Mô hình Agile là gì? Cách áp dụng Agile quản lý dự án hiệu quả

Trong thời đại công nghệ không ngừng phát triển nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới như Amazon, Spotify, Netflix… đã áp dụng mô hình Agile và đạt được những kết quả ngoài mong đợi. Hiện nay, mô hình này cũng đang dần phổ biến hơn tại Việt Nam và được nhiều tập đoàn công nghệ lớn như Viettel, FPT,… lựa chọn sử dụng. Vậy mô hình Agile là gì? Làm thế nào để áp dụng Agile trong quản lý dự án đạt được hiệu quả cao? Hãy cùng Sanze tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé!

1. Mô hình Agile là gì?

Agile (viết tắt của Agile Software Development) là một phương pháp phát triển phần mềm linh hoạt sử dụng các bước lặp ngắn từ 1 đến 4 tuần. Mục tiêu chính của Agile là giảm thời gian phát triển sản phẩm, giúp sản phẩm tiếp cận thị trường và khách hàng một cách nhanh chóng. Có khoảng 422 công ty trong và ngoài nước áp dụng công cụ quản lý dự án Agile và họ thật sự tin rằng nó sẽ mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.

2. Ưu nhược điểm của mô hình Agile

2.1. Ưu điểm

• Đây là một mô hình có thể đáp ứng nhanh chóng những yêu cầu của khách hàng.
• Một mô hình được áp dụng bài bản sẽ mang lại niềm tin, sự tin tưởng cho khách hàng khi ứng dụng.
• Với mô hình này, khách hàng được tham gia đóng góp ý kiến xuyên suốt quá trình diễn ra dự án.
• Cho phép đội ngũ phát triển điều chỉnh linh hoạt sản phẩm trong quá trình phát triển nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
• Cải tiến liên tục giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc chuyển đổi các tính năng, yêu cầu của khách hàng.

2.2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội trên mô hình Agile cũng có những thách thức riêng mà doanh nghiệp cần phải cân nhắc khi áp dụng:

• Trong giai đoạn đầu tiên khi áp dụng công cụ quản lý dự án Agile có thể sẽ không mang lại hiệu quả và chất lượng công việc như mong muốn. Bởi vì chưa có được sự kết nối giữa nhóm triển khai dự án và khách hàng.
• Phương thức triển khai sẽ phụ thuộc yếu tố đầu vào của khách hàng là chủ yếu.
• Không thể gặp mặt đối mặt trực tiếp để trao đổi, giao tiếp đây có lẽ là một trở ngại lớn đối với các tổ chức, đặc biệt trong các tổ chức lớn.
• Đòi hỏi sự tham gia liên tục từ phía khách hàng trong suốt quá trình, nếu khách hàng không thể tham gia việc triển khai sẽ gặp khó khăn và không đạt được mục tiêu như đã đề ra.

3. 4 tôn chỉ của mô hình Agile

Với 4 tôn chỉ của Agile sẽ giúp nhóm phát triển phần mềm tối ưu hóa hiệu suất và tập trung vào mục tiêu cuối cùng tạo nên sự khác biệt của Agile so với các phương pháp truyền thống.

3.1. Con người và sự tương tác quan trọng hơn các quy trình và công cụ

Phần lớn các dự án hiện nay thường chú trọng vào việc áp dụng các quy trình và công cụ tối ưu để hoàn thiện sản phẩm. Thừa nhận rằng, quy trình và công cụ là yếu tố cần thiết góp phần mang lại sự thành công của dự án, tuy nhiên với mô hình Agile đã nhấn mạnh những con người đứng sau mới là yếu tố then chốt.

Một dự án Agile sẽ không thể tiến hành thực hiện được nếu thiếu đi yếu tố con người bao gồm: các kỹ năng, kinh nghiệm làm việc và quan trọng hơn là sự tương tác kết nối trong quá trình làm việc. Chỉ khi các thành viên được giao tiếp, phối hợp tốt và cùng hướng đến mục tiêu chung, họ mới có thể giải quyết vấn đề hiệu quả.

3.2. Tập trung phát triển sản phẩm

Trước đây, các kỹ sư phần mềm thường dành khá nhiều thời gian để soạn thảo chi tiết các tài liệu như: thiết kế sản phẩm, thông số,… và một số yếu tố liên quan trước khi bắt đầu. Việc có tài liệu chi tiết rõ ràng là một điểm cộng, nhưng điều này thường dẫn đến việc kéo dài thời gian thực hiện dự án một cách không cần thiết.

