Mô hình 5S là một phương pháp quản lý, tổ chức không gian làm việc xuất phát từ Nhật Bản, nhằm tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao hiệu quả làm việc. 5S đã trở thành một tiêu chuẩn phổ biến không chỉ ở Nhật Bản mà còn trên toàn thế giới. Vậy mô hình 5S là gì? Cách triển khai 5S hiệu quả trong doanh nghiệp ra sao? Cùng tìm hiểu với Sanze trong bài viết dưới đây nhé.
1. Mô hình 5S là gì?
5S là một phương pháp quản lý quan trọng trong Lean Manufacturing (Sản xuất tinh gọn) xuất phát từ Nhật Bản, tập trung vào việc tạo ra một môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ và hiệu quả. 5S bao gồm 5 nguyên tắc cốt lõi: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng). Trong tiếng Anh, 5S được dịch thành các từ lần lượt như sau: Sort – Set in order – Shine – Standardize – Sustain.
Sau khi được Toyota đi đầu áp dụng và đem lại thành công vang dội, mô hình 5S đã được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau từ công nghiệp, sản xuất đến dịch vụ, y tế, giáo dục,… nhờ vào khả năng giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa quy trình, nâng cao năng suất và tạo ra một môi trường làm việc khoa học.
Ngoài ra, quy trình 5S còn giúp tạo ra một văn hóa doanh nghiệp tích cực với quy tắc kỷ luật khi mọi nhân viên phải tuân thủ các tiêu chuẩn đã thiết lập và duy trì chúng một cách nhất quán, giúp khơi dậy tính tự giác và chủ động hoàn thành tốt công việc nơi nhân viên.
2. 5 nguyên tắc cơ bản của mô hình 5S
2.1. Seiri (Sort) – Sàng lọc
Bước khởi đầu để xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả theo phương pháp 5S là sàng lọc, bao gồm việc đánh giá tất cả các vật dụng, đồ đạc, thiết bị, giấy tờ,… để xác định đâu là thứ cần không cần thiết nhằm loại bỏ. Chữ S đầu tiên trong mô hình 5S này thường được tiến hành với tần suất định kỳ theo tháng/quý.
Qua việc sàng lọc, doanh nghiệp có thể giải phóng không gian, đánh bay những thứ gây cản trở công việc, chiếm dụng diện tích và giúp cải thiện môi trường làm việc. Để thực hiện Seiri hiệu quả, bạn cần xem xét từng vật dụng và đặt ra những câu hỏi như:
- Ai là người sử dụng nó?
- Vật dụng này có còn được sử dụng không?
- Tần suất sử dụng có thường xuyên không?
- Lần cuối món đồ đó được sử dụng là khi nào?
- Nó có thực sự cần thiết tại vị trí hiện tại?
Khi tất cả câu trả lời mang nghĩa phủ định, chúng ta sẽ tiến hành phân loại và xử lý chúng một cách hợp lý, chẳng hạn là tái chế, tặng hoặc bỏ đi. Còn đối với những đồ chưa chắc chắn về việc có nên giữ lại hay không, chúng ta có thể sử dụng phương pháp đánh dấu bằng thẻ để theo dõi và đánh giá lại sau một thời gian nhất định. Nếu chúng vẫn không được sử dụng, chúng sẽ được đưa vào danh sách loại bỏ.
2.2. Seiton (Set in Order) – Sắp xếp
Lấy cảm hứng từ câu nói của Samuel Smiles, “Mọi vật đều có vị trí của riêng nó”, nhà sáng lập Toyota, Sakichi Toyoda đã đưa ra khái niệm về việc sắp xếp một cách khoa học trong mô hình 5S. Ở nguyên tắc Seiton, các vật dụng còn lại sau quá trình sàng lọc được sắp xếp hợp lý theo thứ tự dễ thấy, dễ tìm, dễ lấy và dễ cất.
Mỗi vật dụng cần có một vị trí cố định để tiết kiệm thời gian tìm kiếm, nâng cao hiệu suất làm việc và đảm bảo an toàn, ngăn nắp. Một số quy tắc sắp xếp hiệu quả cơ bản gồm: đặt các vật dụng thường dùng gần người sử dụng, vật nặng ở phía dưới, vật nhẹ ở phía trên và vật dụng nguy hiểm để riêng, có cảnh báo dễ nhận diện.
Bạn nên lập danh sách các vật dụng kết hợp sơ đồ vị trí có ghi chú chi tiết để tất cả mọi người, dù là nhân viên mới cũng nhanh chóng nắm bắt và làm theo các quy tắc sắp xếp.
2.3. Seiso (Shine) – Sạch sẽ
Một trong những yếu tố quan trọng để xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả nhưng lại thường bị phớt lờ là giữ gìn vệ sinh sạch sẽ, ứng với nguyên tắc Seiso trong phương pháp 5S.
