Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng từng nghe đến từ “deadline” hay thậm chí còn từng trải qua cảm giác bối rối, kinh hoàng khi đối mặt với một đống công việc chất chồng với deadline cận kề. Nhưng bạn đã thực sự hiểu đúng deadline là gì chưa? Cùng Sanze tìm hiểu khái niệm deadline, chạy deadline là gì, cách chạy deadline công việc hiệu quả với 6 bước chi tiết và doanh nghiệp cần làm gì để đôn thúc nhân viên không làm trễ deadline trong bài viết nhé.
1. Deadline là gì? Chạy deadline là gì?
Từ “deadline” bắt nguồn từ tiếng Anh, kết hợp giữa “dead” (chết) và “line” (đường kẻ), mang ý nghĩa là giới hạn cuối cùng để hoàn thành một công việc. Trong cuộc sống hiện đại đầy bận rộn hiện nay, deadline là một khái niệm không còn xa lạ với phần lớn đám đông, ám chỉ thời hạn cuối cùng (hạn chót) mà chúng ta phải hoàn thành một nhiệm vụ, dự án hay mục tiêu nào đó. Nếu bạn làm task đó quá thời hạn cho phép tức bạn đã trễ deadline.
Chúng ta đã hiểu đúng deadline và trễ deadline là gì rồi nhưng còn chạy deadline thì sao? Chạy deadline (hay thường được nói vui là deadline “dí”) là tình trạng khi ta phải gấp rút hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian ngắn, thường là dưới áp lực của một hạn chót đã được đặt ra. Ví dụ, khi một sinh viên phải nộp bài tập vào cuối tuần nhưng không làm dần cho đỡ mải mà lại trì hoãn đến khi sát giờ phải nộp mới xong.
Chính vì để tránh bị trễ hạn nên quá trình chạy deadline đòi hỏi bạn phải tập trung cao độ, ưu tiên công việc khẩn cấp đó lên trước và tăng tốc làm việc, do đó thường đi kèm với căng thẳng, áp lực hoặc chất lượng công việc không thể bảo đảm. Vì vậy, việc lên kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả là rất quan trọng để tránh tình huống này.
2. Phân biệt deadline và dateline
Dateline và deadline là gì? Đây là hai thuật ngữ thường bị nhầm lẫn do cách phát âm tương tự và đều liên quan đến thời gian. Tuy nhiên, chúng có ý nghĩa và mục đích sử dụng hoàn toàn khác nhau:
- Dateline: Là một dấu mốc thời gian chính xác, quan trọng mà một sự kiện nào đó diễn ra, đã có sẵn trong lịch trình, đã được lên kế hoạch. Ví dụ như dateline của một cuộc họp quan trọng là vào 9h sáng ngày 25/10.
- Deadline: Là thời hạn cuối cùng để hoàn thành một công việc, nhiệm vụ hoặc dự án. Ví dụ như deadline nộp báo cáo vào ngày 25/10.
3. Ý nghĩa của deadline trong công việc
3.1. Chú trọng thực hiện các mục tiêu
Deadline không chỉ là một hạn mốc thời gian mà còn là một công cụ hiệu quả để tăng cường sự tập trung của nhân viên vào các mục tiêu, công việc khẩn cấp và quan trọng trước mắt. Cảm giác cấp bách như có một đồng hồ đếm ngược trước mắt do deadline tạo ra giúp chúng ta biết tự động ưu tiên công việc nào trước, tận dụng tối đa thời gian và tránh trì hoãn.
3.2. Cải thiện phương pháp làm việc, nâng cao chất lượng công việc
Trong môi trường làm việc, mỗi người đều có một phong cách làm việc riêng: có người thích tự đặt ra mục tiêu và tự giác hoàn thành, nhưng cũng có người cần một khung thời gian rõ ràng để tập trung hơn. Do đó, thời gian hoàn thành một công việc có thể khác nhau đáng kể giữa các cá nhân.
Nhưng với deadline, khi có áp lực thời gian, nhân viên sẽ cảm thấy tăng tính trách nhiệm và thúc đẩy họ chủ động lập kế hoạch, quản lý thời gian và tìm cách tối ưu hóa phương pháp làm việc để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng yêu cầu. Nhờ đó, họ cũng nâng cao cường độ công việc, vượt qua những giới hạn của bản thân và tạo ra kết quả vượt trội, rất có lợi với doanh nghiệp.