Theo mô hình Agile, một dự án khi được chia làm các giai đoạn nhỏ sẽ đảm bảo tính toàn vẹn của sản phẩm trong mỗi giai đoạn. Và sau mỗi lần bàn giao hãy thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng, sau đó sẽ có căn cứ điều chỉnh rút ngắn thời gian để hoàn thiện sản phẩm gấp 2 lần. Khuyến khích doanh nghiệp ghi lại những trải nghiệm và góc nhìn cá nhân của từng người. Đây sẽ là tài liệu hữu ích nhất để các nhà phát triển phần mềm tối ưu hóa sản phẩm và cải tiến các tính năng sao cho phù hợp với mọi nhu cầu thực tế của khách hàng.

3.3. Cộng tác với khách hàng quan trọng hơn đàm phán hợp đồng

Với các mô hình quản lý dự án truyền thống như Waterfall Model, khách hàng thường chỉ tham gia đóng góp ý kiến ở giai đoạn trước và sau khi sản phẩm đã hoàn thiện. Căn cứ dựa trên các yêu cầu đã thỏa thuận trong hợp đồng để phát triển sản phẩm, thiếu đi sự tương tác liên tục với khách hàng.

Ngược lại, với mô hình Agile, trong suốt quá trình làm việc các thành viên phải tương tác thường xuyên qua lại với khách hàng nhằm đáp ứng tốt kỳ vọng của họ, hạn chế các lỗi phát sinh, giảm thiểu việc phải sửa đổi nhiều sau khi dự án kết thúc.

3.4. Phản hồi với sự thay đổi quan trọng hơn bám sát kế hoạch

Chúng ta luôn mong muốn xây dựng nên một lộ trình triển khai dự án hoàn hảo và cố định nhưng trên thực tế điều đó hầu như không thể xảy ra. Quá trình triển khai sẽ luôn phát sinh những vấn đề mới không lường trước và nhu cầu của khách hàng cũng sẽ liên tục thay đổi.

Mô hình Agile yêu cầu nhóm thực hiện dự án cần có được khả năng thích ứng nhanh và thay đổi hướng đi khi cần thiết. Lộ trình Agile phải luôn linh hoạt, sẵn sàng điều chỉnh theo từng tuần, tháng hoặc quý để phù hợp với các thay đổi đó giúp dự án tiến triển hiệu quả hơn.

4. 12 nguyên tắc Agile trong quản lý dự án hiệu quả

4 tôn chỉ trên đã cung cấp một cái nhìn tổng quan về tư duy mô hình Agile. Để làm sáng tỏ và hướng dẫn việc triển khai Agile một cách cụ thể hơn, những người sáng lập đã đưa ra 12 nguyên tắc chi tiết là tiền đề cho việc vận hành một dự án mô hình Agile hiệu quả. Cụ thể các nguyên tắc này bao gồm:

• Tạo sự hài lòng cho khách hàng: Cung cấp nhanh các sản phẩm có giá trị, mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
• Sẵn sàng thay đổi theo yêu cầu: Đáp ứng mọi yêu cầu thay đổi, kể cả khi yêu cầu đó xuất hiện ở giai đoạn cuối của quá trình triển khai, khi mọi thứ gần như đã hoàn thiện.
• Giao và nâng cấp sản phẩm thường xuyên cho khách hàng: Báo cáo, bàn giao sản phẩm cho khách hàng mỗi tuần/tháng sẽ tạo ra sự kết nối tương tác giữa doanh nghiệp với khách hàng.
• Khách hàng và đội quản lý dự án cần cộng tác liên tục: Tương tác, gặp mặt trao đổi trực tiếp thường xuyên sẽ giúp 2 bên hiểu nhau hơn để đưa ra các giải pháp phù hợp và kịp thời, giúp giảm thiểu hiểu lầm và cải thiện tiến độ dự án.
• Tin tưởng, tạo động lực và hỗ trợ đội ngũ: Giúp tăng năng suất làm việc của các thành viên trong nhóm.
• Trao đổi thông tin trực tiếp là tốt nhất: Là phương thức truyền đạt thông tin nhanh chóng, dễ hiểu và đầy đủ nhất vì kết hợp cả lời nói, cử chỉ, điệu bộ,…
• Lấy chất lượng sản phẩm, công việc làm thước đo: Tính năng đã ổn định chưa, cần cải thiện nữa không?/Video, bài đăng có lên xu hướng, được nhiều lượt tương tác?,… chính là câu trả lời về tiến độ dự án.
• Tập trung phát triển bền vững: Nếu sản phẩm chưa được hoàn thiện thì tình trạng tăng ca có thể diễn ra nhưng không nên diễn lâu dài, nhân viên sẽ cảm thấy chán nản từ đó, chất lượng công việc dễ giảm sút. Vì vậy, hãy duy trì hiệu suất công việc hiệu quả, liên tục và bền vững trong suốt quá trình làm dự án, đừng để ngày ít việc thảnh thơi, ngày dồn dập tăng ca nước đến chân mới nhảy.
• Không ngừng cải tiến sản phẩm: Với các doanh nghiệp về công nghệ, phần mềm cần được update liên tục và thường xuyên trong thời đại số hóa.
• Đơn giản hóa quy trình làm việc: Tối giản hóa quy trình làm việc là chìa khóa quan trọng để giảm khối lượng công việc chưa hoàn thành, giúp nhóm tập trung vào những gì mang lại giá trị thực sự cho dự án.
• Khuyến khích sự sáng tạo, chủ động trong công việc: Khuyến khích nhân viên nêu ý tưởng mới, khích lệ văn hóa chủ động học hỏi, trao đổi, đưa ra ý kiến.
• Cập nhật tình hình dự án liên tục: Nhóm thực hiện cần thường xuyên cập nhật liên tục để làm việc hiệu quả hơn, điều chỉnh hành vi phù hợp khi cần.

