Với tỷ lệ doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm đến 98%, Việt Nam sở hữu một hệ sinh thái khởi nghiệp vừa sôi động vừa cạnh tranh gay gắt nên vận hành doanh nghiệp đóng vai trò quyết định đến sự tồn tại của tổ chức trên thị trường. Vậy vận hành doanh nghiệp là gì và cách điều hành doanh nghiệp nhỏ ra sao để đạt thành công? Cùng Sanze tìm hiểu ngay tại bài viết.
1. Vận hành doanh nghiệp là gì?
Vận hành doanh nghiệp là quá trình tổ chức, điều phối và quản lý tất cả các hoạt động của tổ chức nhằm đảm bảo mọi công việc trong doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Hệ thống vận hành giống như xương sống, bộ não điều khiển toàn bộ cơ thể, là động lực thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.
Vận hành doanh nghiệp giúp tổ chức tối ưu hóa nguồn lực, tăng năng suất, giảm thiểu rủi ro và tăng cường khả năng thích ứng trước sự thay đổi của thị trường, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tồn tại, phát triển bền vững của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với doanh nghiệp nhỏ – nơi nguồn lực hạn chế, chưa có lượng khách hàng ổn định và yêu cầu sự tối ưu hóa trong mọi quy trình.
2. Cách điều hành doanh nghiệp nhỏ hiệu quả nhất hiện nay
2.1. Xác định mục tiêu và chiến lược vận hành
Cách điều hành doanh nghiệp nhỏ hiệu quả bắt đầu từ việc xác định rõ mục tiêu và chiến lược vận hành. Một mục tiêu rõ ràng giúp doanh nghiệp nhỏ tập trung nguồn lực hạn chế vào các hoạt động chiến lược cốt lõi sáng suốt để đem lại lợi ích tối đa. CEO nên chia mục tiêu dài hạn thành các mục tiêu nhỏ ngắn hạn để có thể điều chỉnh chiến lược vận hành doanh nghiệp phù hợp với từng giai đoạn phát triển.
Để có mục tiêu và chiến lược chính xác, doanh nghiệp cần thực hiện bước nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh và phân tích mô hình SWOT của doanh nghiệp thật kỹ càng để định vị đúng tệp khách hàng mục tiêu kinh doanh, khai thác hiệu quả thế mạnh sẵn có nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh khác biệt.
2.2. Xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp
Doanh nghiệp SMEs muốn hoạt động hiệu quả cần có một hệ thống quy trình vận hành doanh nghiệp chuẩn hóa và chính sách rõ ràng cho từng bộ phận để giảm sai sót, rủi ro, tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc. Khi mọi việc đã đi vào guồng quay thì dù quản lý vắng mặt hay có sự thay đổi người phụ trách thì tất cả vẫn diễn ra đồng bộ, trôi chảy, không gây ảnh hưởng quá nhiều đến hoạt động kinh doanh – sản xuất trong doanh nghiệp.
2.3. Xây dựng độ phủ thương hiệu qua chiến lược Marketing
Thương hiệu là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp nổi bật trên thị trường. Với doanh nghiệp nhỏ, ngân sách hạn hẹp thì nên ưu tiên xây dựng thương hiệu qua các chiến lược Marketing “0 đồng” phù hợp vừa giúp Brand thu hút khách hàng tiềm năng mà không cần đầu tư quá nhiều chi phí.
Bạn có thể định hướng triển khai nội dung quảng bá, chia sẻ thuần tự nhiên, không chạy quảng cáo vội trong tháng đầu tiên trên các nền tảng mạng xã hội. Hoặc xây dựng website tạo độ uy tín và thực hiện tối ưu hóa SEO để thương hiệu được nhiều người biết đến trên các công cụ tìm kiếm hay phát triển, xây dựng thương hiệu cá nhân cho CEO,…
2.4. Nâng cao chất lượng các sản phẩm chủ lực
Một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp nhỏ cạnh tranh thành công với hàng loạt đối thủ trên thị trường là điểm khác biệt, chất lượng sản phẩm đáp ứng mong muốn của khách hàng. Bên cạnh đầu tư vào cải tiến chất lượng các sản phẩm chủ lực gia tăng sự hài lòng của tệp khách hàng hiện tại, tổ chức cũng nên phát triển cho ra những sản phẩm mới, phục vụ đa dạng nhu cầu thị trường nhằm tăng thị phần và doanh thu.
2.5. Quản trị nhân sự tối ưu khi vận hành doanh nghiệp nhỏ
Nhân sự là tài sản quý giá của mọi doanh nghiệp do đó muốn vận hành doanh nghiệp hiệu quả, CEO cần có kiến thức và kỹ năng quản trị nhân sự tối ưu, khoa học. Đối với doanh nghiệp nhỏ, hoạt động này có thể bắt đầu từ việc phân công công việc hợp lý với năng lực nhân viên, đánh giá và thưởng – phạt đúng lúc, xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, kết nối,… sẽ giúp giữ chân nhân viên và khuyến khích họ cống hiến hết mình.
