Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao có người luôn có đủ thời gian để làm mọi thứ, trong khi bạn lại luôn cảm thấy thời gian chả bao giờ là đủ? Bí quyết nằm ở cách họ quản lý thời gian hiệu quả. May thay, kỹ năng quản lý thời gian thông minh có thể đạt được thông qua học hỏi và rèn luyện. Bài viết này sẽ chia sẻ 8 cách quản lý thời gian hiệu quả trong công việc và những phương pháp giúp bạn làm chủ 8 tiếng làm việc mỗi ngày.
1. Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là một kỹ năng sắp xếp và phân bổ thời gian hợp lý cho các nhiệm vụ khác nhau, tận dụng tốt nhất quỹ thời gian mình có nhằm hoàn thành mục tiêu cá nhân hoặc công việc một cách hiệu quả. Quản lý thời gian gồm các khía cạnh sau:
- Xác định mục tiêu rõ ràng: Biết mình muốn đạt được gì sẽ giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất.
- Lập kế hoạch chi tiết: Lên kế hoạch cho từng ngày, tuần, tháng sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng công việc cần làm và cách sắp xếp thời gian hợp lý.
- Ưu tiên công việc: Không phải công việc nào cũng quan trọng như nhau, đừng nhầm lẫn việc khẩn cấp là quan trọng.
- Phân bổ thời gian hợp lý: Chia nhỏ thời gian cho từng nhiệm vụ và dành thời gian nghỉ ngơi để tránh căng thẳng, nạp năng lượng.
- Giữ kỷ luật và kiên trì: Thực hiện kế hoạch một cách đều đặn và kiên trì dù gặp phải khó khăn.
2. Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả, thông minh
Như đã đề cập, kỹ năng quản lý thời gian là một kỹ năng mềm thiết yếu trong thời đại bận rộn ngày nay. Và bạn sẽ phải ngạc nhiên khi biết rằng việc quản lý thời gian hiệu quả mang lại nhiều lợi ích bất ngờ như thế nào trong công việc và cuộc sống:
- Nâng cao năng suất làm việc: Quản lý thời gian hiệu quả giúp chúng ta tập trung vào những công việc quan trọng nhất, loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết. Khi bạn biết cách ưu tiên và phân chia thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ, khả năng hoàn thành công việc đúng hạn sẽ tăng lên đáng kể, giúp tăng hiệu suất làm việc.
- Hạn chế thói quen chây ì, trì hoãn: Thói quen chây ì thường xuất phát từ việc không có kế hoạch rõ ràng và sắp xếp công việc kém khoa học. Khi quản lý thời gian tốt, bạn sẽ tự động hình thành thói quen chủ động trong công việc, giảm tình trạng trì hoãn, “nước đến chân mới nhảy”, giúp cải thiện hình ảnh bản thân, tăng sự tin tưởng từ đồng nghiệp và cấp trên.
- Cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Bằng cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ có thêm thời gian cho các hoạt động khác ngoài công việc như rèn luyện sức khỏe, dành thời gian cho gia đình, làm những điều mình thích… giúp tạo ra sự cân bằng và hài hòa trong mọi khía cạnh của cuộc sống.
- Phát triển bản thân: Khi bạn trau dồi được kỹ năng quản lý thời gian, bạn cũng hình thành được thói quen tích cực, khả năng tự quản lý và kỷ luật bản thân.
- Giảm căng thẳng, stress: Quản lý thời gian thông minh giúp chúng ta làm việc thoải mái và tự tin hơn, tránh trình trạng stress do bị chật vật trong việc hoàn thành deadline công việc đúng hạn, có nhiều việc cùng lúc.