5. Phương pháp triển khai mô hình Agile phổ biến: Agile Scrum và Agile Kanban

Agile Scrum và Agile Kanban là hai phương pháp triển khai theo Agile phổ biến, mỗi phương pháp đều có những đặc điểm và ứng dụng riêng, phù hợp với các nhu cầu khác nhau trong quản lý dự án.

5.1. Agile Scrum

Mô hình Scrum là một phương pháp theo mô hình Agile có cấu trúc cao, phù hợp với những dự án yêu cầu thay đổi thường xuyên, liên tục và lặp đi lặp lại. Các đặc điểm nổi bật của Agile Scrum bao gồm:

• Sprint: Là việc chia dự án thành các chu kỳ ngắn (thường sẽ kéo dài từ 1-4 tuần). Mục tiêu chung của mỗi Sprint là giúp rút ngắn thời gian và hạn chế những sai sót trong quá trình phát triển sản phẩm, đưa sản phẩm đến với tay khách hàng nhanh chóng.
• Vai trò rõ ràng: Scrum yêu cầu vai trò cụ thể như Product Owner, Scrum Master và nhóm phát triển. Product Owner xác định yêu cầu và mức độ ưu tiên, Scrum Master hỗ trợ nhóm thực thi còn nhóm phát triển chịu trách nhiệm chính về việc triển khai công việc.
• Họp định kỳ: Các buổi họp như Daily Scrum, Sprint Planning, Sprint Review và Sprint Retrospective được tổ chức định kỳ giúp nhóm có thể cập nhật tiến độ, giải quyết vướng mắc và có những điều chỉnh quy trình kịp thời.

Nhờ vào quy trình cấu trúc giúp giảm thiểu rủi ro và gia tăng khả năng kiểm soát, mô hình Scrum thích hợp với các dự án có tính chất phức tạp, cần cải tiến liên tục và có nhiều thành viên phối hợp.

5.2. Agile Kanban

Kanban cũng là một phương pháp thuộc quyền quản lý của mô hình Agile, phù hợp với các dự án cần duy trì tính ổn định công việc và tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình.

Một số điểm nổi bật bao gồm:

• Bảng Kanban: Theo dõi dự án thông qua bảng, các công việc được sắp xếp lần lượt theo các cột như “Việc cần làm”, “Đang làm” và “Hoàn thành”. Các cột được sắp xếp khoa học giúp dễ dàng theo dõi tiến độ công việc.
• Lượng công việc liên tục: Kanban tập trung vào dòng công việc liên tục, công việc mới sẽ luôn được bổ sung khi có một nhiệm vụ nào đó hoàn thành, giúp duy trì tiến độ công việc đều đặn, ổn định và không bị ngắt quãng.
• Giới hạn công việc đang làm: Kanban thiết lập giới hạn cho các công việc đang xử lý (Work In Progress – WIP), đảm bảo nhóm không bị quá tải và duy trì chất lượng trong từng đầu việc.

