Kaizen là gì? Lợi ích và 7 bước triển khai mô hình Kaizen

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp luôn tìm kiếm những phương pháp tối ưu hóa nhằm nâng cao hiệu suất và cải thiện quy trình làm việc. Kaizen – triết lý cải tiến liên tục đến từ Nhật Bản, là một trong những phương pháp quản trị hiệu quả và bền vững giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu này. Vậy Kaizen là gì? Hãy cùng Sanze tìm hiểu lợi ích của Kaizen là gì và quy trình 7 bước triển khai mô hình Kaizen thành công cho doanh nghiệp.

1. Triết lý cải tiến liên tục – Kaizen là gì?

Kaizen là một triết lý quản lý xuất phát từ Nhật Bản, tập trung vào việc cải tiến liên tục các quy trình trong doanh nghiệp. Từ “Kaizen” kết hợp hai chữ tiếng Nhật: “Kai” (thay đổi) và “Zen” (tốt hơn). Không giống như các phương pháp quản lý tập trung vào những thay đổi mang tính đột phá khác, Kaizen hoạt động như những giọt nước làm nên sông, âm thầm len lỏi vào từng ngóc ngách của doanh nghiệp, mang đến những cải tiến không ngừng nghỉ, từng bước một, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Triết lý Kaizen còn là một phần trong văn hóa doanh nghiệp Nhật, nơi mọi cá nhân được khuyến khích đề xuất, đóng góp ý tưởng vào việc cải tiến tổ chức, góp phần tạo nên một môi trường làm việc tích cực và gắn kết. Điều đặc biệt của Kaizen là không đòi hỏi các công cụ phức tạp hay nguồn lực lớn mà chỉ cần tới 7 công cụ thống kê: biểu đồ Pareto, sơ đồ nguyên nhân-kết quả,… hay mô hình 5S, six sigma để hỗ trợ quá trình cải tiến.

Ban đầu, Kaizen nổi bật nhờ áp dụng thành công tại Toyota, sau đó được mở rộng đến nhiều công ty và quốc gia khác trên toàn thế giới. Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu nhận ra lợi ích, tầm quan trọng của việc cải tiến liên tục và đang từng bước xây dựng một nền văn hóa Kaizen.

2. Lợi ích của Kaizen là gì với doanh nghiệp?

Triển khai mô hình Kaizen trong doanh nghiệp đem đến nhiều lợi ích, giá trị thiết thực và lâu dài như sau:

• Nâng cao hiệu suất làm việc: Kaizen giúp thúc đẩy hiệu suất làm việc thông qua việc loại bỏ những yếu tố không cần thiết và cải thiện quy trình, tạo nên một hệ thống hoạt động, vận hành hiệu quả. Các nhân viên không ngừng cải tiến cách làm việc của mình, tìm kiếm các phương pháp tối ưu nhất để hoàn thành deadline công việc.
• Tạo động lực làm việc và giữ chân nhân sự: Khác với việc áp đặt mục tiêu một chiều, Kaizen tạo điều kiện cho nhân viên chủ động tham gia, chia sẻ ý kiến một cách cởi mở và ghi nhận, khen thưởng những đóng góp dù là nhỏ nhất. Điều này giúp nhân viên có động lực làm việc và gắn bó còn doanh nghiệp thì thu hút và giữ chân được nhân tài, xây dựng được đội ngũ làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp.
• Nâng cao tinh thần đồng đội: Triết lý Kaizen khuyến khích sự tham gia và đóng góp của tất cả các thành viên trong tổ chức, từ cấp quản lý đến nhân viên, ai cũng có thể chia sẻ ý tưởng và đề xuất. Sự hợp tác này không chỉ tăng cường hiệu quả công việc mà còn cải thiện tinh thần đồng đội trong doanh nghiệp, hình thành nên một môi trường làm việc tích cực và gắn kết.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Triết lý Kaizen với nhiều nguyên tắc khuyến khích xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, tuân thủ kỷ luật, đoàn kết, hỗ trợ lẫn nhau, minh bạch,…
• Cải thiện kỹ năng lãnh đạo: Áp dụng Kaizen giúp các nhà quản trị cải thiện kỹ năng lãnh đạo vì cần lắng nghe ý kiến từ cấp dưới, học cách dẫn dắt, hỗ trợ nhân viên trong quá trình cải tiến và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu thực tế thay vì chỉ ra lệnh.
• Giảm lãng phí và tăng khả năng cạnh tranh: Với phương pháp cải tiến không ngừng nghỉ, Kaizen tối ưu hóa mọi khâu trong quy trình sản xuất, giảm thiểu sự lãng phí về thời gian chờ đợi, nguyên vật liệu, giảm thiểu lỗi sản phẩm. Kết quả là, doanh nghiệp không chỉ tạo ra những sản phẩm, dịch vụ vượt trội mà còn tiết kiệm chi phí, tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

