Trong môi trường kinh doanh đầy biến động và cạnh tranh khốc liệt, việc không ngừng cải tiến và đổi mới để không bị lỗi thời là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Và mô hình PDCA chính là công cụ quản lý chất lượng hiệu quả để doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và phát triển bền vững theo thời gian. Vậy mô hình PDCA là gì? 4 giai đoạn trong chu trình PDCA là gì? Cùng khám phá với Sanze tại bài viết.
1. Mô hình PDCA là gì?
PDCA là gì? PDCA là viết tắt của bốn giai đoạn chính: Plan (Lập kế hoạch) – Do (Thực hiện) – Check (Kiểm tra) – Act (Hành động) giúp kiểm soát chất lượng công việc, sản phẩm và tối ưu hóa quy trình làm việc. PDCA cho phép doanh nghiệp thiết lập các bước lặp đi lặp lại tạo thành một vòng tròn cải để kiểm tra và hoàn thiện quy trình.
Ban đầu chu trình PDCA có tên là chu trình Shewhart do được sáng tạo bởi Walter A. Shewhart – ông tổ của gành kiểm soát chất lượng thống kê. Và tiếp tục được phát triển nhờ W. Edwards Deming – nhà lãnh đạo tài ba trong kiểm soát chất lượng hiện đại, ông đã mở rộng ý tưởng và sử dụng phương pháp PDCA không chỉ để kiểm soát mà còn nhằm cải tiến quy trình. Sau đó, Deming truyền đạt nó cho các kỹ sư Nhật, họ đã kết hợp sử dụng chu trình này với triết lý Kaizen và Lean Manufacturing để trở thành mô hình PDCA ta biết ngày nay.
Nhờ bản chất cải tiến liên tục để tốt hơn – Khi một chu trình PDCA kết thúc, các điểm yếu, hạn chế được phát hiện sẽ được tiến hành điều chỉnh trong vòng lặp tiếp theo, mà phương pháp PDCA được nhiều nhà quản lý hiện đại xuất chúng áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực từ sản xuất, quản lý dự án, giáo dục đến y tế, chăm sóc sức khỏe,…
2. Phân biệt chu trình PDCA với Six Sigma, Kaizen
Six Sigma là phương pháp nhằm cải tiến quy trình và chất lượng sản xuất, Kaizen thì tập trung vào việc cải thiện môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp còn chu trình PDCA chính là công cụ hỗ trợ thực hiện hai phương pháp trên được hiệu quả.
3. 4 giai đoạn của chu trình PDCA
3.1. Plan (Lập kế hoạch)
Giai đoạn lập kế hoạch (Plan) là bước khởi đầu quan trọng trong chu trình PDCA, tập trung vào việc xác định mục tiêu cụ thể và lập kế hoạch chi tiết để đạt được các mục tiêu này. Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn định hướng rõ ràng vai trò của mình và từng thành viên trong đội ngũ cùng đường đi nước bước nhằm đạt mục tiêu nhanh chóng hơn, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo dự án được triển khai suôn sẻ, đúng tiến độ.
Trước khi bắt tay vào xây dựng kế hoạch, hãy dành thời gian để làm sáng tỏ các vấn đề phải giải quyết và mục tiêu mong muốn đạt được đảm bảo tiêu chí SMART khi áp dụng mô hình PDCA qua phương pháp đào sâu nguyên nhân gốc rễ kèm 5Whys (5 tại sao) hoặc bằng cách trả lời những câu hỏi sau:
- Vấn đề cần giải quyết là gì?
- Mục tiêu mà chúng ta muốn đạt được?
- Thực trạng vấn đề như thế nào?
- Các giải pháp mà chúng ta có thể thực hiện và phù hợp với nguồn lực?