Hãy hình thành thói quen vứt rác đúng nơi quy định ngay sau khi sử dụng và lau chùi bàn làm việc, sắp xếp lại các ngăn kéo, vệ sinh máy tính định kỳ. Ngoài việc quét dọn, lau chùi các bề mặt, Seiso trong mô hình 5S còn bao gồm việc bảo trì thiết bị và máy móc nhằm giảm thiểu tình trạng hư hao tài sản, bảo vệ sức khỏe và tăng tuổi thọ của thiết bị.
Việc lập lịch dọn dẹp định kỳ cũng là điều cần thiết vì giữ gìn vệ sinh sạch sẽ là trách nhiệm của tất cả mọi người, tổ chức có thể lên lịch tổng vệ sinh theo tuần và lịch trực nhật hàng ngày để giữ một không gian làm việc luôn sáng loáng, giúp duy trì kỷ luật công việc tốt cũng như động lực cống hiến mỗi ngày của nhân viên.
2.4. Seiketsu (Standardize) – Săn sóc
Sau khi hoàn thành ba bước đầu tiên của mô hình 5S, chúng ta đã có một không gian làm việc lý tưởng tuy nhiên làm sao để đảm bảo nó mãi được như thế thì ta cần đến bước săn sóc (bước chuẩn hóa) nhằm duy trì và phát huy những thành quả đạt được.
Doanh nghiệp nên thiết lập một quy trình chung, nhất quán với các tiêu chuẩn như nào là gọn gàng, sạch sẽ, có hướng dẫn để tất cả nhân viên tuân thủ. Ban đầu, bạn có thể phải giám sát, nhắc nhở thường xuyên nhưng theo thời gian, nó sẽ dần trở thành một phần tự nhiên trong công việc của mỗi người.
2.5. Shitsuke (Sustain) – Sẵn sàng
Shitsuke là nguyên tắc cuối cùng trong mô hình 5S và cũng là bước khó nhất vì nó đòi hỏi tinh thần tự giác, cam kết chủ động, sẵn sàng tham gia lâu dài của toàn bộ nhân viên. Thông qua việc đào tạo và hướng dẫn, doanh nghiệp có thể giúp nhân viên nhận thức và duy trì những thói quen tốt, góp phần duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp.
3. Lợi ích của việc áp dụng mô hình 5S
Về môi trường làm việc:
- Tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, an toàn và thoải mái.
- Tối ưu hóa không gian làm việc, tận dụng tối đa diện tích.
- Giảm các nguy cơ liên quan đến tai nạn lao động.
- Tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho tổ chức.
Về hiệu quả công việc:
- Tăng năng suất lao động nhờ giảm thời gian tìm kiếm vật dụng và xử lý công việc.
- Giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu, năng lượng.
- Cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Về con người:
- Nâng cao tinh thần làm việc, sự tự hào của nhân viên.
- Tăng cường tính kỷ luật, trách nhiệm của nhân viên.
- Tạo cơ hội để nhân viên đóng góp ý kiến, cải tiến.
- Mô hình 5S còn giúp tạo văn hóa doanh nghiệp tích cực.
Về tài chính:
- Giảm chi phí hoạt động nhờ tiết kiệm nguyên vật liệu, năng lượng.
- Tăng lợi nhuận nhờ cải thiện hiệu quả sản xuất.
- Giảm chi phí cho việc bảo trì, sửa chữa.
4. Phân biệt giữa 5S và Kaizen
Mặc dù 5S và Kaizen có những khác biệt nhất định như ảnh so sánh phía dưới nhưng chúng lại là sự bổ trợ hoàn hảo cho nhau. Khi một doanh nghiệp đã áp dụng mô hình 5S thành công, họ sẽ dễ dàng hơn trong việc triển khai mô hình Kaizen.
5. Các bước triển khai mô hình 5S trong doanh nghiệp
5.1. Lập kế hoạch chi tiết
Để bắt đầu một quy trình 5S thành công, các nhà quản lý cần thiết lập kế hoạch chi tiết và lộ trình thực hiện rõ ràng. Kế hoạch này bao gồm:
- Xác định mục tiêu: Đưa ra mục tiêu SMART cho việc áp dụng 5S như tăng cường an toàn lao động, cải thiện hiệu suất hoặc giảm thiểu lãng phí.
- Thành lập đội 5S: Thiết lập một nhóm 5S, gồm đại diện từ các phòng ban có trách nhiệm giám sát và chỉ đạo quá trình triển khai được thống nhất, hiệu quả.
