Mô hình Scrum là gì? Quy trình Scrum 6 bước để quản lý dự án

Trong thời đại công nghệ phát triển không ngừng, các dự án thường phải đối mặt với sự phức tạp và thay đổi nhanh chóng. Để giải quyết vấn đề này, mô hình Scrum đã trở thành một trong những phương pháp quản lý dự án được ưa chuộng nhất hiện nay. Vậy mô hình Scrum là gì? Quy trình Scrum gồm những bước nào? Hãy cùng Sanze khám phá chi tiết tại bài viết.

1. Mô hình Scrum là gì?

Scrum là một khung làm việc (framework) linh hoạt, được thiết kế ban đầu để tối ưu hóa quá trình phát triển phần mềm, nay đã trở thành một phương pháp quản lý dự án được ưa chuộng trong nhiều lĩnh vực vì sự hiệu quả rõ rệt khi áp dụng.

Mô hình Scrum tập trung vào việc phân chia dự án thành các giai đoạn, vòng lặp ngắn hạn gọi là Sprint, thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần để hoàn thiện các phần cụ thể trong dự án. Với các Sprint, Backlog rõ ràng và sự tương tác thường xuyên giữa khách hàng – đội ngũ, Scrum đặc biệt phù hợp với những dự án đòi hỏi sự thích ứng cao, sáng tạo và khả năng thay đổi, cải tiến liên tục.

Scrum còn là một phần của mô hình Agile và mượn hình ảnh từ môn bóng bầu dục để nhấn mạnh sự hợp tác, phối hợp nhịp nhàng và cam kết chung của cả đội. Trong Scrum, các thành viên trong đội được trao quyền, đóng góp ý kiến vào quá trình phát triển sản phẩm giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng đưa sản phẩm chất lượng ra thị trường, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tạo ra lợi thế cạnh tranh.

2. 3 nguyên tắc cốt lõi của Scrum là gì?

2.1. Minh bạch (Transparency)

Minh bạch là yếu tố then chốt của mô hình Scrum, đóng vai trò nền tảng cho sự thành công của dự án. Điều này có nghĩa là tất cả các thông tin, từ yêu cầu của khách hàng, tiến độ công việc, trạng thái dự án cho đến các vấn đề phát sinh đều được chia sẻ một cách minh bạch, công khai và dễ hiểu đến mọi thành viên trong nhóm.

Tính minh bạch không chỉ giúp đảm bảo chất lượng dự án đạt yêu cầu khách hàng nhờ việc đội ngũ hiểu rõ mục tiêu mà còn tạo ra phong cách làm việc nhóm hiệu quả, tin cậy và hợp tác. Khi mọi thông tin được chia sẻ một cách mở, đội ngũ sẽ có cảm giác được trao quyền và cơ hội đóng góp ý kiến, đưa ra giải pháp và cùng nhau tìm ra hướng giải quyết tốt nhất.

2.2. Kiểm tra (Inspection)

Kiểm tra thường xuyên là một phần quan trọng trong mô hình Scrum. Nhóm dự án cần kiểm tra tiến độ và chất lượng của các tính năng, module trong quá trình phát triển để giảm thiểu tối đa độ lệch giữa sản phẩm thực tế với sản phẩm mong muốn. Việc kiểm soát chất lượng này giúp phát hiện sớm các lỗi, vấn đề khó khăn và kịp thời đưa ra giải pháp điều chỉnh. Nhưng các hoạt động kiểm tra nên được thực hiện ở những thời điểm phù hợp, đảm bảo không làm gián đoạn quá trình làm việc của nhóm.

2.3. Thích ứng (Adaptation)

Thích ứng là khả năng điều chỉnh nhanh chóng với những thay đổi. Khi lộ trình sản phẩm gặp phải trở ngại qua quá trình kiểm tra hay nhu cầu thị trường/yêu cầu khách hàng thay đổi, sự phát triển của công nghệ,… Doanh nghiệp và đội ngũ quản lý dự án cần kịp thời điều chỉnh quy trình làm việc và chiến lược phát triển để thích nghi, đảm bảo dự án thành công, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và duy trì tính cạnh tranh.