3. 7 bước triển khai mô hình Kaizen thành công cho doanh nghiệp

3.1. Xác định hiện trạng và thiết lập mục tiêu

Bước khởi động một hành trình cải tiến theo mô hình Kaizen là gì? Đó luôn là hiểu rõ tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Qua quá trình phân tích kỹ lưỡng, ta có thể nhận diện những điểm yếu, bất cập, các vấn đề đang tồn tại và từ đó xác định rõ mục tiêu cần cải tiến. Hãy thiết lập những mục tiêu SMART, vừa tầm với để doanh nghiệp theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

Bạn đã nắm rõ bản chất thực sự của phương pháp cải tiến liên tục Kaizen là gì không? Phương pháp này không đòi hỏi nguồn lực quá lớn mà chú trọng vào sức bền trong nội tại doanh nghiệp, chính sự tích lũy dần dần những thay đổi nhỏ mới tạo nên những đột phá lớn. Do đó, nên chắc chắn và chuẩn bị kỹ càng từ khâu này và bắt đầu từ quy mô nhỏ để kiểm chứng hiệu quả trước khi áp dụng rộng rãi ở quy mô cấp doanh nghiệp, đảm bảo các bước sau theo đúng hướng.

3.2. Xác định nguyên nhân của các vấn đề

Sau khi thiết lập mục tiêu, bước tiếp theo là xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề. Thông qua các phương pháp phân tích như kỹ thuật 5 Whys (5 Tại sao) hay biểu đồ Ishikawa (biểu đồ xương cá), doanh nghiệp có thể đào sâu, tìm ra các nguyên nhân thực sự dẫn đến vấn đề và giải quyết tận gốc chúng thay vì chỉ sửa chữa trên bề mặt nổi tạm thời. Điều này đảm bảo rằng mọi cải tiến đều mang lại hiệu quả lâu dài.

3.3. Đề xuất giải pháp cho vấn đề

Tìm được căn nguyên của vấn đề xong thì bước chúng ta cần thực hiện tiếp theo trong quy trình Kaizen là gì? Hiển nhiên là phải tìm ra những giải pháp tối ưu cho vấn đề rồi.

Việc này cần sự hợp tác chặt chẽ trong đội ngũ, như câu tục ngữ “Một cây làm chẳng nên non – Ba cây chụm lại nên hòn núi cao”. Hãy khuyến khích tất cả mọi người đóng góp ý tưởng dù là những ý tưởng tưởng chừng như đơn giản nhất để tìm ra hướng đi mới, phương án tối ưu nhất rồi lập kế hoạch hành động cụ thể kèm theo các tiêu chí đánh giá rõ ràng, đo lường được.

3.4. Thực hiện giải pháp Kaizen

Đã đến giai đoạn triển khai Kaizen dựa trên những gì đã lên kế hoạch. Chúng ta có thể thực hiện các thử nghiệm ở quy mô nhỏ hoặc triển khai từng bước cẩn thận để đánh giá hiệu quả trước khi áp dụng rộng rãi trong doanh nghiệp.

Và trong suốt quá trình triển khai cần có sự theo dõi, đánh giá thường xuyên từ các cấp quản lý, các bên liên quan. Để đảm bảo hiệu quả, chúng ta có thể kết hợp áp dụng mô hình Kaizen với mô hình PDCA (Plan-Do-Check-Act) để kiểm soát và cải tiến liên tục trong quá trình triển khai.

3.5. Phân tích và đánh giá

Dựa trên số liệu thu thập được sau thực thi, chúng ta sẽ đánh giá hiệu quả, lợi ích khi sử dụng Kaizen là gì so với tình hình trước đó qua số liệu về hiệu suất, chất lượng sản phẩm, thời gian hoàn thành công việc trước và sau khi triển khai. Phần lớn các hoạt động cải tiến theo phương pháp Kaizen đều cho thấy những kết quả tích cực và khả quan.

3.6. Cải thiện và tối ưu chuẩn hóa mô hình Kaizen

Khi đánh giá kết quả, chúng ta có thể nhận thấy một số hạn chế của giải pháp hoặc cơ hội để hoàn thiện hơn. Hãy nhanh chóng điều chỉnh những điểm này để “kaizen” chính quy trình Kaizen mà bạn đang thực hiện, không ngừng tự học hỏi và nâng cao cải tiến.