3.3. Phát hiện các sai sót trong công việc
Tuân thủ kế hoạch làm việc đã lập theo deadline sẽ giúp bạn chủ động hơn trong công việc. Nhờ đó, bạn có đủ thời gian để rà soát lại giúp phát hiện và khắc phục kịp thời những sai sót có thể xảy ra. Ví dụ, khi hoàn thành một bản báo cáo quan trọng trước hạn, bạn sẽ có cơ hội kiểm tra lại số liệu, các phép tính và định dạng một cách kỹ lưỡng, từ đó đảm bảo chất lượng của sản phẩm cuối cùng.
3.4. Đánh giá hiệu suất công việc
Áp dụng deadline vào công việc là cách hiệu quả để hình thành thói quen làm việc có hệ thống. Khả năng đáp ứng deadline không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn mà còn là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá năng lực của người lao động.
Bằng cách đặt ra và tuân thủ deadline thường xuyên sẽ giúp bạn rèn luyện được tính kỷ luật, nâng cao khả năng quản lý thời gian để tăng hiệu suất làm việc. Đồng thời, việc tuân thủ deadline cũng giúp bạn xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp, tạo lòng tin với đồng nghiệp, cấp trên.
Còn đối với nhà quản lý việc đặt deadline không chỉ giúp việc theo dõi, quản lý tiến độ dự án – công việc của từng cá nhân minh bạch hơn mà còn hỗ trợ phân chia các dự án phù hợp với năng lực làm việc của cấp dưới để tăng được hiệu suất công việc của họ, nâng cao khả năng thành công của dự án.
3.5. Nền tảng của thăng tiến trong sự nghiệp
Như 4 ý nghĩa nếu trên, việc đặt và tuân thủ deadline sẽ khiến cấp trên nhìn nhận bạn là người làm việc chuyên nghiệp, có kỷ luật, có năng lực làm việc. Do đó, deadline có thể giúp bạn đẩy nhanh lộ trình thăng tiến, đề xuất tăng lương trở nên có cơ sở và dễ dàng hơn. Hoặc với những công ty đặc biệt coi trọng nhân sự có tài và phù hợp, ban điều hành có thể sẵn sàng trao đổi nâng lương hay tiến cử bạn đảm nhiệm một vị trí cao hơn để bạn phát triển và gắn bó với doanh nghiệp
4. Bật mí cách chạy deadline công việc đạt hiệu quả tối đa
4.1. Lập danh sách đầu việc chi tiết
Lập kế hoạch To do list giúp bạn hình dung rõ ràng công việc cần làm, tránh tình trạng bỏ sót, sắp xếp công việc một cách hợp lý giúp làm việc hiệu quả và không trong một bớ bòng bong khi thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Nhờ có kế hoạch, bạn sẽ luôn biết mình cần làm gì tiếp theo, tránh lãng phí thời gian và có thể chủ động điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
4.2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các đầu việc
Song song với việc lên kế hoạch cụ thể, việc phân cấp công việc theo mức độ ưu tiên từ cao đến thấp cũng vô cùng quan trọng. Bạn có thể áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower trong quản lý công việc theo 2 tiêu chí khẩn cấp và quan trọng để sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên một cách hợp lý.
Việc sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên trong dự án giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, tránh tình trạng bị phân tâm vào các nhiệm vụ nhỏ lẻ, ít quan trọng gây quá tải công việc và đảm bảo mọi thứ được hoàn thành đúng tiến độ. Giống như việc lái xe trên một con đường dài, nếu bạn xác định rõ lộ trình có những mốc quan trọng, dễ nhận biết để bạn đi đến đích, bạn sẽ dễ dàng hoàn thành hành trình trong thời gian dự kiến, thậm chí là nhanh hơn.
4.3. Đặt deadline hoàn thành công việc hợp lý
Để hoàn thành tốt một công việc, chúng ta cần dành đủ thời gian cho từng giai đoạn. Việc không đặt ra deadline hợp lý cho từng task nhỏ sẽ khiến quá trình làm việc rối bời, việc này sọ việc kia và bạn phải vội vàng hoàn thành, khiến chất lượng công việc giảm sút và dễ dẫn đến sai sót.