- Đưa 5S vào tiêu chí đánh giá: Để khuyến khích sự tham gia, thực hiện nghiêm túc của nhân viên, doanh nghiệp có thể đưa 5S vào các tiêu chí đánh giá khen thưởng hay thi đua.
5.2. Đào tạo và hướng dẫn thực hiện
Trước khi triển khai bất cứ điều gì ở quy mô doanh nghiệp, mọi thành viên trong tổ chức cần hiểu rõ mục đích và cách thức hoạt động của quy trình 5S. Quá trình đào tạo bao gồm:
- Giới thiệu về mô hình 5S: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên hiểu rõ lợi ích, nắm bắt được các nguyên tắc của 5S.
- Chỉ dẫn thực hiện: Đào tạo giải thích và cung cấp hướng dẫn thực tế, kỹ càng về từng bước của 5S để nhân viên có thể áp dụng trong công việc hàng ngay.
- Đặt kỳ vọng và khuyến khích sự góp ý: Ban lãnh đạo nên xác định các kết quả mong muốn nếu thực hiện 5S, đồng thời động viên nhân viên đóng góp ý kiến nhằm tạo ra sự cam kết chung, tạo nền tảng cho việc đánh giá hiệu quả sau này.
5.3. Triển khai mô hình 5S
Khi mọi thứ đã sẵn sàng, doanh nghiệp bắt đầu triển khai từng bước của mô hình 5S theo thứ tự Sàng lọc => Sắp xếp => Sạch sẽ => Săn sóc => Sẵn sàng như Sanze đã giải thích chi tiết ở mục 2.
5.4. Đánh giá và cải tiến 5S
Sau khi thực thi phương pháp 5S một thời gian, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá kết quả đầu ra để tìm thấy cái đã tốt làm tiêu chuẩn, cái còn cần cải thiện cho các hoạt động 5S tiếp theo. Nhà quản lý có thể đánh giá qua:
- Kiểm tra định kỳ: Lập lịch trình kiểm tra thường xuyên để đánh giá sự tuân thủ của nhân viên.
- Phản hồi từ nhân viên: Lắng nghe ý kiến đóng góp từ nhân viên để nhận diện các vấn đề và cải thiện quá trình.
- Đánh giá chéo giữa các bộ phận: Tổ chức các buổi đánh giá định kỳ giữa các phòng ban để phát hiện và chia sẻ những cách thực hiện 5S hiệu quả.
5.5. Duy trì thực hiện
Duy trì việc thực hiện mô hình 5S là một phần không thể thiếu để tạo một văn hóa doanh nghiệp tích cực. Khen ngợi nhân viên có thành tích tốt trong thực hiện 5S sẽ giúp tạo động lực cho cả đội ngũ. Doanh nghiệp cũng cần đối chiếu thường xuyên giữa kết quả thực tế và kỳ vọng ban đầu, từ đó đảm bảo quy trình 5S được duy trì đều đặn, trở thành nền tảng bền vững trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
6. Công cụ hỗ trợ triển khai phương pháp 5S thành công – Sanze System
Phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện Sanze với 2 giải pháp gồm bảng tin truyền thông nội bộ và quản lý tài liệu – văn bản vô cùng thích hợp giúp doanh nghiệp triển khai phương pháp 5S thành công.
- Bảng tin truyền thông nội bộ: Giúp tạo bài đăng chia sẻ tài liệu, trao đổi thông tin về mô hình 5S dễ dàng, nhanh chóng, bạn hoàn toàn có thể thiết lập quyền cho từng phòng ban có thể chỉnh sửa/chỉ xem/giới hạn để quản lý. Đồng thời giải pháp bảng tin còn tạo sự tương tác, kết nối và gắn kết giữa các nhân viên nội bộ doanh nghiệp qua tính năng thả cảm xúc, bình luận thể hiện quan điểm, ý kiến ngay lập tức.
- Quản lý tài liệu – văn bản: Quản lý văn bản thông minh, khoa học theo phương pháp sắp xếp và lưu trữ tài liệu tập trung, phân cấp thành các thư mục cha, thư mục con giúp giảm thiểu việc lãng phí không gian lưu trữ văn bản giấy, giúp bảo vệ môi trường lại sàng lọc, quản lý các dữ liệu ngăn nắp theo 5S.
Trên đây là những chia sẻ hết lòng của Sanze.vn về mô hình 5S, từ khái niệm, lợi ích đến các nguyên tắc và quy trình triển khai 5S trong doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn sáng rõ một vài vấn đề để quản lý và vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn, bắt đầu từ một môi trường, không gian làm việc cải thiện năng suất làm việc nhờ phương pháp 5S. Nếu còn thắc mắc nào khác chưa tìm được lời giải thì đừng ngại liên hệ với chúng tôi để nhận tư vấn miễn phí nhé.