3.7. Lặp lại mô hình Kaizen đã chuẩn hóa

Việc triển khai Kaizen cần duy trì một vòng tuần hoàn liên tục. Ngay cả khi đã áp dụng thành công, doanh nghiệp cần chủ động lặp lại để đánh giá và phát hiện thêm các vấn đề mới có thể phát sinh để cải tiến tiếp.

4. 10 nguyên tắc cốt lõi của triết lý Kaizen là gì?

Doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc để đạt được hiệu quả cao trong quá trình triển khai mô hình Kaizen là gì? Có tổng cộng 10 nguyên tắc cốt lõi đã được Sanze tổng hợp dưới đây:

• Tập trung vào khách hàng: Mọi cải tiến trong Kaizen đều hướng đến nâng cao trải nghiệm và giá trị cho khách hàng. Sản phẩm, dịch vụ cần đáp ứng tốt nhất nhu cầu, mong đợi của người dùng, lấy lợi ích khách hàng làm trọng tâm.
• Không ngừng cải tiến: Khái niệm “hoàn thành” không tồn tại trong triết lý Kaizen. Mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ đều cần được liên tục cải tiến để đáp ứng các tiêu chuẩn, yêu cầu mới từ khách hàng, thị trường.
• Văn hóa không đổ lỗi: Kaizen tập trung vào việc khắc phục, giải quyết vấn đề và rút kinh nghiệm thay vì đổ lỗi cho cá nhân.
• Văn hóa mở: Hãy tạo môi trường giao tiếp cởi mở, nơi mọi người có thể chia sẻ quan điểm và yêu cầu hỗ trợ khi cần
• Khuyến khích làm việc nhóm: Các đội nhóm được xây dựng để đảm nhận nhiệm vụ cụ thể, với sự lãnh đạo của các trưởng nhóm có khả năng điều hành tốt để đội ngũ cùng hợp tác, giải quyết vấn đề.
• Hợp tác liên phòng ban: Kaizen khuyến khích sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau để tận dụng nguồn lực toàn diện, nâng cao hiệu quả trong công việc.
• Xây dựng mối quan hệ hữu hảo: Doanh nghiệp không được ủng hộ sự cạnh tranh coi nhau như kẻ thù giữa các nhân viên, đồng thời cần đầu tư vào các buổi đào tạo, tương tác gắn kết giữa nhân viên và lãnh đạo để tạo một môi trường làm việc hài hòa, tích cực.
• Tinh thần kỷ luật và tự giác: Triết lý Kaizen đề cao tinh thần tự giác và ý thức kỷ luật, tự nguyện tuân thủ các quy tắc của công ty ở từng nhân viên.
• Thông tin nhất quán và minh bạch: Thông tin cần được chia sẻ rộng rãi, thống nhất trong công ty để mọi người có thể hiểu rõ tình hình và mục tiêu chung.
• Thúc đẩy năng suất: Kết hợp tổ chức chương trình đào tạo nội bộ, phân quyền hợp lý để phát huy năng lực của nhân viên và tạo điều kiện, cơ hội cho mọi người được ghi nhận, khen thưởng kịp thời.

5. Case Study về mô hình Kaizen của Toyota

Toyota là doanh nghiệp tiên phong áp dụng Kaizen đã gặt hái nhiều thành công, đưa thương hiệu trở thành một trong những biểu tượng sản xuất ô tô hàng đầu thế giới. Sau Thế chiến II, trong bối cảnh Nhật Bản chịu áp lực kinh tế và thiếu hụt tài nguyên, Toyota đã tận dụng triết lý Kaizen để tối ưu hóa quy trình sản xuất, cải thiện từng bước nhỏ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả vận hành.

Mô hình Kaizen của Toyota chủ yếu dựa trên khung 5S với sự cam kết tham gia của toàn bộ nhân viên. Hằng năm, công ty nhận về hàng triệu đề xuất cải tiến từ họ với tỷ lệ ứng dụng thực tế vô cùng kinh ngạc lên đến hơn 90%. Nhờ Kaizen 5S, Toyota duy trì môi trường làm việc khoa học và sạch sẽ, tối ưu hóa quy trình theo các bước sau:

• Sàng lọc (Seri): Toyota xác định các yếu tố cản trở hiệu quả để loại bỏ, tối ưu chi phí sản xuất.
• Sắp xếp (Seiton): Mọi thứ được tổ chức gọn gàng, ngăn nắp theo 4 tiêu chí dễ thấy – dễ tìm – dễ lấy – dễ trả.
• Sạch sẽ (Seiso): Mỗi ngày, nhân viên vệ sinh và bảo dưỡng khu vực làm việc để đảm bảo không gian thoáng mát, sạch sẽ.
• Săn sóc (Seiketsu): Kiểm tra định kỳ nhằm duy trì các tiêu chuẩn đã đặt ra, từng bước hướng tới sự hoàn thiện của mô hình 5S.
• Sẵn sàng (Shitsuke): Mọi nhân viên hiểu và tuân thủ các giai đoạn trên, góp phần xây dựng văn hóa Kaizen vững mạnh trong toàn công ty.