Việc này nên thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, có sự đóng góp của mọi thành viên để giúp bạn có cái nhìn toàn diện về vấn đề, ai cũng hiểu rõ mục tiêu, vị trí bản thân và đưa ra những quyết định chính xác. Đặc biệt, một kế hoạch hoàn hảo là kế hoạch có các chỉ số KPI và OKR cụ thể nhằm đo lường, theo dõi và quản lý tiến độ dự án được hiệu quả nhất. Doanh nghiệp và ban lãnh đạo có thể cân nhắc sử dụng phần mềm OKR hỗ trợ quá trình trên dễ dàng, có khuôn chung nhanh trong toàn bộ doanh nghiệp.
3.2. Do (Thực hiện)
Trong giai đoạn Do của mô hình PDCA, kế hoạch đã được phê duyệt ở giai đoạn đầu sẽ được triển khai vào thực tế. Các hoạt động cụ thể có thể bao gồm: tối ưu hóa dây chuyền sản xuất, nâng cấp sản phẩm, ứng dụng công nghệ số,… và tất cả cần được thực hiện đúng theo kế hoạch đã đề ra. Tổ chức nên chạy thử nghiệm ở quy mô nhỏ trước cho dễ kiểm soát hơn.
Để đảm bảo sự thành công của dự án khi sử dụng chu trình PDCA vào thực tiễn, các bộ phận liên quan cần phối hợp chặt chẽ, kết nối nhanh chóng và cam kết thực thi theo đúng kế hoạch. Sự theo dõi, giám sát liên tục của nhà lãnh đạo dẫn dắt cũng là yếu tố vô cùng quan trọng giúp phát hiện sớm các thách thức, rủi ro phát sinh bất ngờ để có giải pháp ứng phó kịp thời, đảm bảo dự án hoàn thành suôn sẻ, đúng hạn, chất lượng khiến khách hàng hài lòng.
Nhà quản trị có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý dự án cho công cuộc này bớt giấy tờ chồng chất, báo cáo tự động và chi tiết hiệu suất công việc của đội ngũ, tạo cơ sở dữ liệu đánh giá, kiểm tra ở giai đoạn tiếp theo đơn giản hơn nhiều.
3.3. Check (Kiểm tra)
Check là giai đoạn kiểm tra và đánh giá kết quả thực tế đạt được so với các chỉ số thiết lập tại giai đoạn Plan. Qua quá trình này, đội ngũ sẽ xác định những khâu còn bất cập, chưa hoàn thiện trong quy trình làm việc hiện hành và tìm cách khắc phục. Từ đó rút ra bài học kinh nghiệm và điều chỉnh cho chu kỳ PDCA tiếp theo.
Giai đoạn kiểm tra thường bị xem nhẹ trong mô hình PDCA dù nó đóng vai trò quan trọng không kém hai giai đoạn trước đó. Nếu bỏ qua nó, doanh nghiệp có thể mắc phải sai lầm rơi vào tình trạng của hiệu ứng Hawthorne, tức là cải tiến chỉ mang tính tạm thời, sau khi mất đi sự giám sát của nhà quản lý thì mọi thứ lại quay về như cũ, không đi đâu đến đâu.
3.4. Act (Hành động)
Cuối cùng, giai đoạn Act là lúc đưa ra hành động điều chỉnh dựa trên kết quả phân tích, đã rút ra từ bước Check. Nếu kết quả như mong đợi, doanh nghiệp có thể quyết định áp dụng trên toàn bộ hệ thống để nâng cao hiệu suất. Nếu chưa được như kỳ vọng, bạn cần xác định nguyên nhân và đưa ra quyết định là tiếp tục tối ưu hóa bằng cách tìm các biện pháp khắc phục trong vòng tròn cải tiến mới hay tạm dừng để xem xét lại chiến lược.
Điểm đặc biệt ở PDCA là sau giai đoạn Act, chu trình sẽ quay lại từ đầu với bước Plan mới, nhằm tạo nên sự cải tiến liên tục và ngày càng hoàn thiện quy trình. Qua mỗi vòng lặp của mô hình PDCA, doanh nghiệp không chỉ tìm ra giải pháp cho các vấn đề hiện tại mà còn học hỏi từ những sai lầm để tránh lặp lại trong chu kỳ tiếp theo, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững theo thời gian.