2.6. Kêu gọi vốn và quản trị tài chính doanh nghiệp chặt chẽ
Quản trị tài chính doanh nghiệp chặt chẽ, hiệu quả là yếu tố then chốt để hoạt động kinh doanh phát triển bền vững, dòng tiền luân chuyển ổn định sẽ giúp tổ chức tối ưu và dự báo ngân sách, hạn chế rủi ro trước những biến cố bất ngờ ập đến. Bên cạnh đó, việc kêu gọi vốn cũng rất quan trọng trong vận hành doanh nghiệp, giúp dự trù đủ tài chính để đầu tư vào các dự án tiềm năng có thể đem lại lợi nhuận cao.
3. Kỹ năng nhà quản trị cần có để vận hành doanh nghiệp nhỏ
- Kỹ năng quản lý thời gian: Quản lý thời gian hiệu quả giúp nhà quản trị tối ưu hoá công việc, phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ.
- Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Giao tiếp và đàm phán khéo léo giúp nhà quản trị xây dựng quan hệ tốt với nhân viên và đối tác, tạo môi trường làm việc tích cực.
- Kỹ năng trao quyền và giao việc: Trao quyền đúng cách giúp giảm bớt gánh nặng cho nhà quản trị, đồng thời khuyến khích nhân viên phát huy tối đa năng lực cá nhân.
- Kỹ năng truyền cảm hứng: Một nhà quản trị biết cách truyền cảm hứng sẽ thúc đẩy đội ngũ làm việc chăm chỉ và cống hiến, nâng cao tinh thần và động lực trong công việc.
- Kỹ năng phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu giúp nhà quản trị hiểu rõ hiệu suất hoạt động, thị hiếu khách hàng, từ đó cải tiến quy trình vận hành doanh nghiệp cho phù hợp.
- Kỹ năng ra quyết định: Nhà quản trị cần có khả năng ra quyết định nhanh chóng và chính xác trước các thay đổi bất ngờ.
- Kỹ năng ứng dụng công nghệ: Trong thời đại số, ứng dụng công nghệ, phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp tổ chức tinh gọn bộ máy, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành doanh nghiệp.
4. Các xu hướng vận hành doanh nghiệp nhỏ trong thời đại 4.0
4.1. Linh hoạt với mô hình WFA (Work from anywhere)
Xu hướng làm việc từ xa (remote work) đang ngày càng phổ biến trong gen Z, tại môi trường kinh doanh ngày càng số hóa và để phối hợp, sử dụng tốt nguồn nhân lực trẻ này, doanh nghiệp cũng cần linh hoạt với mô hình WFA (Work from anywhere).
Mô hình WFA mang đến một cách làm việc hoàn toàn mới, nơi không gian làm việc không còn bó buộc trong bốn bức tường văn phòng mà có thể là bất kỳ đâu, cho người lao động lựa chọn linh hoạt hơn. 2 loại mô hình WFA thường thấy hiện nay gồm: Work from home (Làm việc tại nhà) và Co-working space (Không gian làm việc chung).
Với các doanh nghiệp nhỏ, mô hình làm việc linh hoạt WFA còn giúp giảm chi phí (thuê văn phòng lớn, mua cơ sở vật chất), tăng cường sự linh hoạt, duy trì hoạt động ổn định và liên tục ngay cả trong tình huống đặc thù, bất ngờ như đại dịch Covid-19. Đồng thời khi kết hợp mô hình WFA trong quá trình vận hành doanh nghiệp, tổ chức dễ dàng tiếp cận, mở dụng cơ hội tuyển dụng nhân tài từ khắp nơi trên thế giới.
Tuy nhiên mô hình này phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ từ vấn đề mạng, lưu trữ dữ liệu online, ứng dụng chat, giao và nhận việc trực tuyến,… Nên doanh nghiệp muốn áp dụng thì cần sử dụng phần mềm quản lý dự án – công việc hỗ trợ quá trình kết nối, phối hợp làm việc giữa các nhân viên remote và đội ngũ tại văn phòng.
4.2. Chuyển đổi số qua phần mềm trong vận hành doanh nghiệp
Việc chuyển đổi số không chỉ là xu hướng mà còn là nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp nhỏ. Bằng cách tận dụng tối đa các công cụ số, doanh nghiệp có thể tạo ra những trải nghiệm mới mẻ cho khách hàng, tối ưu quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Thực hiện tự động – số hóa doanh nghiệp qua các phần mềm quản trị toàn diện, tích hợp tất cả trong một từ quản lý dự án – công việc, quản lý dữ liệu trên Cloud, quản lý phê duyệt, quản trị khách hàng,… mà lại có chi phí vô cùng tối ưu chỉ 85.000đ/user/tháng như Sanze sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ tận dụng tối đa nguồn lực và cải thiện chất lượng dịch vụ.