6. Các công cụ hỗ trợ triển khai Kaizen

Nếu như các bạn theo dõi từ đầu đến cuối thì chắc chắn đã theo dõi được nhiều công cụ hỗ trợ cho việc triển khai Kaizen đạt hiệu quả cao gồm phương pháp 5 Whys, biểu đồ Ishikawa, mô hình 5W-1H trong xác định vấn đề (3.2) hay mô hình PDCA, mô hình Kaizen 5S trong quá trình triển khai (3.4.),…

Nhưng trong thời đại công nghệ phát triển, đổi mới không ngừng ngày nay, khái niệm “hiệu quả” trong Kaizen là gì dần được định nghĩa là giúp mọi người hoàn thành công việc tốt hơn với ít nỗ lực hơn qua những cách làm thông minh.

Nhiều doanh nghiệp đã tận dụng công nghệ 4.0 để tối ưu hóa quy trình làm việc, loại bỏ các công đoạn không cần thiết và tập trung vào những hoạt động tạo ra giá trị gia tăng. Một ví dụ điển hình như là việc sử dụng phần mềm quản lý dự án Sanze – phần mềm đã được nhiều doanh nghiệp Nhật Bản kỹ tính tin dùng vì các lợi ích vô cùng thiết thực sau:

• Quản lý dự án chuyên sâu: Từ lập kế hoạch, phân công đến theo dõi và quản lý tiến độ dự án, Sanze hỗ trợ toàn diện qua các công cụ trực quan hóa như Kanban Board, Gantt Chart và bảng điều khiển Dashboard tự động báo cáo, giúp việc quản lý trở nên hiệu quả, minh bạch hơn.
• Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Sanze cho phép người dùng phân chia công việc cụ thể theo phòng ban, cá nhân đảm nhận, theo nhãn tác vụ, thêm tác vụ con và đặt deadline công việc linh hoạt, đảm bảo mọi nhiệm vụ đều rõ ràng, tăng tinh thần trách nhiệm của mỗi nhân viên.
• Hỗ trợ cộng tác thời gian thực: Tính năng chỉnh sửa tài liệu PDF theo thời gian thực như Canva, Google Drive giúp thành viên nhóm phối hợp nhanh chóng, trơn tru hơn, tiết kiệm thời gian trao đổi qua lại trên nền tảng khác, tăng năng suất và đảm bảo thông tin được bảo mật an toàn trong nội bộ.
• Tích hợp nhiều chức năng: Không chỉ dừng lại ở quản lý dự án, phần mềm Sanze còn tích hợp tất cả trong một, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự, tài liệu, đăng bản tin truyền thông nội bộ, quản trị khách hàng,… mang lại trải nghiệm quản lý toàn diện trên một nền tảng duy nhất.
• Giao diện thân thiện và linh hoạt: Với thiết kế trực quan, người dùng có thể tùy chỉnh giao diện từ To do list sang bảng Kanban hoặc sơ đồ Gantt, giúp quá trình sử dụng phần mềm trong quy mô cấp doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.
• Quản lý tài nguyên tối ưu: Mỗi tác vụ đều có thể đính kèm tài liệu và đi kèm với mục Wiki – nơi lưu trữ thông tin, giúp người dùng dễ dàng tra cứu tài nguyên cần thiết.
• Chi phí hợp lý: Với mức giá cạnh tranh chỉ 85.000đ/user/tháng lại không tốn phí đào tạo, cùng thời gian trải nghiệm miễn phí lên đến 30 ngày, phần mềm Sanze là giải pháp vô cùng phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các Start-up trong quản lý đội nhóm.

Mọi kiến thức về Kaizen là gì đã được Sanze hết lòng chia sẻ bên trên. Hy vọng qua bài viết, bạn đã nắm trọn vẹn 7 bước triển khai mô hình Kaizen thành công cho doanh nghiệp cùng 10 nguyên tắc cốt lõi của triết lý Kaizen là gì? Nếu bạn còn thắc mắc gì chưa rõ hãy liên hệ với Sanze để được tư vấn, giải đáp tận tình nhé.