Sau khi bạn đặt xong deadline và khối lượng công việc rồi, thỉnh thoảng có thể xảy ra tình trạng bị cấp trên đề xuất “Có thể đẩy nhanh hơn nữa được không?” vì tính chất dự án yêu cầu gấp. Lúc đó, bạn hãy bình tĩnh xem xét trước, nếu được thì thỏa thuận để có một deadline phù hợp với mong muốn đôi bên mà vẫn đạt kết quả tốt, còn không thì phải trao đổi và giải thích rõ ràng, có cơ sở để khách hàng và cấp trên hiểu, cảm thông.
4.4. Có công cụ hỗ trợ ghi chú và nhắc nhở deadline công việc
Đây là những ứng dụng, phần mềm quản lý công việc hoặc thậm chí là những cuốn sổ tay giúp chúng ta ghi lại các nhiệm vụ, hạn chót, ý tưởng và các thông tin liên quan đến công việc, là một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý deadline công việc.
Các công cụ hỗ trợ phổ biến hiện nay như Google Calender (phù hợp với cá nhân), Trello, Asana (chuyên nghiệp cho doanh nghiệp nhưng có giá thành khá cao). Tuy nhiên tiện lợi, chuyên nghiệp mà lại tối ưu chi phí nhất chính là phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện Sanze tích hợp giải pháp quản lý dự án – công việc.
Việc sử dụng Sanze với nhiều tính năng trong quản lý tiến độ dự án – deadline công việc đem lại lợi ích như:
- Tập trung hơn: Với tính năng lên To do list, tạo bảng Kanban “To do – Doing – Check – Done” giúp bạn tập trung làm những công việc định sẵn trong ngày, không còn phải lo lắng về việc quên việc hay bị phân tâm bởi những suy nghĩ về những việc cần làm tiếp theo.
- Quản lý thời gian hiệu quả: Với tính năng đặt thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc rõ ràng, tính năng ghi chép mô tả chi tiết công việc, đặt công việc theo mức độ quan trọng cao – trung bình – thấp giúp bạn dễ dàng phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ và quản lý công việc hiệu quả.
- Theo dõi, đánh giá tiến độ, hiệu suất trực quan: Với bảng Kanban, sơ đồ Gantt giúp nhà quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt tiến độ làm việc theo ngày, theo tuần của nhân viên. Đồng thời việc trực quan hóa hiệu suất, khối lượng hoàn thành công việc thành các biểu đồ tròn, đường,… tại bảng điểu khiển Dashboard thông minh, cập nhật và báo cáo tự động cũng giúp lãnh đạo đánh giá dễ dàng và đưa ra các quyết định kịp thời.
- Cộng tác dễ dàng: Giải pháp quản lý dự án – công việc Sanze với tính năng đồng chỉnh sửa PDF, bình luận nhận xét trong từng tác vụ nhỏ, chat trực tiếp trên phần mềm giúp làm việc nhóm hiệu quả, thuận tiện.
- Tăng tính minh bạch và trách nhiệm: Tất cả các thông tin về công việc, tiến độ, hiệu suất của mọi thành viên nhóm đều được thể hiện tại bảng Dashboard, giúp tăng sự rõ ràng và trách nhiệm ở mỗi cá nhân tham gia vào dự án.
4.5. Quyết tâm và cố gắng hoàn thành đúng deadline
Để đạt được thành công trong sự nghiệp, sự kiên trì và nỗ lực không ngừng là yếu tố không thể thiếu. Đặt deadline công việc chỉ trở nên có ý nghĩa khi bạn quyết tâm thực hiện với sự kỷ luật và cam kết. Thiếu cố gắng, kỷ luật thường dẫn đến việc trì hoãn và tìm kiếm những lý do để biện minh cho sự lười biếng.
Trong một cuộc đua marathon, người chiến thắng không chỉ là người chạy nhanh nhất mà còn là người biết cách duy trì tốc độ và sức bền. Tương tự, nếu bạn kiên trì tuân thủ deadline, bạn sẽ đạt được những mục tiêu đề ra và thành công trong cuộc đua sự nghiệp.
4.6. Đề nghị sự hỗ trợ khi cần
Việc gặp phải trở ngại trong quá trình làm việc là điều khó tránh khỏi. Thay vì tự mình loay hoay, hãy chủ động tìm kiếm sự hỗ trợ của cấp trên, đồng nghiệp. Do tính chất liên phòng ban của dự án, sự hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau là vô cùng quan trọng. Việc này không chỉ giúp giải quyết công việc trôi chảy, hiệu quả hơn mà còn tạo ra một môi trường làm việc gắn kết, sẵn sàng giúp đỡ nhau khi cần.
