Theo nghiên cứu của Deloitte (2023), gần 70% doanh nghiệp tham gia khảo sát “Measuring Value from Digital Transformation survey” nhận định chuyển đổi số là “khoản đầu tư quan trọng nhất ở hiện tại và cả tương lai mà các tổ chức có thể thực hiện để thúc đẩy giá trị doanh nghiệp”.
Và số hóa quy trình được xem là bước đệm quan trọng, then chốt đầu tiên trong hành trình chuyển đổi số nhưng nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa hiểu rõ nó là gì? Vậy hãy đi vào tìm hiểu khái niệm, lợi ích và giải pháp số hóa quy trình toàn diện, tối ưu chi phí Sanze trong bài viết.
1. Số hóa quy trình là gì?
Số hóa quy trình là quá trình chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ truyền thống sang dạng số, sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI), bộ học máy (Machine Learning), điện toán đám mây, phần mềm quản trị số,… để tối ưu và tự động hóa các hoạt động vận hành doanh nghiệp. Khác với việc đơn thuần chuyển tài liệu giấy sang dạng điện tử, nó bao gồm cả việc tái cấu trúc và cải tiến quy trình để tận dụng tối đa trợ giúp của kỹ thuật – công nghệ nhằm gia tăng lợi thế cạnh tranh.
2. Lợi ích của việc số hóa quy trình doanh nghiệp
Theo khảo sát từ 900 nhà quản trị doanh nghiệp của IDC, gần 80% doanh nghiệp đã hoặc đang triển khai số hóa với hơn một nửa trong đó gặt hái và ghi nhận nhiều thành quả tích cực. Thống kê của Harvard Business Review cũng cho thấy có đến 80% chia sẻ việc số hóa quy trình làm việc đã cải thiện đáng kể trải nghiệm và hiệu suất của nhân viên.
Đây là những con số ấn tượng chứng minh tầm quan trọng và lợi ích của việc số hóa quy trình doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện đại. Cụ thể nó giúp tổ chức:
- Tối ưu quy trình quản lý nhờ tự động hóa nhiều tác vụ truyền thống, giảm nhu cầu xử lý trên giấy tờ hay các lỗi trong tính toán, nhập liệu thủ công,… Vừa giúp nâng cao năng suất, hiệu quả công việc vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành tổ chức.
- Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu được tổng hợp trực quan hóa với biểu đồ, đồ thị trên bảng điều khiển Dashboard.
- Cải thiện sự phối hợp làm việc khi cho phép cộng tác, thực hiện chung một dự án bất kể vị trí là làm tại văn phòng hay làm việc từ xa.
- Tăng tính minh bạch, tránh ngụy biện đổ lỗi nhờ đo lường dựa trên thời gian thực, thống kế báo cáo tự động,…
- Bảo mật dữ liệu doanh nghiệp tốt hơn với nhiều lớp xác thực bảo vệ.
- Linh hoạt trước sự thay đổi, các rủi ro bất ngờ như đại dịch Covid 19 đã từng.
- Bảo vệ môi trường nhờ giảm giấy thải từ các tài liệu in ấn.
3. Thách thức và suy nghĩ sai lầm khi thực hiện số hóa quy trình
Rào cản công nghệ thường là thách thức đầu tiên mà doanh nghiệp gặp phải. Nhiều tổ chức đang vận hành với hệ thống lỗi thời hoặc không đồng bộ, gây khó khăn trong việc tích hợp giải pháp số hóa và làm gián đoạn hoạt động kinh doanh trong quá trình chuyển đổi.
Nhân sự cũng đặt ra thách thức lớn trong việc triển khai và vận hành các quy trình muốn áp dụng số hóa. Không chỉ là vấn đề về thiếu nhân lực đáp ứng được yêu cầu về kỹ năng số mà còn nằm ở thái độ chống đối từ nhân viên vì lo ngại việc số hóa sẽ làm mất đi công việc của họ hay gặp khó khăn trong việc thích nghi với cách làm việc mới (thường thấy ở các công ty sản xuất).
Theo “Báo cáo thường niên chuyển đổi số doanh nghiệp 2022” được Bộ kế hoạch và đầu tư phát hành, chưa đến 40% doanh nghiệp có ngân sách để đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số. Điều này đã thể hiện thách thức hạn chế về chi phí đầu tư ban đầu phổ biến ở nhiều tổ chức Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Ngoài ra một vài suy nghĩ sai lầm sau đây của doanh nghiệp khi thực hiện số hóa quy trình cũng khiến quá trình này gặp nhiều trắc trở:
- Cứ áp dụng số hóa là thành công, không cần mục tiêu SMART, chiến lược hay kế hoạch, lộ trình rõ ràng gì hết.