3. 8 cách quản lý thời gian hiệu quả hơn trong công việc
3.1. Xác định mục tiêu
Để bắt đầu một hải trình vạn dặm, bước đầu tiên đó luôn là xác định rõ ràng mục tiêu, đích đến là gì nhằm định hướng hành động và lựa chọn con đường phù hợp nhất. Giống vậy, để quản lý thời gian hiệu quả bạn cũng cần một mục tiêu làm kim chỉ nam cho mình. Hãy tham khảo mô hình SMART trong thiết lập mục tiêu thông minh qua 5 tiêu chí: Cụ thể – Đo lường được – Khả thi – Liên quan – Có thời hạn giúp bạn có một mục tiêu hợp lý nhất.
=> Xem thêm: Mô hình SMART và cách đặt mục tiêu SMART hiệu quả kèm ví dụ
3.2. Lên danh sách công việc
Lên danh sách công việc (To do list) giúp bạn dễ dàng nắm bắt các nhiệm vụ cần hoàn thành, không bị bỏ sót các tác vụ quan trọng, tránh được việc lãng phí thời gian suy nghĩ xong việc hôm nay thì mai làm gì. Đồng thời khi có danh sách công việc chi tiết, bạn sẽ dự đoán và kiểm soát được các thay đổi bất ngờ trong công việc, hỗ trợ làm chủ thời gian và đạt các mục tiêu kỳ vọng theo lộ trình hiệu quả.
3.3. Sắp xếp đầu việc theo thứ tự ưu tiên
Trong thế giới hiện đại, chúng ta thường phải đối mặt với một lượng công việc khổng lồ và liên tục thay đổi. Việc xác định và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giúp chúng ta không bị choáng ngợp trước hàng đống nhiệm vụ với deadline đang cận kề, lên kế hoạch và làm việc năng suất hơn.
Hơn nữa, khi hoàn thành những việc quan trọng, khó khăn nhất trước thì khoảng thời gian sau đó bạn sẽ bớt áp lực, có thêm thời gian thư giãn và nạp năng lượng giúp đầu óc luôn minh mẫn, làm mọi việc đạt kết quả tốt. Một phương pháp hỗ trợ phân loại cấp độ công việc được sử dụng phổ biến mà bạn nên biết là ma trận Eisenhower – ma trận quản lý thời gian hiệu quả theo độ quan trọng và tính khẩn cấp.
=> Đọc thêm: Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì? 4 cấp độ áp dụng
3.4. Đặt thời hạn cho mọi công việc
Khi chúng ta đặt ra một thời hạn cụ thể cho một nhiệm vụ (tức là đặt một hạn mức thời gian dự kiến phải hoàn thành công việc) không chỉ giúp giúp chúng ta tận dụng tối đa thời gian có hạn, quản lý công việc tốt hơn mà còn tránh thói quen xấu trì hoãn do cảm giác cấp bách của deadline công việc mang lại.
3.5. Không “tham” việc, ôm đồm quá nhiều một lúc
Nhiều người cho rằng đa nhiệm (multitask) giúp tăng năng suất nhưng trên thực tế, đa nhiệm không chỉ làm giảm hiệu suất công việc mà còn gây ra nhiều tác hại khác như giảm chỉ số IQ, EQ, tăng căng thẳng, mệt mỏi kéo dài,… (theo nghiên cứu của Đại học Sussex). Khi cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc, não bộ của chúng ta phải phân bổ sự tập trung, dẫn đến quá tải, không thể đảm bảo chất lượng của bất kỳ nhiệm vụ nào.
Hơn nữa, chi phí để chuyển đổi sự tập trung giữa các công việc là rất lớn, nó có thể khiến chúng ta tiêu tốn nhiều thời gian hơn so với việc hoàn thành từng nhiệm vụ một cách tuần tự. Do đó, thay vì cố gắng ôm đồm quá nhiều việc thì bạn hãy giới hạn số lượng công việc làm trong một ngày (thường 2-3 tác vụ là đủ) và tập trung xong task này mới chuyển sang task khác để luôn được sáng tạo, hiệu quả trong công việc.
