Trước khối lượng công việc chồng chất và thời gian eo hẹp, bạn đã bao giờ cảm thấy như lạc vào một mê cung nhiệm vụ? Mọi thứ dường như đều gấp gáp và quan trọng, khiến bạn bị quá tải, không biết bắt đầu từ đâu. Lúc này, ma trận quản lý thời gian Eisenhower sẽ là phương pháp hữu ích giúp bạn định hướng và ưu tiên các nhiệm vụ nào cần giải quyết trước một cách hiệu quả.
1. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì? Lợi ích?
Ma trận Eisenhower, được đặt theo tên của Tổng thống thứ 34 của Mỹ – Dwight D. Eisenhower, là một công cụ quản lý thời gian hiệu quả dù có vẻ khá đơn giản. Nó giúp chúng ta phân loại công việc dựa trên hai tiêu chí quan trọng: độ quan trọng và tính khẩn cấp. Bằng cách hình dung các công việc dưới dạng một ma trận 2×2, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định những nhiệm vụ cần ưu tiên và những nhiệm vụ trì hoãn được hoặc bàn giao cho người khác.
Lợi ích khi áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower:
- Tăng năng suất làm việc: Khi tập trung vào những công việc quan trọng, chúng ta sẽ loại bỏ được những việc không cần thiết, hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong thời gian ngắn hơn.
- Phân bổ thời gian hợp lý: Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là công cụ đắc lực giúp chúng ta phân chia thời gian hiệu quả cho từng nhiệm vụ, chủ động sắp xếp công việc và tránh tình trạng bị quá tải.
- Giảm stress: Việc loại bỏ các công việc không cấp thiết, không quan trọng giúp bạn không còn bị cuốn vào vòng xoáy của hàng tá công việc, giảm bớt căng thẳng và áp lực.
- Cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Khi biết cách quản lý thời gian theo ma trận Eisenhower, bạn có thể có thời gian thư giãn giúp trạng thái tinh thần thoải mái.
- Đạt được mục tiêu cá nhân và doanh nghiệp: Ma trận Eisenhower giúp chúng ta xác định rõ các mục tiêu và tập trung vào những công việc hỗ trợ đạt được mục tiêu đó.
2. Bản chất của ma trận quản lý thời gian Eisenhower
Bản chất của ma trận Eisenhower là giúp chúng ta tập trung vào những việc quan trọng thay vì bị cuốn vào những việc khẩn cấp nhưng không mang lại giá trị lâu dài. Bởi nhiều người còn nghĩ rằng các nhiệm vụ cấp bách tương đương với quan trọng nhưng thực tế thì không hẳn là vậy và ma trận quản lý thời gian Eisenhower đã làm rõ nó qua việc chia danh sách tác vụ thành 4 ô.
Điều này có nghĩa là bạn sẽ không còn lãng phí thời gian và sức lực vào những công việc nhỏ nhặt, không cần thiết mà thay vào đó sẽ tập trung vào những nhiệm vụ có tác động lớn đến mục tiêu dài hạn như sự thăng tiến của bản thân hay sự thành công, phát triển của doanh nghiệp.
3. 4 cấp độ cơ bản trong ma trận Eisenhower
3.1. Cấp độ 1: Khẩn cấp và quan trọng
Đây là những công việc cần được giải quyết ngay lập tức, không thể trì hoãn và có ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Chúng ta thường bắt gặp các nhiệm vụ này khi có sự cố bất ngờ, deadline công việc cận kề hoặc những dự án trọng yếu. Ví dụ như khắc phục sự cố hệ thống, chuẩn bị bản báo cáo tiến độ dự án cho khách hàng vào cuối ngày.
Hãy áp dụng nguyên tắc “Eat That Forg” – Hoàn thành công việc khó khăn và quan trọng nhất ngay từ đầu đối với các công việc được phân vào cấp độ 1 của ma trận quản lý thời gian Eisenhower để tạo đà, động lực cho cả ngày làm việc.
3.2. Cấp độ 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp
Cấp độ 2 là nơi chúng ta dành cho những công việc mang tính chiến lược, những viên gạch xây nên thành công lâu dài. Chúng là những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, không có thời hạn cụ thể như việc cải tiến, phát triển sản phẩm mới, xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng.
Hãy xem cấp độ này như một khu vườn cần được vun trồng thường xuyên, cần làm sau khi dọn dẹp xong những công việc cấp bách trong cấp độ 1. Để tăng hiệu quả, bạn có thể thử áp dụng các kỹ thuật như phân chia công việc thành các khối nhỏ hoặc theo dõi bằng các công cụ quản lý tiến độ.
3.3. Cấp độ 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng
Đây là vùng đệm linh hoạt trong phương pháp quản lý thời gian Eisenhower, nơi chúng ta đặt các nhiệm vụ cấp bách nhưng ít ưu tiên. Những nhiệm vụ này cần được giải quyết nhanh chóng nhưng không ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn, thường chiếm một phần nhỏ thời gian trong lịch làm việc. Chẳng hạn như các công việc được nhờ, trả lời email, đặt lịch họp cho team.