Kanban đặc biệt phù hợp với các công việc cần thực hiện các nhiệm vụ nhỏ lẻ hoặc dự án có khối lượng công việc liên tục, vì giúp nhóm tối ưu hóa quy trình và đảm bảo tiến độ nhờ dòng công việc đều đặn.

6. 5 bước áp dụng mô hình Agile quản lý dự án hiệu quả

Bước 1: Xác định và xây dựng lộ trình dự án

Mọi dự án trước khi được tiến hành triển khai cần phải xác định rõ mục tiêu, mức độ ưu tiên, lên ý tưởng, dự trù được chi phí và thời gian sau đó xây dựng lộ trình dự án.

Ví dụ, trong mô hình Agile Scrum, nhóm triển khai sẽ thực hiện các nhiệm vụ ở giai đoạn đầu tiên như sau:

• Xác định và ghi lại toàn bộ các yêu cầu từ phía kinh doanh và người dùng.
• Xác định các yêu cầu này vào tính năng của sản phẩm
• Đặt ra mục tiêu chính cho sản phẩm mới
• Phân chia các công việc thành các nhiệm vụ nhỏ, xác định mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ
• Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm
• Dự tính thời gian và chi phí cần thiết cho dự án

Đây là một trong những giai đoạn mang ý nghĩa quan trọng vì nó xác định phạm vi ban đầu của dự án. Do quy trình triển khai bao gồm các vòng lặp liên tục, nên các nhóm thực hiện cần giới hạn các yêu cầu ở mức tối thiểu ban đầu và dần bổ sung các tính năng trong các giai đoạn phát triển tiếp theo.

Bước 2: Lập kế hoạch phát triển dự án

Sau giai đoạn lên ý tưởng được hoàn tất, nhóm thực hiện sẽ nhận được một tài liệu chi tiết phạm vi dự án. Đây là lúc các kỹ sư phần mềm bắt đầu thực hiện công việc của mình theo các vòng lặp Sprint và tiến hành phân tích các yêu cầu từ phía khách hàng để hoàn thiện Product Backlog

Quá trình phát triển dự án có nhiều sự khác biệt tùy thuộc vào loại sản phẩm mà nhóm đang triển khai. Đây cũng là giai đoạn dài nhất trong phương pháp Agile khi phần lớn các công việc sẽ được triển khai. Mục tiêu chính của nhóm trong giai đoạn này là xây dựng một số chức năng của sản phẩm vào cuối mỗi Sprint.

Bước 3: Triển khai dự án

Trong quá trình phát triển theo mô hình Agile, giai đoạn triển khai phụ thuộc rất nhiều vào những gì nhóm đã xây dựng trong các giai đoạn trước đó. Ở giai đoạn này, nhóm cần hiểu và nắm rõ về nơi sản phẩm sẽ được tiến hành triển khai và phương thức triển khai.

Bước 4: Kiểm thử

Các hoạt động kiểm thử (Testing) được thực hiện xuyên suốt quá trình triển khai mô hình Agile. Trước khi sản phẩm được phát hành ra thị trường, cần phải đảm bảo nó đã trải qua tất cả các bài kiểm thử và thử nghiệm để tránh sai sót và đảm bảo chất lượng. Các bộ phận chuyên trách sẽ đưa ra quyết định xem sản phẩm đã có đầy đủ chức năng và hoạt động có gì bình thường hay không.

Bước 5: Bàn giao và bảo trì sản phẩm

Trong giai đoạn cuối của mô hình Agile, khi sản phẩm đã được chuyển giao cho khách hàng vào cuối Sprint, đội nhóm thực thi dự án sẽ vẫn tập trung vào việc bảo trì liên tục nhằm giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng đồng thời duy trì chức năng và hiệu suất làm việc ở mức tối ưu.

Khi người dùng bắt đầu sử dụng sản phẩm sẽ xảy ra nhiều vấn đề một số vấn đề liên quan đến lỗi tính năng hoặc hiệu suất có thể xuất hiện, lúc này đội ngũ sẽ cần giải quyết kịp thời. Tuy nhiên, đây cũng là cơ hội để thu thập phản hồi từ người dùng, sau đó sẽ thực hiện cải tiến trong những chu kỳ Agile tiếp theo.