Và hãy nhớ trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào, cần tự đặt ra ba câu hỏi: Công việc này có phù hợp với khả năng của tôi không? Tôi có đủ thời gian để hoàn thành không? Và công việc này có phù hợp với mục tiêu hiện tại không? Chỉ khi đáp ứng đủ các tiêu chí trên, bạn mới nên nhận và thực hiện công việc đó.
3.6. Sắp xếp không gian làm việc khoa học
Sắp xếp không gian làm việc khoa học cũng là một cách quản lý thời gian hiệu quả mà ít người lưu tâm. Một không gian làm việc lộn xộn với giấy tờ chất đống, không theo quy củ sẽ làm bạn tốn hàng giờ chỉ để tìm kiếm một tài liệu cần gấp cho buổi báo cáo, khiến bạn stress, chậm tiến độ công việc và thậm chí để lại ấn tượng xấu với cấp trên.
Vì vậy hãy sắp xếp không gian làm việc thông minh, ngăn nắp ngay hôm nay, bắt đầu bằng việc quản lý văn bản, tài liệu trật tự, khoa học theo chủ đề với giải pháp quản lý dữ liệu doanh nghiệp Sanze.
Sanze cho phép bạn quản lý tài liệu qua phân cấp thư mục cha, thư mục con, theo tài liệu của tôi, tài liệu chia sẻ đến tôi với mọi định dạng từ pdf, docx, excel,… đến định dạng ảnh jpg, png. Đặc biệt bạn có thể tải file có dung lượng lớn lên đến 5GB để quản lý và chỉnh sửa trực tiếp file PDF trên phần mềm nhờ tính năng chỉnh sửa PDF được đồng bộ ở mọi giải pháp.
3.7. Tập trung khi làm việc và có khoảng nghỉ cho não
Tập trung giống như một mũi tên nhắm thẳng vào mục tiêu, giúp bạn đạt được hiệu quả công việc cao nhất trong thời gian ngắn nhất. Khi bạn tập trung, não bộ sẽ hoạt động hết công suất, sáng tạo, ghi nhớ thông tin được tốt hơn và giải quyết vấn đề nhanh chóng. Và một môi trường làm việc yên tĩnh, không chứa các yếu tố gây xao nhãng, phân tâm như tin nhắn điện thoại, tiếng trò chuyện,… sẽ giúp bạn giữ tập trung lâu hơn.
Tuy nhiên chả ai tập trung được trong suốt 8 tiếng làm việc dài đằng đẵng cả vì đến việc học còn chia thành nhiều tiết mà, nên bạn cũng cần kết hợp những khoảng nghỉ hợp lý để lấy lại tinh thần và năng lượng để tiếp tục “chinh chiến”. Áp dụng phương pháp Pomodoro – làm 25 phút, nghỉ 5 phút là cách quản lý thời gian hiệu quả, tăng sự tập trung được nhiều người lựa chọn.
3.8. Rèn sự kỷ luật và hình thành thói quen
Muốn quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi sự kỷ luật cao. Bạn nên tạo cho mình thói quen làm việc theo kế hoạch và duy trì tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc đề ra. Khi bạn rèn được tính cách và thói quen tốt này, mọi mục tiêu bạn đặt ra sẽ đạt được một cách ổn định.
4. Các phương pháp quản lý thời gian phổ biến hiện nay
4.1. Phương pháp M.I.T
Phương pháp Most Important Tasks (M.I.T) được phát triển từ nguyên tắc “Eat that Forg”, giúp bạn xác định và tập trung giải quyết công việc chủ chốt, khó nhằn nhất trong ngày. Không còn bị phân tán bởi quá nhiều công việc nhỏ, bạn sẽ nhắm hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất, đảm bảo những công việc ảnh hưởng lớn đến dự án được ưu tiên thực hiện.