3. 5 giá trị chính của mô hình Scrum

Mô hình Scrum dựa trên 5 giá trị chính để định hình hành vi và tư duy của các thành viên trong nhóm khi vận hành một dự án, cụ thể:

• Tập trung (Focus): Mọi thành viên trong nhóm cần tập trung vào mục tiêu của Sprint và những công việc đang được thực hiện. Khung thời gian hạn hẹp, chỉ “vừa đủ” của mỗi Sprint càng làm nổi bật tầm quan trọng của sự tập trung. Một phút xao nhãng trong Sprint có thể gây ra hiệu ứng domino, ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ dự án.
• Can đảm (Courage): Thành viên phải đủ can đảm để đối diện với những thử thách, những thay đổi khác so với những gì đã lên kế hoạch ban đầu, dám đề xuất các giải pháp và sẵn sàng điều chỉnh, cải tiến kế hoạch khi cần.
• Cam kết (Commitment): Trong mô hình Scrum, mỗi thành viên cần cam kết hoàn thành công việc trong Sprint để làm việc có trách nhiệm và hiệu quả hơn, tránh việc trì hoãn và đạt được mục tiêu đã đề ra.
• Cởi mở (Openness): Mọi thành viên trong nhóm cần có sự cởi mở trong giao tiếp, thành thật với nhau khi cần sự hỗ trợ, sẵn sàng chia sẻ thông tin và hợp tác cùng nhau.
• Tôn trọng (Respect): Tất cả mọi người trong nhóm cần tôn trọng lẫn nhau và trân trọng những đóng góp cá nhân. Mô hình Scrum chỉ ra, mỗi thành viên đều là một mảnh ghép quan trọng, không có ai là thừa thãi, cùng nhau tạo nên sự thành công cho dự án.

4. Quy trình Scrum 6 bước quản lý dự án hiệu quả

4.1. Bước 1: Tổ chức Backlog

Đặt bước nền móng này thường là trách nhiệm thuộc về Product Owner, họ sẽ đóng vai trò người dẫn đường, xây dựng bản đồ lộ trình cho dự án thông qua việc tổ chức Product Backlog. Product Backlog là một danh sách các hạng mục công việc cần thực hiện, các mục trong Backlog cần mô tả ngắn gọn, rõ ràng và được ưu tiên dựa trên giá trị kinh doanh và tầm quan trọng đối với người dùng.

4.2. Bước 2: Họp lập kế hoạch Sprint

Buổi họp Sprint Planning là bước thứ 2 của quy trình Scrum, là tiền đề để việc thực hiện mỗi Sprint được hiệu quả và đóng góp vào sự thành công của quá trình phát triển sản phẩm cuối cùng. Trong buổi họp này, nhóm thực thi dự án sẽ cùng nhau xác định mục tiêu rõ ràng cho Sprint, chọn lọc và ưu tiên các user story từ Product Backlog, đồng thời lên kế hoạch chi tiết cho từng công việc.

Để đảm bảo sự thành công của Sprint Planning, nhóm cần xem xét các yếu tố như độ ưu tiên, độ phức tạp của user story và khả năng hoàn thành trong một deadline công việc cụ thể. Việc sử dụng các công cụ trực quan như Kanban Board khi áp dụng mô hình Scrum sẽ là lựa chọn rất đáng trong việc quản lý tiến độ của Sprint trong dự án, đồng thời bảng Kanban còn tạo ra sự đồng thuận và cam kết từ toàn bộ thành viên trong nhóm nhờ tính minh bạch của nó.

4.3. Bước 3: Diễn biến của Sprint trong quy trình Scrum

Sprint là giai đoạn phát triển ngắn (thường dao động từ 1-4 tuần) trong đó đội tập trung vào xây dựng và hoàn thiện một phần chức năng mới của sản phẩm. Phạm vi công việc của mỗi Sprint có thể điều chỉnh tùy theo thay đổi của dự án nhưng cần đảm bảo mục tiêu chính vẫn là tạo ra một sản phẩm sử dụng tốt, mang lại giá trị cho khách hàng.

4.4. Bước 4: Tạo cuộc họp hàng ngày

Mỗi ngày, nhóm tổ chức các cuộc họp ngắn (Daily Scrum) thường kéo dài 15 – 20 phút, các thành viên sẽ cần trả lời ba câu hỏi đơn giản: “Hôm qua đã hoàn thành những gì?”, “Hôm nay sẽ làm nhiệm vụ nào?” và “Vấn đề đang gặp phải là gì?”. Nhờ đó, đội ngũ có thể nhanh chóng nắm bắt tiến độ chung của dự án, xác định các rào cản và cùng nhau đưa ra giải pháp, điều chỉnh Sprint Backlog nếu cần.

