báo rõ ràng các vấn đề phát sinh, không dấu giếm để được hỗ trợ kịp thời.
- Information Security (Bảo mật thông tin): Làm việc ngoài văn phòng làm gia tăng nguy cơ rò rỉ dữ liệu nên yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo mật thông tin khách hàng, dữ liệu, tài liệu nội bộ,…
4.2. Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc cụ thể
Quản lý nhân viên làm việc từ xa cần chuyển trọng tâm từ giám sát thời gian sang đánh giá kết quả đầu ra. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải thiết lập hệ thống mục tiêu SMART, yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng đầu ra minh bạch ngay từ đầu cho từng vị trí, giúp đảm bảo tính nhất quán trong công việc, tránh tình trạng hiểu sai yêu cầu hoặc phải làm lại nhiều lần.
4.3. Tổ chức các buổi họp định kỳ để theo dõi, kiểm soát
Việc tổ chức và duy trì các cuộc họp định kỳ, cố định 1-2 tuần/lần là yếu tố then chốt trong quản lý nhân viên làm việc từ xa, tạo cơ hội cho nhân viên remote và quản lý trao đổi cởi mở về tình hình công việc. Để tối ưu hiệu quả, nội dung của những buổi họp online cần có cấu trúc và quy chuẩn được chia sẻ thống nhất trước.
Mỗi thành viên nên chuẩn bị báo cáo ngắn gọn theo format: đã làm được gì, đang gặp khó khăn gì, cần hỗ trợ điều gì và kế hoạch cho tuần tới (báo cáo lịch trình). Điều này giúp tránh tình trạng họp kéo dài không cần thiết mà vẫn đảm bảo mọi vấn đề quan trọng đều được đề cập đến.
4.4. Không quản lý vi mô (micromanagement) nhân viên làm việc từ xa
Quản lý vi mô (Micromanagement) là phong cách quản lý tập trung vào việc kiểm soát từng chi tiết nhỏ trong công việc của nhân viên. Đặc biệt trong môi trường làm việc từ xa, một số nhà quản lý có xu hướng áp dụng cách quản lý này do lo ngại về hiệu suất và chất lượng công việc. Họ thường xuyên yêu cầu báo cáo, kiểm tra tiến độ liên tục và can thiệp vào cách thức thực hiện công việc của nhân viên. Tuy nhiên, phương pháp này thường mang lại nhiều tác động tiêu cực hơn là tích cực.
Thực tế cho thấy, micromanagement trong môi trường remote work có thể phá vỡ niềm tin giữa người với người, khiến nhân viên stress, không có cảm giác được trao quyền và họ sẽ chuyển sang tâm lý phòng thủ, tập trung vào việc “chứng minh” họ đang làm việc thay vì thực sự tập trung vào hiệu quả công việc. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến năng suất mà còn làm giảm sự sáng tạo và chủ động trong công việc.
4.5. Sử dụng phần mềm, công cụ làm việc từ xa Sanze
Để xây dựng không gian Remote Work, chắn chắn doanh nghiệp cần đầu tư vào các ứng dụng hỗ trợ như họp trực tuyến, tương tác làm việc nhóm, lưu trữ dữ liệu trên Cloud, bộ công cụ văn phòng trực tuyến Microsoft Office/Google Workspace,… Và phần mềm làm việc từ xa Sanze chính là lựa chọn đáp ứng mọi nhu cầu trên cho tổ chức.
Sanze là giải pháp all-in-one được thiết kế đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp theo mô hình WFA, bao gồm đầy đủ các tính năng thiết yếu như quản lý dự án – công việc, mạng truyền thông nội bộ, bảng chấm công online, quản lý lịch trình cuộc họp, quản lý dữ liệu trên Cloud,…
Quản lý dự án – công việc: Lập kế hoạch mục tiêu, giao – nhận việc minh bạch qua tính năng phân người đảm nhận, đặt deadline công việc với mức độ ưu tiên từ “Gấp – Cao – Trung Bình – Thấp”. Ngoài ra nhà quản trị có thể linh hoạt chuyển đổi giao diện theo dõi từ danh sách To do list, bảng Kanban đến sơ đồ Gantt, Dashboard báo cáo nhằm theo dõi real-time, sát sao nhất về tiến độ dự án cũng như hiệu suất của từng nhân viên cả online lẫn offline.
