Trong bối cảnh thời đại số hóa khiến độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng tăng cao, các phần mềm quản lý công việc đang trở thành phương pháp giúp tối ưu hóa hiệu suất mỗi cá nhân để doanh nghiệp đạt năng suất vượt trội. Nhưng đứng trước vô vàn sự lựa chọn hiện nay, tìm ra được giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và quy mô lại chẳng phải chuyện dễ dàng.
Trong bài viết này, Sanze đã tổng hợp và đánh giá chi tiết top 15 phần mềm quản lý công việc công ty, cá nhân tốt nhất nhằm giúp bạn giải quyết vấn đề trên. Cùng đi vào tìm hiểu nhé.
1. Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất cho doanh nghiệp
1.1. Phần mềm quản lý công việc công ty tốt nhất Sanze
Sanze là nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện, tất cả trong một với các giải pháp quản lý dự án – công việc, quản lý lịch trình, quản lý phê duyệt, chỉnh sửa PDF, quản lý văn bản, tài liệu, quản lý dữ liệu trên Cloud, quản lý nhân sự và quản trị khách hàng.
Giải pháp quản lý dự án – công việc công ty của Sanze được phát triển với đầy đủ tính năng từ lập kế hoạch, lên quy trình dự án, quản lý đội nhóm,… đến tạo, theo dõi, quản lý tiến độ dự án, các tác vụ. Cùng với giao diện trực quan, dễ thao tác và sử dụng, phần mềm quản lý công việc công ty Sanze đã được nhiều doanh nghiệp Nhật kỹ tính yêu thích, tin dùng. Phần mềm quản lý công việc Sanze có rất nhiều ưu điểm nổi trội có thể kể đến ở dưới đây.
Đầu tiên là tính năng lập kế hoạch và phân chia công việc logic: Tạo lập kế hoạch dự án phân theo quý, tháng, phòng ban và phân chia công việc thành nhiều cấp, thành các nhóm tác vụ, tác vụ chính, tác vụ con, theo người đảm nhận, theo nhãn đánh dấu theo lĩnh vực dự án/chức vụ thành viên.
Ưu điểm lớn thứ 2 – Theo dõi tình trạng công việc: Theo dõi trạng thái làm việc của nhân viên với bảng trạng thái Kanban “To do – Doing – Check _ Done” để phân tách, nắm rõ các đầu việc cần triển khai, đang làm, công việc đã hoàn thành hay còn tồn đọng cần xử lý. Bảng trạng thái của phần mềm quản lý công việc Sanze còn có bộ lọc theo người đảm nhận, nhãn, ngày hoàn thành hay theo mức độ ưu tiên công việc, giúp theo dõi sát sao tiến độ làm việc của từng thành viên một.
Ưu điểm thứ 3 – Báo cáo hiệu suất làm việc: Nhà quản trị hay Leader dự án có thể xem trực quan hóa thời gian hoàn thành tác vụ của nhân viên với sơ đồ Gannt và theo dõi tổng quát hiệu suất làm việc của nhân viên qua Project Dashboard báo cáo tiến độ theo biểu đồ tròn và thanh trạng thái màu sắc một cách rõ ràng, chi tiết.
Ưu điểm lớn nhất – Chia sẻ, tương tác và trao đổi công việc theo thời gian thực: Đây là tính năng ưu việt nhất của Sanze mà khó có thể bắt gặp ở các công cụ quản lý công việc nào khác dù ở cả thị trường Việt Nam hay nước ngoài. Tính năng tương tác và cùng chỉnh sửa file PDF công việc theo thời gian thực như tính năng cấp quyền chỉnh sửa của Google Drive ngay trong từng tác vụ này vô cùng hữu ích với các công ty thiết kế. Ảnh phía dưới là ví dụ – 1 người vẽ hình, một người đánh chữ và hiện lên song song với nhau.
Leader có thể nhận xét đạt hay không, cần chỉnh sửa gì, cách chỉnh sửa như thế nào ngay trên chính file nộp của nhân viên và nhân viên cũng lập tức thấy những nhận xét đấy để tiến hành sửa chữa. Điều này sẽ giúp quản lý đội nhóm hiệu quả và dễ dang hơn, tránh việc phải sửa đi sửa lại nhiều lần, gửi lại nhiều file khác nhau cùng các nguy cơ, rủi ro trong việc bị tiết lộ thông tin bảo mật khi trao đổi qua các phương tiện khác.