4.5. Bước 5: Họp sơ kết Sprint

Sau mỗi Sprint, nhóm sẽ tổ chức buổi họp sơ kết (Sprint Review) kéo dài khoảng 4 tiếng/Sprint/tháng để đội ngũ nhìn nhận lại kết quả đạt được trong Sprint vừa qua. Đây là lúc đội ngũ chia sẻ chi tiết về giá trị (tính năng) mới, quá trình tạo ra thành phẩm trong Sprint của quy trình Scrum và nhận phản hồi, đánh giá từ Product Owner cùng các bên liên quan, giúp đội ngũ xác định những ưu tiên cho Sprint tiếp theo.

4.6. Bước 6: Họp cải tiến Sprint

Cuộc họp cải tiến (Sprint Retrospective) là cơ hội vàng để đội thực thi dự án rút ra kinh nghiệm từ những phản hồi trong buổi họp sơ kết, học hỏi và phát triển. Nhóm sẽ xem xét những điều đã làm tốt, những điều cần cải thiện và đưa ra các giải pháp điều chỉnh quy trình Scrum cho Sprint tiếp theo để cải tiến và tối ưu hóa sản phẩm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.

5. Nội dung cần lưu tâm của quy trình Scrum

Trong quy trình Scrum, có một số điểm quan trọng cần lưu ý để đảm bảo dự án được triển khai hiệu quả và đúng tiến độ:

• Không triển khai tất cả yêu cầu cùng lúc: Không thực hiện xử lý toàn bộ yêu cầu hay tính năng của dự án trong một giai đoạn duy nhất vì dễ gây quá tải và không đạt chất lượng mong muốn.
• Thời gian của Sprint: Thời gian mỗi Sprint của mô hình Scrum không nên vượt quá 1 tháng. Thời gian này đủ cho nhóm có thể lập kế hoạch, thực hiện phát triển, test và hoàn thiện một phần nhỏ của dự án để chạy demo.
• Sự tham gia của Product Owner: Dù Scrum Master mới là người điều phối toàn bộ quy trình, đảm bảo nhóm làm việc theo đúng quy trình Scrum nhưng Product Owner cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý Backlog và cung cấp phản hồi kịp thời cho nhóm.
• Chất lượng giao tiếp: Scrum yêu cầu sự giao tiếp hiệu quả và liên tục giữa các thành viên trong nhóm, vì vậy việc duy trì sự cởi mở và trung thực rất cần thiết.

6. Ưu nhược điểm của mô hình Scrum là gì?

Giống như bất kỳ mô hình quản lý nào khác, Scrum có cả ưu và nhược điểm mà các đội nhóm cần nắm bắt để điều chỉnh và cải thiện quy trình làm việc hiệu quả hơn.

6.1. Ưu điểm của mô hình Scrum

• Linh hoạt và thích ứng cao: Mô hình này cho phép đội nhóm dễ dàng thích nghi với nhiều loại dự án, đặc biệt là những dự án thường xuyên thay đổi. Sự linh hoạt này giúp các nhóm dễ dàng điều chỉnh kế hoạch để phù hợp với các tình huống mới phát sinh.
• Rõ ràng trong nhiệm vụ: Các thành viên luôn biết rõ nhiệm vụ của mình trong mỗi Sprint nhờ vào sự minh bạch, công khai trong quá trình phân công.
• Thúc đẩy sự sáng tạo, gắn kết: Scrum khuyến khích đội ngũ cùng làm việc cởi mở, hợp tác, đóng góp ý tưởng, đề xuất giải pháp và sáng tạo trong công việc.
• Đảm bảo chất lượng công việc: Vì quá trình liên tục kiểm soát và chạy thử nghiệm sản phẩm, các lỗi tiềm ẩn được phát hiện sớm, giúp sản phẩm cuối cùng đạt chất lượng cao nhất.
• Tối ưu chi phí: Áp dụng mô hình Scrum có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cho dự án vì không yêu cầu nhiều tài liệu phức tạp hay nguồn lực đông đảo.