4.2. Phương pháp Pareto 80-20
Nguyên tắc Pareto (quy luật 80-20) chỉ ra rằng 80% đầu ra/kết quả thường xuất phát từ 20% đầu vào/nguyên nhân, có nghĩa là chỉ một phần nhỏ các yếu tố lại đóng góp phần lớn vào thành công. Khi áp dụng nguyên tắc này để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần xác định đâu là 20% công việc quan trọng nhất, 20% thời gian trong ngày mà bạn làm việc sáng suốt nhất là lúc nào?
4.3. Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro (phương pháp quản cà chua) là một công cụ quản lý thời gian hiệu quả giúp tăng cường khả năng tập trung và giảm sự phân tâm trong công việc. Cụ thể, phương pháp chia thời gian làm việc thành các khoảng thời gian ngắn (thường là 25 phút) rồi nghỉ 5 phút để tái tạo năng lượng. Việc lặp lại chu kỳ này cùng cơ chế đếm ngược thời gian, tận dụng tối đa từng giây từng phút của Pomodoro sẽ giúp bạn duy trì sự tập trung cao độ trong thời gian dài mà không bị mệt mỏi.
4.4. Quản lý thời gian hiệu quả theo ma trận Eisenhower và phương pháp 4D
Ma trận Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách chia công việc thành bốn góc phần tư, mỗi góc phần tư đại diện cho một mức độ ưu tiên khác nhau dựa trên tính khẩn cấp và tầm quan trọng.
- Cấp độ 1: Khẩn cấp và quan trọng.
- Cấp độ 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp.
- Cấp độ 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng.
- Cấp độ 4: Không khẩn cấp và không quan trọng.
Và tương ứng với từng cấp thì chúng ta lại áp dụng một hành động cụ thể phù hợp được tóm tắt bằng phương pháp 4D: Do (Làm ngay), Defer (Lên kế hoạch), Delegate (Giao việc) và Delete (Loại bỏ). Với việc sử dụng ma trận Eisenhower, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để làm những việc mình yêu thích mà vẫn đạt được mục tiêu công việc.
5. Giải pháp quản lý thời gian hiệu quả Sanze
Việc sử dụng phần mềm quản lý dự án – công việc, quản lý thời gian – lịch trình đang trở thành một xu hướng phổ biến trong cuộc sống hiện đại. Thay vì phải vật lộn với việc lên kế hoạch, lập lịch biểu một cách thủ công bằng sổ tay và bảng tính phức tạp, giải pháp quản lý thời gian hiệu quả Sanze chính là lựa chọn tối ưu cho bạn.
Phần mềm Sanze có 2 giải pháp vô cùng hữu ích cho việc quản lý dự án – công việc và quản lý thời gian thông minh mang nhiều tính năng ưu việt như lập kế hoạch, tạo và đặt deadline cho từng nhiệm vụ, thiết lập lịch trình – sự kiện, nhắc nhở in-app, theo dõi và quản lý tiến độ từng thành viên qua báo cáo trực quan, cập nhật tự động theo thời gian thực.
Ngoài ra, phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện Sanze còn cung cấp các tính năng như quản lý dữ liệu trên Cloud, cùng chỉnh sửa file PDF như Canva, Google Drive, đăng bảng tin, chat và tương tác nội bộ,… giúp đội ngũ phối hợp hiệu quả, thuận tiện và linh hoạt hơn.
Với Sanze, các cá nhân sẽ không bao giờ gặp tình trạng quên lịch, công việc chất đống hay trễ deadline còn doanh nghiệp thì kiểm soát và quản lý dự án dễ dàng, không tốn thời gian họp hành đôn thúc nhân viên đặt nhắc nhở, giúp chúng ta quản lý công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian đáng kể.
Trên đây là toàn bộ chia sẻ của Sanze về cách quản lý thời gian hiệu quả, hy vọng bạn có thể áp dụng được cho phù hợp với nhu cầu bản thân và tổ chức. Quản lý thời gian luôn cần sự kiên trì nên đừng nản lòng nếu chưa nhận được kết quả ngay mà hãy tiếp tục điều chỉnh và cải thiện phương pháp quản lý thời gian đã chọn nhé.