4. Case Study về mô hình PDCA của Nestlé
Nestlé, một trong những công ty thực phẩm và đồ uống hàng đầu thế giới đã áp dụng PDCA trong quy trình sản xuất tại nhà máy nhằm tối ưu hóa chất lượng sản phẩm. Qua mỗi giai đoạn được triển khai cẩn thận, Nestlé liên tục lặp lại chu trình PDCA giúp phát hiện và khắc phục các điểm yếu, cải tiến chất lượng sản phẩm đạt chuẩn và đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng.
- Plan: Đội ngũ quản lý đã tiến hành phân tích kỹ lưỡng tình trạng lúc bấy giờ, xác định các điểm yếu và lập kế hoạch chi tiết với những giải pháp cải tiến.
- Do: Nestlé đã thực hiện các biện pháp cụ thể như ứng dụng công nghệ mới vào dây chuyền sản xuất, nâng cấp hệ thống kiểm soát chất lượng và tổ chức các chương trình đào tạo cho nhân viên.
- Check: Sau khi triển khai các cải tiến, Nestlé đã tiến hành đánh giá hiệu quả và các dữ liệu cho thấy năng suất, chất lượng sản phẩm và tỷ lệ hao hụt nguyên liệu đều được cải thiện đáng kể so với trước khi cải tiến.
- Act: Sau khi thành công, Nestlé ra quyết định nhân rộng mô hình PDCA này sang các nhà máy khác trong hệ thống, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất và giảm chi phí sản xuất trên toàn tập đoàn.
5. Khi nào cần sử dụng chu trình PDCA
Nhờ tính linh hoạt của chu trình, PDCA đặc biệt hữu ích trong các tình huống yêu cầu cải tiến quy trình làm việc, phát triển sản phẩm mới, nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm sẵn có, xác định vấn đề cùng biện pháp tối ưu hóa quy trình hiện tại,… Nhưng phương pháp PDCA phát huy tối đa khi thực hiện lâu dài nên sẽ không thích hợp cho các vấn đề cấp bách.
6. Lợi ích của việc áp dụng mô hình PDCA
Mô hình PDCA đã trở thành yếu tố then chốt làm nên sự thành công vang dội của nhiều tập đoàn Nhật Bản, tiêu biểu là Toyota. Vậy PDCA mang đến những lợi ích to lớn gì cho các doanh nghiệp áp dụng? Có 3 lợi ích tiêu biểu như sau:
- Đầu tiên, chu trình PDCA giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, sản xuất bằng cách liên tục theo dõi và cải tiến trong từng giai đoạn, giúp giảm thiểu thời gian, chi phí sản xuất, giảm thiểu phế phẩm và nâng cao năng suất lao động.
- Tiếp theo, phương pháp PDCA giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ qua việc xác định, khắc phục các vấn đề chưa tốt, có thể cải thiện hơn được nữa, đảm bảo chất lượng khiến khách hàng hài lòng, giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
- Cuối cùng, khi áp dụng PDCA vào doanh nghiệp, bạn sẽ tăng hiệu suất làm việc của nhân viên qua vòng lặp tối ưu và hỗ trợ tổ chức thích nghi, phát triển vững vàng trước các biến động nhờ sự học hỏi, cải tiến không ngừng.
7. Những khó khăn khi triển khai mô hình PDCA
- Thiếu sự ủng hộ từ cấp cao: Ban lãnh đạo không thực sự tin vào giá trị của mô hình PDCA và không dành sự kiên nhẫn triển khai.
- Chẩn đoán không đúng bệnh: Xác định chưa đúng nguyên nhân sâu xa của vấn đề dẫn đến thiết lập mục tiêu cho chu trình PDCA không hiệu quả.
- Thiếu sự tham gia chủ động của nhân viên: Phương pháp PDCA chỉ thành công khi có sự đóng góp ý tưởng và nỗ lực từ tất cả các thành viên trong tổ chức.