6.2. Nhược điểm của mô hình Scrum

• Yêu cầu kiến thức và trách nhiệm cao: Để triển khai Scrum thành công, đội ngũ cần hiểu rõ các yếu tố và quy tình Scrum khó nhằn cùng tinh thần trách nhiệm, cam kết cao.
• Khó mở rộng quy mô: Scrum phù hợp nhất với các nhóm nhỏ từ 3 – 9 người. Nếu áp dụng mô hình Scrum cho các dự án lớn với nhiều thành viên thì sẽ gây ra khó khăn trong quản lý dự án, phân chia nhân sự.
• Cuộc họp hàng ngày có thể gây bức bối: Mặc dù các cuộc họp Daily Scrum giúp duy trì tiến độ và giao tiếp, nhưng đối với một số thành viên thì việc tham gia họp hàng ngày có thể gây bức bối, mệt mỏi nếu họp xong chẳng giải quyết được vấn đề gì.

7. Các nhóm vai trò trong Scrum

Để thành công khi áp dụng mô hình Scrum, đội quản lý dự án cần có ba nhóm vai trò chính:

• Product Owner: Là người chịu trách nhiệm xác định và ưu tiên các yêu cầu trong Backlog, đảm bảo rằng nhóm phát triển tập trung vào những tính năng đáp ứng nhu cầu thị trường.
• Scrum Master: Người dẫn dắt quy trình Scrum, giúp nhóm phát triển tuân thủ đúng các nguyên tắc và giá trị của Scrum, đồng thời loại bỏ các rào cản trong quá trình làm việc.
• Development Team: Nhóm phát triển là những người trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ trong Sprint, làm việc cùng nhau để hoàn thành mục tiêu Sprint.

Mỗi nhóm vai trò trong Scrum đều quan trọng và bổ sung cho nhau. Sự hợp tác chặt chẽ giữa Product Owner, Scrum Master và Development Team, kết hợp với việc tuân thủ các nguyên tắc của Scrum là yếu tố then chốt để đảm bảo dự án đạt mục tiêu.

8. Kết hợp sử dụng mô hình Scrum với phần mềm quản lý dự án Sanze

Việc áp dụng mô hình Scrum một cách hiệu quả đòi hỏi không chỉ ở quy trình và đội ngũ mà còn phụ thuộc vào việc sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý dự án phù hợp. Trong số các công cụ hiện đại, Sanze nổi bật là một phần mềm quản lý dự án linh hoạt và mạnh mẽ với các ưu điểm như:

• Bảng Kanban: Bảng quản lý trực quan chia các nhiệm vụ thành 4 giai đoạn chính: To Do – Doing – Check – Done, giúp nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ công việc trong từng Sprint, từ khâu lập kế hoạch Sprint Backlog cho đến khi hoàn thành Sprint.
• Sơ đồ Gantt: Biểu diễn trực quan các công việc, sự kiện theo thời gian, giúp theo dõi và quản lý tiến độ dự án trở nên dễ dàng.
• Phân chia nhiệm vụ minh bạch, hiệu quả: Tính năng phân theo người đảm nhận, đặt mức độ ưu tiên cho nhiệm vụ theo cao, trung bình, thấp và lên deadline dự kiến cho từng tác vụ giúp điều chỉnh công việc linh hoạt dựa trên tình hình thực tế của dự án.
• Báo cáo hiệu suất chi tiết: Sanze cung cấp bảng Project Dashboard cập nhật báo cáo tự động, chi tiết qua các biểu đồ tròn, biểu đồ kèm số liệu giúp Scrum Master giám sát hiệu suất làm việc và phát hiện những khó khăn mà đội ngũ gặp phải để cải tiến quy trình Scrum trong các Sprint sau.
• Cộng tác nhanh chóng: Phần mềm Sanze tích hợp các công cụ giao tiếp như chat, bình luận, tương tác và chia sẻ tài liệu đính kèm giúp tăng cường sự cộng tác giữa các thành viên trong nhóm. Đặc biệt với tính năng đồng chỉnh sửa PDF theo thời gian thực giúp mọi người có thể trao đổi thuận tiện, nhanh chóng và trực tiếp trong tác vụ.

Đối với các doanh nghiệp đang triển khai mô hình Scrum, việc sử dụng Sanze là một giải pháp tuyệt vời, là chìa khóa để tăng cường hiệu quả quản lý dự án. Trải nghiệm ngay phần mềm quản lý dự án – công việc Sanze bản demo hoặc dùng thử miễn phí 30 ngày với đầy đủ tính năng chỉ cần liên hệ với chúng tôi.