Ưu điểm vượt trội cuối cùng – Trải nghiệm dùng thử và chi phí tối ưu: Bạn sẽ được trải nghiệm dùng thử 30 ngày hoàn toàn miễn phí tất cả giải pháp trong phần mềm quản lý doanh nghiệp Sanze, bao gồm giải pháp quản lý dự án – công việc.
Sau 30 ngày dùng thử, bạn chỉ mất 85.000đ/người/tháng với gói 6 tháng và được giảm sâu thêm nếu dùng các gói thời gian dài hơn. Đây là mức chi phí vô cùng phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chỉ với 85.000đ/người/tháng đã được một phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện từ A – Z chứ không chỉ dừng lại ở quản lý công việc thông thường.
1.2. Phần mềm quản lý công việc 1Office
1Office là phần mềm quản lý công việc thông minh, tự động hóa quy trình làm việc, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và tiết kiệm thời gian. Với giao diện trực quan, 1Office hỗ trợ các nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc, đánh giá hiệu quả từng cá nhân và toàn đội một cách chính xác.
Ưu điểm:
- Tích hợp đầy đủ các tính năng quản lý công việc, dự án, từ lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ đến theo dõi và đánh giá kết quả.
- Tự động hóa các quy trình làm việc lặp đi lặp lại, giảm thiểu lỗi và tăng hiệu suất.
- Bảo mật thông tin chặt chẽ, cho phép truy cập mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị.
Nhược điểm:
- Tính phí riêng cho từng tính năng khiến giá phần mềm cao.
- Tính phí đào tạo sử dụng.
- Mức độ khả thi khi triển khai không cao do cần thời gian làm quen lâu.
1.3. Phần mềm quản lý công việc theo phòng ban FastWork
FastWork là giải pháp phần mềm giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý công việc theo phòng ban. Phần mềm cung cấp các công cụ mạnh mẽ để quản lý dự án, theo dõi tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ rõ ràng và tạo ra các báo cáo chi tiết để nhà quản trị có được cái nhìn tổng quát nhất về năng suất làm việc của nhân viên.
Ưu điểm:
- Giao diện trực quan, thân thiện với người dùng, giúp mọi người dễ dàng làm quen và sử dụng phần mềm
- Dùng được cả trên thiết bị điện thoại và máy tính
- Phù hợp với một số loại hình doanh nghiệp đặc thù
Nhược điểm: Tính phí khởi tạo, số hóa dữ liệu và phí hỗ trợ đào tạo triển khai
1.4. Phần mềm quản trị công việc Weekdone
Weekdone là phần mềm quản trị công việc giúp các đội nhóm mọi quy mô thiết lập và theo dõi mục tiêu OKR một cách trực quan và hiệu quả. Với các công cụ đo lường tiến độ chi tiết, Weekdone giúp bạn sắp xếp công việc linh hoạt, đảm bảo hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn mà không ảnh hưởng đến chất lượng. Tính năng nổi bật của Weekdone là kết nối liền mạch với các công cụ làm việc hàng ngày như Slack, Google Calendar và Outlook giúp tăng năng suất và tiết kiệm thời gian đáng kể.
1.5. Công cụ quản lý công việc đơn giản Asana
Asana là một công cụ quản lý công việc dựa trên mây với các tính năng như tạo nhiệm vụ, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ. Ngoài ra, Asana còn hỗ trợ tổ chức quy trình làm việc và danh mục dự án.
Ưu điểm:
- Hỗ trợ đa nền tảng, tích hợp seamlessly với nhiều ứng dụng phổ biến khác như Slack, Google Drive,…
- Cộng đồng người dùng lớn giúp dễ dàng tìm thấy tài liệu hướng dẫn và giải pháp cho các vấn đề gặp phải.
Nhược điểm:
- Chi phí sử dụng cao, phù hợp hơn với các doanh nghiệp lớn.
- Cần một thời gian đầu tư khá lâu để đào tạo và thích ứng.
1.6. Công cụ quản lý công việc hiệu quả CloudOffice
Công cụ quản lý công việc online Cloud Office mang đến một không gian làm việc linh hoạt và hiệu quả. Người dùng có thể dễ dàng tạo, quản lý và theo dõi các nhiệm vụ, dự án mọi lúc mọi nơi. Bên cạnh đó, Cloud Office còn cung cấp các công cụ hỗ trợ lên kế hoạch, lập lịch, giúp các cá nhân và đội nhóm tổ chức công việc một cách khoa học và chuyên nghiệp.
1.7. Phần mềm quản lý công việc đội nhóm MyXteam
MyXteam là một phần mềm quản lý công việc đội nhóm linh hoạt, được thiết kế riêng cho các nhóm làm việc có nhu cầu quản lý công việc một cách đơn giản. Vì giao diện của MyXTeam chỉ là To do list, chưa hỗ trợ đầy đủ các tính năng như sơ đồ Gantt để trực quan hóa tiến độ công việc và phân bổ tài nguyên.