7. Lưu ý khi áp dụng mô hình Agile

Mặc dù phương pháp Agile mang lại nhiều lợi ích vượt trội tuy nhiên quá trình chuyển đổi sang mô hình quản lý này vẫn gặp nhiều khó khăn cho doanh nghiệp. Theo báo cáo của State of Agile, một số nguyên nhân chính dẫn đến thất bại khi áp dụng Agile có thể kể đến như:

• Sự phản đối thay đổi từ nhân viên
• Thiếu cam kết mạnh mẽ từ phía lãnh đạo
• Đội nhóm triển khai quy trình không nhất quán
• Văn hóa doanh nghiệp chưa phù hợp với các tôn chỉ Agile
• Thiếu hỗ trợ từ quản lý cấp cao và nguồn lực tài trợ không đầy đủ
• Đào tạo không được đầu tư chuyên sâu
• Sự tham gia của khách hàng hoặc chủ sở hữu sản phẩm còn hạn chế
• Phương pháp quản lý truyền thống khó thay đổi
• Dữ liệu và thông tin thiếu tính liền mạch

=> Các vấn đề này xuất phát từ việc quản lý thay đổi chưa hiệu quả, chứ không phải do mô hình Agile. Vì vậy, khi triển khai mô hình Agile, cần kết hợp linh hoạt các nguyên tắc của Agile với tình hình thực tế của dự án để đảm bảo tính đồng nhất và đạt được thành công.

8. Các công cụ quản lý dự án Agile

8.1. JIRA Software

JIRA Software do Atlassian phát triển là một công cụ quản lý dự án được tối ưu cho các nhóm làm việc theo mô hình Agile, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ phần mềm. Công cụ này hỗ trợ các nhóm thực hiện những nhiệm vụ sau:

• Xây dựng kế hoạch cho các giai đoạn Sprint, quản lý Product Backlog và theo dõi các nhiệm vụ cụ thể.
• Giám sát tiến độ làm việc và tổ chức Backlog hiệu quả.
• Quản lý quy trình phát hành phần mềm và khắc phục lỗi.
• Cung cấp báo cáo về tiến độ, đánh giá hiệu quả dự án và hoàn thiện sản phẩm.
• Với những tính năng đặc trưng, JIRA Software rất phù hợp cho các nhóm phát triển công nghệ và các đội nhóm triển khai Agile.

8.2. Trello

Trello là công cụ quản lý công việc dựa trên phương pháp Kanban, tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc mô hình Agile và phù hợp cho các nhóm nhỏ. Thông qua hệ thống bảng, danh sách và thẻ, Trello giúp các thành viên dễ dàng theo dõi và sắp xếp công việc.

• Công cụ này lý tưởng cho các nhóm nhỏ khoảng từ 3-10 người với khối lượng công việc vừa phải, giúp đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ theo đúng tiến độ.
• Giao diện khoa học thân thiện, dễ sử dụng, giúp các nhóm tập trung vào công việc mà không bị phân tâm cho phép các thành viên trong nhóm cập nhật và chia sẻ thông tin đơn giản và nhanh chóng.
• Trello cũng có gói miễn phí với các tính năng cơ bản, rất phù hợp với các nhóm có ngân sách giới hạn.

8.3. Sanze

Sanze là một phần mềm quản lý dự án toàn diện cho doanh nghiệp giúp các nhóm theo dõi được nhiệm vụ, thời hạn, tiến độ và nguồn lực dự án một cách hiệu quả. Trong phần mềm Sanze, bạn có thể theo dõi tổng quan dự án hoặc xem chi tiết từng nhóm nhiệm vụ, thậm chí là các công việc cụ thể nhỏ.

• Sanze giúp quản lý dự án linh hoạt theo nhiều mô hình khác nhau, có thể theo phương pháp Kanban, To do list, lịch biểu hoặc sơ đồ Gantt. Mọi người hoàn toàn có thể chủ động thiết lập trên Sanze để vận hành và quản lý công việc theo mô hình Agile với trạng thái công việc to-do, doing, check, done.
• Thành viên trong nhóm có thể cập nhật, chia sẻ và điều chỉnh thông tin ngay lập tức, giúp việc phối hợp diễn ra trơn tru, đáp ứng yêu cầu thay đổi nhanh chóng.
• Ngoài ra, giao diện khoa học trên Sanze cũng là một điểm cộng rất lớn đối với phần mềm này giúp người dùng dễ dàng thao tác và sử dụng, các nhóm có thể tập trung vào công việc chính.

Trên đây là những chia sẻ của Sanze.vn về mô hình Agile là gì. Mọi thắc mắc liên quan đến mô hình Agile nói riêng và kiến thức quản trị nói chung, bạn đừng ngại liên hệ cho Sanze để được tư vấn, hỗ trợ miễn phí.