- Thiếu sự kiên trì và cam kết: Cải tiến là một quá trình dài hơi, đòi hỏi sự kiên trì và cam kết từ tất cả các bên liên quan.
- Kháng cự thay đổi: Việc thay đổi cách làm việc truyền thống, bộ nguyên tắc – văn hóa doanh nghiệp từ cứng nhắc, tuần tự sang liên tục đổi mới, sáng tạo khi áp dụng mô hình PDCA thường gặp phải sự phản đối của một số bộ phận.
- Thiếu nguồn lực: Chính vì PDCA là hoạt động dài hạn, liên tục nên đòi hỏi nhiều thời gian, ngân sách, thiết bị cùng nhân lực.
- Thiếu dữ liệu: Giai đoạn quan trọng nhất của chu trình PDCA nằm ở bước lập kế hoạch (Plan) và bước này cần cơ sở dữ liệu chính xác, đầy đủ mới đưa ra các quyết định sáng suốt được. Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng thu thập, nghiên cứu và phân tích dữ liệu tốt.
- Thiếu công cụ giám sát quy trình: Thiếu sự giám sát chặt chẽ, kịp thời nhờ các công cụ quản lý sẽ gây cản trở quá trình cải tiến liên tục do không có dữ liệu chính xác để đánh giá hiệu quả của các biện pháp.
8. Phần mềm Sanze hỗ trợ việc áp dụng mô hình PDCA thành công
Như đã phân tích ở trên, để triển khai mô hình PDCA hiệu quả, doanh nghiệp rất cần sự hỗ trợ của các công cụ quản lý chuyên nghiệp phù hợp để tự động hóa nhiều công đoạn, thu thập thông tin đầy đủ, trực quan và dễ dàng kiểm soát khi chạy thực nghiệm chu trình PDCA.
CEO nên ưu tiên lựa chọn phần mềm “vừa túi tiền” mà vẫn đầy đủ tính năng cần thiết phục vụ công cuộc cải tiến quy trình như theo dõi tiến độ công việc, tính năng cộng tác làm việc nhóm, báo cáo dữ liệu hiệu suất,… Sanze là một phần mềm như thế với bộ giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện, hỗ trợ tổ chức áp dụng mô hình PDCA thành công.
Lập kế hoạch (Plan): Sanze cho phép bạn thiết lập chi phí, thành viên dự án, lập kế hoạch với mục tiêu và danh sách to do list công việc chi tiết từ người đảm nhận, deadline công việc, file đính kèm,…
Thực hiện (Do): Với 4 bảng hiển thị từ dạng list, Gantt Chart, Kanban Board đến Dashboard giúp nhà quản trị theo dõi, kiểm soát trạng thái và chất lượng đầu việc của mỗi cá nhân trực quan, nhanh chóng.
Kiểm tra (Check): Project Dashboard của phần mềm Sanze thu thập, phân tích dữ liệu theo thời gian thực, biến dữ liệu thô thành các biểu đồ dễ hiểu, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
Hành động (Act): Sanze với các tính năng hữu ích cho làm việc nhóm như tương tác cảm xúc, bình luận, đăng bảng tin truyền thông nội bộ, chat, cộng tác cùng chỉnh sửa file PDF như khả năng phân quyền của Canva,… đã tạo nên không gian làm việc số hóa giúp cộng tác viên, Freelancer, nhân viên Remote cũng dễ dàng trao đổi, thực hiện các nhiệm vụ chung để cải tiến PDCA.
Sanze đã chia sẻ toàn bộ kiến thức về mô hình PDCA là gì, 4 giai đoạn của chu trình PDCA trong quản lý chất lượng dự án – công việc, quy trình,… ở bài viết. Hy vọng bạn đã có thêm cho mình những kiến thức hữu ích để điều hành doanh nghiệp của mình tốt hơn từng ngày. Mọi thắc mắc chia được giải đáp, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miến phí nhé.