Do không đòi hỏi sự tập trung cao độ và các kỹ năng chuyên sâu, những nhiệm vụ này có thể được giao phó cho người khác, thường là cấp dưới. Việc phân công công việc không chỉ giúp giảm tải khối lượng công việc cá nhân mà còn tạo cơ hội để các thành viên trong nhóm phát triển kỹ năng, tăng cường sự hợp tác và gắn kết.
3.4. Cấp độ 4: Không khẩn cấp và không quan trọng
Công việc còn lại sẽ được xếp vào cấp độ này – cấp có mức ưu tiên thấp nhất, bao gồm những việc không cần thiết, dễ dàng làm xao nhãng và cản trở chúng ta đạt được mục tiêu. Chúng ta có thể dành rất ít thời gian, thậm chí loại bỏ hoàn toàn chúng. Ví dụ như lướt mạng xã hội trong giờ làm việc, đọc tin tức không liên quan.
4. Cách quản lý thời gian theo ma trận Eisenhower hiệu quả
4.1. Lập danh sách các việc cần làm
Bước đầu tiên để áp dụng ma trận Eisenhower là tạo một danh sách to do list đầy đủ các công việc cần thực hiện. Danh sách này nên bao gồm tất cả các nhiệm vụ, từ lớn đến nhỏ, từ quan trọng đến không quan trọng. Việc liệt kê rõ ràng sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc và dễ dàng phân loại hơn.
4.2. Phân loại màu theo cấp độ cho từng công việc
Sau khi có danh sách công việc, hãy sử dụng các màu sắc khác nhau để phân loại chúng vào từng ô của ma trận quản lý thời gian Eisenhower. Việc sử dụng mã màu giúp trực quan hóa để não bộ dễ dàng nhận biết và phân loại thông tin, từ đó tăng hiệu quả quản lý công việc. Chẳng hạn như:
- Màu đỏ: Công việc khẩn cấp và quan trọng cần làm ngay
- Màu cam: Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp cần lên kế hoạch
- Màu xanh dương: Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng có thể ủy quyền nhờ hỗ trợ
- Màu xanh lá: Công việc không khẩn cấp và không quan trọng có thể loại bỏ hoặc làm sau cùng
4.3. Bắt đầu làm việc theo thứ tự ưu tiên đã sắp xếp
Sau khi phân loại xong, hãy bắt đầu thực hiện các công việc theo thứ tự ưu tiên từ cao đến thấp đã sắp xếp ở trên. Tức là, bạn sẽ ưu tiên hoàn thành các công việc thuộc ô I (thực hiện ngay) trước, sau đó đến các ô II, III và IV.
4.4. Đánh giá công việc và mức độ hoàn thành mục tiêu
Công cuộc quản lý thời gian đòi hỏi một quá trình đánh giá hiệu suất công việc thường xuyên, định kỳ. Trong quá trình áp dụng phương pháp quản lý thời gian Eisenhower, có thể có những công việc mới phát sinh hay các công việc cũ đã hoàn thành nên hãy nhớ điều chỉnh ma trận quản lý thời gian Eisenhower hàng tuần.
Đối với những nhiệm vụ dài hạn, việc đánh giá định kỳ sau mỗi tuần, tháng hoặc quý là vô cùng cần thiết. Và qua việc phân tích những gì đã đạt được, những gì còn tồn tại hạn chế, chúng ta có thể xác định rõ những điểm mạnh, điểm yếu, nguyên nhân và tìm ra các giải pháp khắc phục, giúp đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đã đề ra.
5. Lưu ý khi áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower
Mặc dù ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian hiệu quả, nhưng nó chỉ thực sự hữu dụng khi được sử dụng đúng cách. Hãy cùng khám phá những lưu ý quan trọng sau đây để tránh những sai lầm phổ biến khi áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower để đạt được hiệu suất cao nhất trong công việc.
- Đặt ra thời hạn rõ ràng: Giúp chúng ta tập trung tối đa vào mục tiêu và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ.
- Không cứng nhắc: Ma trận Eisenhower chỉ là một phương pháp hỗ trợ, không phải là một quy tắc cứng nhắc. Hãy linh hoạt điều chỉnh để phù hợp với từng tình huống cụ thể và thói quen quản lý của mỗi cá nhân.
- Theo dõi, điều chỉnh ma trận Eisenhower định kỳ: Môi trường làm việc có tính động cao, kéo theo sự thay đổi liên tục của khối lượng công việc. Do đó, ma trận quản lý thời gian Eisenhower cần được điều chỉnh định kỳ để phản ánh chính xác tình hình thực tế, xác định lại công việc ưu tiên hàng đầu.
- Kết hợp với các phương pháp khác: Ma trận Eisenhower có thể được kết hợp với các phương pháp quản lý thời gian khác như phương pháp Pomodoro, time blocking để tăng hiệu quả.