1.8. Phần mềm quản trị công việc Base Wework
Base Wework là một phần mềm quản lý công việc và dự án toàn diện cho doanh nghiệp. Nó được thiết kế để giúp các doanh nghiệp tổ chức công việc, cộng tác hiệu quả hơn và theo dõi, quản lý tiến độ dự án. Một số tính năng chính của Base Wework bao gồm lập kế hoạch thông minh, cộng tác toàn diện, báo cáo tự động và tùy chỉnh linh hoạt chế độ hiển thị theo dạng danh sách hay sơ đồ Gannt, bảng Kanban.
1.9. Phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí Trello
Trello là phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí với giao diện trực quan và cá nhân hó, các task được thiết lập bằng dạng “thẻ” với bảng Kanban, giúp dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ công việc, dự án. Ngoài ra, Trello còn hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng khác, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Trello là lựa chọn hoàn hảo cho các startup, các đội nhóm nhỏ.
1.10. Phần mềm quản trị công việc online Monday.com
Monday.com là một phần mềm quản lý công việc trực quan, cho phép các đội nhóm tạo ra các bảng quản lý dự án độc đáo, phù hợp với từng yêu cầu cụ thể. Với khả năng tùy biến cao, bạn có thể thiết lập các cột, xem, và báo cáo theo cách mà mình muốn, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và tăng tính minh bạch trong quá trình thực hiện dự án. Ngoài ra Monday.com còn tích hợp được với nhiều phần mềm, công cụ quản lý, lưu trữ khác như Jira, Google Drive, Slack,… hỗ trợ cho công việc nhanh chóng hơn.
2. Top 5 phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho cá nhân
2.1. Tool quản lý công việc Todoist
Trong số các công cụ quản lý công việc hiện nay, Todoist được biết đến với khả năng tổ chức công việc một cách thông minh và hiệu quả. Người dùng có thể dễ dàng tạo các dự án, gán nhãn, và thiết lập thời hạn hoàn thành cho từng nhiệm vụ. Đặc biệt, khả năng phân loại đa chiều (bộ lọc) giúp Todoist nổi bật so với các tool quản lý công việc dành cho cá nhân cùng loại.
2.2. App quản lý công việc Fiine (TicTop)
Fiine (trước tên TicTop) là app quản lý công việc cá nhân và nhóm nhỏ (dưới 5 người) hiệu quả, cho phép người dùng tạo danh sách công việc chi tiết, sắp xếp theo ưu tiên và đặt thời hạn hoàn thành, hỗ trợ người dùng làm việc có hệ thống. Đồng thời tính năng nhắc nhở thông minh của app còn giúp đảm bảo không một tác vụ nào bị bỏ sót.
2.3. App quản lý công việc Any.do
Any.do là một app quản lý công việc trực quan trên điện thoại cho các cá nhân. Với giao diện dễ dùng, tính năng kéo thả giúp người dùng dễ dàng sắp xếp công việc theo ưu tiên, tính năng tạo ghi chú đa phương tiện thì video, giọng nói, chữ viết. Ứng dụng này là một lựa chọn phù hợp cho những người muốn tổ chức công việc một cách khoa học và hiệu quả.
2.4. Tool quản lý công việc Google Task
Google Task là công cụ quản lý công việc trực tuyến miễn phí, được tích hợp liền mạch vào hệ sinh thái Google. Giao diện trực quan và dễ sử dụng của Google Task giúp các cá nhân dễ dàng tổ chức và theo dõi các nhiệm vụ hàng ngày.
Các tính năng nổi bật của Google Task bao gồm tạo danh sách công việc linh hoạt, thiết lập nhắc nhở tùy chỉnh, ghi chú chi tiết và khả năng đính kèm tệp tin. Bên cạnh đó, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi email trong Gmail hoặc ghi chú trong Google Keep thành nhiệm vụ trên tool quản lý công việc Google Task.
2.5. Công cụ quản lý công việc Microsoft To-Do
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý công việc cá nhân hoàn toàn miễn phí, đơn giản và tích hợp tốt với hệ sinh thái Microsoft, Microsoft To-Do là một lựa chọn đáng cân nhắc.
Ứng dụng này cho phép người dùng tạo các nhiệm vụ nhỏ hơn bên trong mỗi công việc chính, giúp phân chia công việc một cách rõ ràng và dễ quản lý. Thậm chí, bạn còn có thể ghi chú và đặt hạn chót cho từng nhiệm vụ nhỏ, một tính năng mà ngay cả tool quản lý công việc trả phí như Todoist vẫn chưa có được.