Quản lý phê duyệt: Project Manager có thể tải file yêu cầu cấp ngân sách chạy dự án, file xin phép đi công tác,… dưới định dạng PDF lên, chèn chữ ký điện tử và chuyển giao cho cấp cao hơn chờ phê duyệt online trên Sanze. Giải pháp này vừa giúp nhân sự nhận phản hồi và được xử lý các yêu cầu, công văn cần gấp khi giám đốc vắng mặt vừa giúp lãnh đạo tối ưu hóa quy trình phê duyệt rườm rà, tránh tình trạng giấy tờ chất đống trên bàn làm việc.
Quản lý lịch trình cuộc họp: Nhân viên làm việc từ xa có thể đặt lịch remote work trên hệ thống cho team và bộ phận kế toán nắm được thời gian biểu của bạn nhằm phối hợp, tương tác, tính công hiệu quả, rạch ròi hơn. Project Manager thì dễ dàng quản lý lịch trình của từng nhân viên/đội nhóm để sắp xếp, đăng ký lịch họp phù hợp cho tất cả, tránh gây ảnh hưởng quá nhiều đến công việc của mọi người.
Quản lý dữ liệu trên Cloud: Quản lý tài liệu, văn bản liên quan đến dự án khoa học theo cấp thư mục cha – thư mục con, cho phép tải nhiều định dạng tài liệu với dung lượng tối đa lên đến 5GB. Bên cạnh đó, CEO hoàn toàn có thể thiết lập quyền truy cập tùy phòng ban, kết hợp với khóa bảo mật hai lớp qua mật khẩu và mã OTP đảm bảo độ an toàn thông tin trong nội bộ.
Mạng truyền thông nội bộ: Project Manager tạo và đăng tin riêng cho phòng ban của mình, chia sẻ về các kiến thức hỗ trợ công việc, những quy định chung khi báo cáo,… Thành viên sẽ nhận được thông báo in-app nhắc nhở tránh bỏ lỡ thông tin quan trọng, có thể bình luận, thả cảm xúc với tin giúp cho việc giao tiếp, làm việc nhóm online diễn ra hai chiều, hiệu quả hơn.
Bảng chấm công online: Nhân viên làm việc từ xa báo cáo trung thực thời gian làm việc thực tế các task, nếu tỷ lệ hoàn thành trước dealine công việc với khối lượng thời gian ngắn hơn dự kiến chiếm phần lớn thì nó sẽ là cơ sở thúc đẩy doanh nghiệp ký kết, làm việc lâu dài với bạn hay đề xuất mức lương cao hơn.
Và còn rất nhiều tính năng hay ho, hữu ích khác như tích hợp với Microsoft Office, chỉnh sửa PDF,… giúp bạn vận hành doanh nghiệp làm việc từ xa hiệu quả với chi phí tối ưu 85.000đ/user/tháng đang chờ bạn khám phá. Nhanh tay đăng ký hoặc liên hệ trực tiếp cho chúng tôi qua số hotline 0342 365 515 để được tư vấn, trải nghiệm phần mềm Sanze 30 ngày hoàn toàn miễn phí.
5. Demo áp dụng giải pháp quản lý dự án, công việc Sanze cho dự án SEO
Bước 1: Tạo dự án SEO mới hoàn toàn hoặc dựa trên dự án mẫu tạo sẵn trước đó.
Bước 2: Tạo task mới và tiến hành giao việc cho nhân sự.
Bước 3: Kiểm soát tiến độ, trạng thái công việc của nhân viên làm việc từ xa dưới nhiều dạng từ To do list, Kanban Board đến sơ đồ Gantt. Có thể lọc theo người đảm nhận, nhãn công việc, giai đoạn (To do – Doing – Check – Done) hay mức độ ưu tiên của tác vụ.
Bước 4: Đánh giá công việc định kỳ qua bảng chấm công online tính lượng thời gian hoàn thành task, qua bảng điều khiển Project Dashboard báo cáo tổng quan hiệu suất dự án.
Bước 5: Đặt lịch tổng kết dự án, gắn link thư mục chứa các tài liệu của dự án vào mục Wiki để quản lý tập trung, dễ dàng đối chiếu khi cần.
Trên đây là tất cả chia sẻ của Sanze.vn về cách quản lý nhân viên làm việc từ xa từ thay đổi tư duy, chiến lược quản lý đến sử dụng với công cụ, phần mềm Sanze hỗ trợ. Hy vọng qua các kiến thức đã đề cập ở bài viết hữu ích cho CEO, nhà quản lý triển khai, vận hành doanh nghiệp làm việc từ xa được hiệu quả. Nếu bạn quan tâm đến ứng dụng phần mềm Sanze vào ngành nghề kinh doanh của mình thì đừng ngại liên hệ cho chúng tôi qua hotline 0342 365 515 để nhận tư vấn nhanh chóng, miễn phí nhé.