5. Các nguyên nhân thường gặp khiến bạn bị trễ deadline
Cuộc sống luôn chứa đựng những bất ngờ, đặc biệt là những yếu tố khách quan nằm ngoài tầm kiểm soát của chúng ta. Lỗi kỹ thuật, sự cố về điện, mạng lưới bất ổn là những ví dụ điển hình có thể làm gián đoạn công việc bất cứ lúc nào, khiến bạn bị trễ deadline.
Dù không thể kiểm soát hoàn toàn những yếu tố khách quan, chúng ta vẫn có thể chủ động ứng phó bằng cách xây dựng các phương án dự phòng để giảm thiểu tối đa các rủi ro có thể xảy ra. Việc sao lưu dữ liệu thường xuyên, mang theo sạc dự phòng, đăng ký 4G hoặc sử dụng các công cụ làm việc trực tuyến như Google Drive, Microsoft Office có thể giúp bạn giảm tính chất nghiêm trọng khi gặp phải sự cố.
Bên cạnh các yếu tố khách quan thì các nguyên nhân chủ quan sau đây cũng có thể khiến bạn bị trễ deadline: Thiếu kế hoạch chi tiết, đặt deadline không phù hợp với năng lực bản thân, quản lý thời gian kém, chồng chéo nhiều deadline một lúc, thiếu sự kiên nhẫn đến cùng trong thực hiện và làm y như khuôn mẫu của người khác mà không chỉnh sửa lại.
6. Doanh nghiệp nên làm gì để đôn thúc nhân viên không làm trễ deadline?
Muốn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, nhân viên không làm trễ deadline để đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng tiến độ, doanh nghiệp nên:
- Đặt ra các quy tắc về deadline: Có những quy định rõ ràng về việc tuân thủ deadline, hậu quả khi vi phạm và khen thưởng nếu hoàn thành deadline trước thời hạn. Tuy nhiên các quy tắc này cũng cần linh hoạt trong một số trường hợp khách quan như khách hàng đổi ý tưởng, yêu cầu, sự cố mất điện,…
- Xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp: Minh bạch về mục tiêu dự án, nâng cao tính trách nhiệm ở từng cá nhân và khuyến khích sự trao đổi chủ động, sẵn sàng hỗ trợ nhau trong làm việc nhóm.
- Cung cấp các công cụ hỗ trợ: Trang bị cho nhân viên phần mềm quản lý dự án – công việc dễ dùng, dễ theo dõi, nơi trao đổi nội bộ và ứng dụng lưu trữ file thống nhất. Phần mềm Sanze đáp ứng mọi tiêu chí trên khi vừa có giải pháp quản lý dự án, quản lý dữ liệu – văn bản trên Cloud, tính năng chat, bình luận, tương tác ngay trong một nền tảng.
- Tổ chức các khóa đào tạo: Đào tạo nhân viên về kỹ năng quản lý thời gian, lập kế hoạch, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề,…
- Đánh giá và khen thưởng: Thường xuyên đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên với deadline, chất lượng công việc và tiến hành khen thưởng cho những nhân viên hoàn thành công việc xuất sắc để tạo động lực cố gắng.
- Răn đe và kỷ luật: Đối với những trường hợp nhân viên thường xuyên trễ deadline, cần tìm hiểu nguyên nhân trước. Nếu là nguyên nhân đúng đắn thì cùng bàn lại để đưa ra các biện pháp hỗ trợ phù hợp, còn không thì phải có sự khiển trách và răn đe để tránh “Một con sâu làm rầu nồi canh”, khiến cả dự án bị trì trệ và có kết quả không tốt.
- Lãnh đạo là tấm gương: Lãnh đạo cần đi đầu làm gương, một lãnh đạo đi làm đúng giờ, tuân thủ nguyên tắc lúc nào cũng có được sự kính trọng và noi theo ở cấp dưới hơn.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm deadline, chạy deadline là gì, ý nghĩa của deadline trong công việc cũng như cách chạy deadline công việc hiệu quả với 6 bước hướng dẫn chi tiết được Sanze chia sẻ bên trên. Hãy chia sẻ bài viết này với mọi người nếu bạn thấy hữu ích để cùng nhau nâng cao hiệu quả làm việc. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào chưa được giải đáp thì đừng ngại liên hệ với Sanze để được tư vấn miễn phí nhé.