3. Lợi ích sử dụng phần mềm quản lý công việc với cá nhân, doanh nghiệp
Trong môi trường làm việc hiện đại, các nhà quản lý luôn đối mặt với thách thức trong việc điều phối và theo dõi hàng loạt công việc và dự án cùng lúc. Để giải quyết thách thức này, các phần mềm quản lý công việc tập trung vào 2 vấn đề chính là:
- Một: Xây dựng một hệ thống giao việc, nhận việc rõ ràng và minh bạch giữa người quản lý với nhân viên
- Hai: Giúp cả 2 bên theo dõi được hiệu suất cộng tác làm việc của đội nhóm và cá nhân có đạt yêu cầu hay không để tiến hành điều chỉnh/đôn thúc.
Do đó khi sử dụng phần mềm quản lý công việc, các cá nhân và cả doanh nghiệp đều đạt được những lợi ích to lớn:
- Với doanh nghiệp: Giúp việc trao đổi thông tin, chia sẻ tài liệu, đánh giá và theo dõi tiến độ dự án, công việc trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời nó còn hỗ trợ tăng cường sự kết nối, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm của cá nhân với các bộ phận phòng ban khác.
- Với cá nhân: Giúp sắp xếp công việc theo mục tiêu, giảm tình trạng không biết phải làm gì trước, việc gì sau gây mất thời gian. Thêm vào đó, bạn cũng có thể chủ động đánh giá được hiệu suất làm việc của mình để cải thiện, giúp những lần đề xuất tăng lương của bạn có căn cứ và thuyết phục hơn đối với cấp trên.
4. Tiêu chí chọn ra phần mềm quản trị công việc phù hợp
Khi lựa chọn phần mềm quản trị công việc, các doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng các tiêu chí sau để đảm bảo đầu tư hiệu quả, sáng suốt và phù hợp với nhu cầu, quy mô doanh nghiệp nhất.
Sáu tiêu chí không thể bỏ qua khi đánh giá một phần mềm quản lý công việc là:
- Tính năng phần mềm: Có các tính năng cơ bản gồm: Lập kế hoạch và phân chia công việc; Theo dõi trình trạng, tiến độ công việc; Tương tác, trao đổi thuận tiện, nhanh chóng; Báo cáo hiệu suất làm việc.
- Chi phí khi triển khai sử dụng: Xem xét chi phí ban đầu, chi phí nâng cấp và duy trì tài khoản có phù hợp với ngân sách doanh nghiệp có thể bỏ ra không.
- Sự hỗ trợ từ phía nhà cung cấp: Nhà cung cấp có đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm, có giải đáp các thắc mắc trong quá trình triển khai tận tình, miễn phí không? Phần mềm quản lý công việc Sanze nhận tư vấn miễn phí về cách giúp doanh nghiệp bạn tăng tốc chuyển đối số, cách triển khai hệ thống và các thắc mắc trong quá trình sử dụng.
- Giao diện, tốc độ xử lý: Giao diện phần mềm có thân thiện, dễ sử dụng và các thao tác có nhanh chóng với một người mới chưa từng dùng phần mềm nào tương tự không? Tiêu chí này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến mức độ khả thi khi triển khai phần mềm vào doanh nghiệp.
- Mức độ khả thi khi triển khai: Có cần thời gian đào tạo cho từng nhân viên, bộ phận hay có cần thiết bị đặc biệt nào không?
- Tính hợp được với các phần mềm khác: Có thể ban đầu doanh nghiệp chỉ có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý công việc, nhưng trong tương lai khi công ty phát triển cần đến các phần mềm khác thì liệu phần mềm định chọn có tích hợp sử dụng cùng các phần mềm khác không?
Sau khi xét 6 tiêu chí trên, phần mềm quản lý công việc Sanze chắc chắn sẽ là lựa chọn phù hợp, tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ vì vừa tối ưu ngân sách, dễ sử dụng lại đầy đủ tính năng ưu việt.
Trên đây là toàn bộ chia sẻ của Sanze về Top 15+ phần mềm quản lý công việc tốt nhất và các tiêu chí để lựa chọn phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết, bạn đã có cho mình thêm những kiến thức hay và chọn ra được phần mềm quản trị công việc thích hợp với nhu cầu cá nhân và doanh nghiệp. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì về phần mềm quản lý công việc Sanze thì hãy liên hệ với chúng tối để được tư vấn, giải đáp miễn phí.