- Suy nghĩ rằng chỉ các công ty lớn mới cần số hóa quy trình là một định kiến cần xóa bỏ.
- Vội vàng theo đuổi xu hướng số hóa mà chưa thực sự hiểu rõ, đánh giá đúng nhu cầu và năng lực thực tế của doanh nghiệp cũng là một sai lầm nghiêm trọng.
4. Giải pháp số hóa quy trình toàn diện, tối ưu chi phí Sanze
4.1. Số hóa quy trình làm việc
Sanze mang đến giải pháp quản lý dự án – công việc hiệu quả với khả năng tự động hóa các quy trình làm việc lặp lại qua tạo dự án mới theo dự án mẫu, giúp giảm thiểu thời gian xử lý công việc hành chính lên đến 65%. Với thiết kế theo nguyên tắc tối giản của người Nhật, giao diện Sanze thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng người dùng, kể cả nhân viên chưa từng trải nghiệm phần mềm công nghệ.
Hệ thống tích hợp các công cụ quản lý công việc tiên tiến, cho phép theo dõi tiến độ dự án theo thời gian thực. Phần mềm Sanze giúp doanh nghiệp giải quyết được bài toán về các công tác lên kế hoạch, phân công, giám sát và đánh giá hiệu suất công việc của đội ngũ dự án/từng nhân viên. Nhà quản trị cũng có thể linh hoạt chuyển đổi giao diện xem từ dạng To do list đến bảng Kanban, sơ đồ Gantt hay Dashboard báo cáo giúp theo dõi sát sao, chính xác.
4.2. Số hóa văn bản, dữ liệu doanh nghiệp
Với giải pháp quản lý văn bản và dữ liệu doanh nghệp an toàn trên Cloud, thông minh và khoa học khi phân cấp theo thư mục cha-con, Sanze giúp doanh nghiệp chuyển đổi, tổ chức toàn bộ tài liệu giấy sang định dạng số một cách có hệ thống. Hệ thống hỗ trợ đa dạng định dạng tài liệu tải lên từ ảnh jpg/png, file pdf, docx,… có dung lượng tối đa lên đến 5GB.
Tính năng thiết lập quyền truy cập theo phòng ban/chia sẻ cho khách hàng qua email có thể set ngày hết hạn, hệ thống bảo mật xác thực hai lớp với mật khẩu và mã OTP đảm bảo an toàn cho dữ liệu nhạy cảm của doanh nghiệp khi số hóa quy trình. Kết hợp với khả năng sao lưu tự động theo version (lên đến 10 ver) giúp bạn khôi phục, backup lại các tài liệu cần thiết khi cần hoặc gặp phải các sự cố an ninh mạng.
4.3. Số hóa quy trình phê duyệt
Sử dụng Sanze giúp lãnh đạo tinh gọn quy trình phê duyệt qua khả năng phê duyệt online với chữ ký và con dấu điện tử nhanh chóng chỉ bằng thao tác kéo thả. Đồng thời khi phê duyệt công văn online bằng Sanze còn đảm bảo không bị lộ các kế hoạch chiến lược như xử lý trên văn bản giấy nhờ chuyển giao trực tiếp quyền xét duyệt cho riêng lãnh đạo.
Giải pháp này kết hợp với giải pháp quản lý dữ liệu trên Cloud ở trên sẽ giúp bảo vệ môi trường khi giảm lượng tiêu thụ giấy trong in tài liệu đến 60%. Nhân sự cũng nhận phản hồi và được xử lý các yêu cầu cần gấp dù CEO vắng mặt, vừa giúp lãnh đạo không còn gặp tình trạng giấy tờ chất đống trên bàn làm việc
4.4. Quản lý lịch trình cuộc họp
Tính năng đặt lịch theo 4 loại tùy mục đích khác nhau từ lịch phỏng vấn trong ngày, lịch tham gia event qua ngày, lịch công tác có kỳ hạn hay lịch họp định kỳ hàng ngày/hàng tuần. Nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi, quản lý thời gian biểu của từng cá nhân trong nhóm dự án để sắp xếp, đăng ký các lịch họp phù hợp với tất cả mọi người.
Trong thời đại công nghệ 4.0, việc áp dụng giải pháp số hóa quy trình không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp chuyển đổi số. Sanze được nhiều công ty Nhật tin dùng, với hơn 15+ module tích hợp toàn diện trong một và chi phí tối ưu chỉ 85.000đ/user/tháng đang khẳng định vai trò là đối tác đáng tin cậy trong hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam đạt được mục tiêu số hóa một cách hiệu quả và bền vững.