- Phân biệt được công việc khẩn cấp và quan trọng: Một sai lầm phổ biến bắt buộc phải sửa nếu bạn muốn sử dụng ma trận Eisenhower là nhầm lẫn giữa công việc khẩn cấp và quan trọng. Điều này có thể dẫn đến việc chúng ta lãng phí thời gian vào những việc không thực sự cần thiết, trong khi những nhiệm vụ quan trọng lại bị bỏ qua. Bạn có thể xem các tiêu chí phân biệt ở ảnh dưới đây.
6. Ví dụ về cách sử dụng phương pháp quản lý thời gian Eisenhower
6.1. Cách nhân viên IT sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower
Công việc khẩn cấp, quan trọng
- Ký hợp đồng với khách hàng A
- Demo sản phẩm phần mềm trực tiếp cho khách hàng B
Công việc quan trọng, không khẩn cấp
- Cập nhật tình trạng fix bug của đội nhóm
- Trao đổi định hướng nội dung với team Marketing để tối ưu app và web
- Tham gia buổi phỏng vấn nhân viên IT với bộ phận tuyển dụng nhân sự
Công việc khẩn cấp, không quan trọng
- In tài liệu điều khoản hợp đồng gửi cho khách hàng A
- Chuẩn bị tài liệu đi kèm cho buổi demo sản phẩm với khách hàng B
Công việc không khẩn cấp, không quan trọng
- Tưới nước cho cây trên bàn làm việc
- Dọn dẹp lại bàn làm việc cá nhân
6.2. Cách nhân viên Content sử dụng phương pháp quản lý thời gian Eisenhower
Công việc khẩn cấp, quan trọng
- Hoàn thiện 1 bài SEO Blog trước deadline ngày mai
- Hoàn thành 1 bài đăng bán hàng trên fanpage
Công việc quan trọng, không khẩn cấp
- Đăng ký khóa học nâng cao kỹ năng edit ảnh và video ngắn
- Chỉnh sửa, cập nhật bài viết
- Trao đổi với team viết code và tester về ui/ux website và app
- Đi backlink cho các bài viết trên website
Công việc khẩn cấp, không quan trọng
- Đăng bài SEO blog, bài đăng fanpage hàng ngày
- Ghi chú cuộc họp và chia sẻ với team
Công việc không khẩn cấp, không quan trọng
- Đăng bài chia sẻ những nội dung yêu thích lên fanpage cá nhân
- Sắp xếp bàn làm việc
7. Quản lý thời gian hiệu quả hơn với Sanze
Bạn muốn nâng cao hiệu quả làm việc, quản lý thời gian và quản lý tiến độ dự án một cách chuyên nghiệp? Giải pháp quản lý dự án – công việc toàn diện của Sanze, được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong hầu hết các lĩnh vực từ marketing, công nghệ thông tin đến xây dựng, tài chính – ngân hàng chính là câu trả lời cho những yêu cầu đó.
Giải pháp này giúp bạn áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower một cách dễ dàng qua giao diện trực quan, thân thiện cùng tính năng tạo danh sách, thời hạn công việc, phân người đảm nhận, đặt mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ nhằm hỗ trợ bạn có thể tổ chức và quản lý các nhiệm vụ một cách linh hoạt, từ những dự án lớn đến những công việc nhỏ nhất.
Với các tùy chọn nhắc nhở đa dạng như email, thông báo in-app, hoặc ghi chú trực tiếp trong từng công việc, Sanze sẽ tự động thông báo khi có công việc mới hoặc khi có thay đổi trong tiến độ, giúp bạn luôn nắm bắt được tình hình, đảm bảo không một nhiệm vụ nào bị bỏ sót và chủ động xử lý các vấn đề phát sinh.
Không chỉ vậy, Sanze còn cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu suất làm việc của từng thành viên và toàn bộ dự án qua bảng trạng thái Kanban, sơ đồ Gantt và bảng điều khiển tổng quát, trực quan với biểu đồ tròn, thanh trạng thái màu sắc, giúp bạn đưa ra quyết định chính xác và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Đặc biệt, Sanze với tính năng ưu việt cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa trực tiếp các file PDF. Tính năng này, tương tự như công cụ cấp quyền chỉnh sửa trên Canva hay Google Drive, giúp các lĩnh vực đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ như thiết kế đồ họa, kiến trúc, có thể làm việc nhóm hiệu quả và tăng tính an toàn, bảo mật thông tin hơn. Ví dụ, các kiến trúc sư có thể cùng nhau chỉnh sửa bản vẽ thiết kế, bổ sung chú thích ngay trên file PDF, tiết kiệm thời gian và tăng cường sự kết nối trong quá trình làm việc.
Phần mền quản lý dự án Sanze là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp tăng tốc độ thực hiện dự án, quản lý công việc, giảm thiểu sai sót và tối đa hóa hiệu suất, đảm bảo dự án thành công vượt trội. Hãy trải nghiệm bản demo miễn phí 30 ngày để khám phá mọi lợi ích mà Sanze đem lại cho doanh nghiệp bạn!
Trên đây là toàn bộ chia sẻ của Sanze về ma trận quản lý thời gian Eisenhower. Hy vọng qua bài viết bạn đã tiếp thu được nhiều kiến thức bổ ích về cách áp dụng ma trận Eisenhower sao cho hiệu quả nhất.