5. Phần mềm Sanze giúp vận hành doanh nghiệp SMEs tinh gọn, hiệu quả
Sanze là phần mềm giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý các hoạt động vận hành một cách tinh gọn, hiệu quả. Từ quản lý phê duyệt, quản lý lịch trình, quản lý dự án – công việc, quản lý tài liệu – văn bản, bảng chấm công online,… được tích hợp đầy đủ các chức năng cần thiết, giúp CEO nhàn hạ, yên tâm đi công tác dài ngày vì mọi vấn đề về vận hành doanh nghiệp đều trơn tru nhờ Sanze.
Giải quyết thủ tục, giấy tờ phê duyệt trong tích tắc: Nhiều doanh nghiệp nhỏ thường gặp phải tình trạng phụ thuộc quá nhiều vào quyền quyết định của ban lãnh đạo, dẫn đến mất thời gian chờ đợi sự phê duyệt của cấp trên. Nó cũng khiến CEO phải vất vả sau chuyến công tác trở về, bàn làm việc chồng chất giấy tờ cần duyệt. Thấu hiểu vấn đề nan giải này, Sanze đã phát triển giải pháp quản lý phê duyệt qua chữ ký và con dấu điện tử giúp nhà lãnh đạo dù ở bất cứ đâu, chỉ cần có internet là sẽ giải quyết được các thủ tục hành chính nhanh chóng trong tích tắc.
Nhân viên tải tài liệu cần xác nhận đóng dấu dưới dạng PDF lên, chuyển quyền cho lãnh đạo cấp trung duyệt – đóng dấu với thao tác click và thả vào khung ký đơn giản và có thể chuyển quyền tiếp cho lãnh đạo cấp cao nếu cần. Tính năng chỉnh sửa PDF còn được đồng bộ với giải pháp này giúp nhân viên kiểm tra và sửa lại file trước khi chuyển cho người khác phê duyệt, giúp đỡ mất thời gian in ấn và soạn lại từ đầu nếu văn bản đó chưa đạt yêu cầu.
Trao quyền và giao việc dễ dàng: Giải pháp quản lý dự án – công việc với tính năng tạo task mới phân theo người đảm nhận, đặt deadline công việc cụ thể, set ai là admin quản lý dự án giúp CEO trao quyền và giao việc dễ dàng.
Giao tiếp thuận tiện: Giải pháp bảng tin truyền thông nội bộ giống như một diễn đàn thu nhỏ giúp đăng tin chia sẻ, thông báo cùng hàng loạt tính năng hỗ trợ tương tác, kết nối trong nội bộ doanh doanh nghiệp như thả cảm xúc, chat, bình luận,…
Số hóa quy trình quản lý tài liệu – văn bản: Giải pháp quản lý dữ liệu trên Cloud của Sanze cho phép tải tệp đa định dạng từ ảnh, pdf, docx,… với dung lượng tệp tối đa lên đến 5GB, quản lý theo thư mục cha – thư mục con khoa học, giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu nội bộ tập trung, bảo mật cao với việc thiết lập quyền truy cập cho từng cá nhân/phòng ban.
Quản lý các cuộc họp đàm phán: Giải pháp quản lý lịch trình – thời gian biểu với tính năng lọc xem lịch cá nhân/nhóm để điều chỉnh làm việc với nhau, tạo và chọn phòng họp nhanh, nếu đăng ký bị trùng lịch thì sẽ được thông báo ngay lập tức. Dù bất cứ ai tạo mới hay cập nhật lịch trình thì đều có thông báo nhắc nhở in-app đến các thành viên, giúp tránh việc nhầm lẫn hay quên lịch đi gặp khách hàng, họp team,…
Theo dõi, đánh giá hiệu suất công việc, tiến độ dự án: Theo dõi tiến độ công việc của từng nhân viên qua bảng Kanban và sơ đồ Gantt trực quan hóa trong giải pháp quản lý dự án. Ngoài ra, CEO có thể đo lường và đánh giá nhanh hiệu suất làm việc của nhân viên qua bảng log thời gian làm việc của mỗi tác vụ, bảng điều khiển Project Dashboard báo cáo tự động theo thời gian thực dưới hình dạng các thanh tiến độ, biểu đồ tròn dễ hiểu.
Với tất cả các kiến thức về vận hành doanh nghiệp được Sanze chia sẻ ở trên, hy vọng bạn đã tìm ra cách điều hành doanh nghiệp nhỏ hiệu quả, phù hợp nhất với tình hình và quy mô tổ chức hiện tại. Nếu bạn yêu thích các kiến thức giúp quản trị doanh nghiệp tốt hơn hay quan tâm về sử dụng phần mềm Sanze ra sao để tối đa tác dụng vận hành doanh nghiệp nhỏ thì đừng ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí nhé.